Probleme stehen uns in jeder Lebenslage gegenüber. Sie machen nicht vor dem Alter, dem Geldbeutel, ja nicht einmal vor gutem Karma Halt. Und sollen wir dir etwas verraten? Das ist auch gut so! Probleme sind dazu da, um sie zu lösen und so bringen sie uns jedes Mal ein Stückchen weiter im Leben voran. Wer Probleme lösen kann, dem gelingt es ganz leicht, die Hindernisse des Lebens zu überwinden und ans Ziel zu kommen. Das willst du auch schaffen? Na dann lies unbedingt weiter!
Wir kommen nicht um sie herum: Probleme. Sie begegnen uns im Alltag, im familiären Kreis, im Job, eigentlich überall. Die meisten Menschen glauben, das Leben stellt sie uns in den Weg, um uns zu ärgern. Es will uns ausbremsen und so von unseren Zielen abhalten. Aber jetzt mal Hand aufs Herz: Das Universum hat sich nicht gegen dich verschworen. Wir alle stehen von Zeit zu Zeit vor Problemen – die Frage ist nur, wie wir damit umgehen.
Sieh sie nicht als Hindernis, sondern vielmehr als Herausforderung. Jedes Problem gibt dir die Chance, daran zu wachsen. Um es zu lösen, eignest du dir neue Fähigkeiten an, nimmst all deinen Mut zusammen, springst über deinen Schatten und überwindest vielleicht sogar Ängste. Ohne diese Herausforderung wäre es vielleicht nie so weit gekommen. Hast du die Hürde gemeistert, kannst du stolz auf deine Leistung zurückblicken und dein Selbstbewusstsein ordentlich pushen.
Mit jedem Problem, dem du dich stellst, trainierst du dein Gehirn, deine Resilienz und steigerst dein Selbstwertgefühl. Kurz und knapp: Du wirst schlauer, psychisch stärker und raffinierter. Wenn das nicht dafür spricht, sich Problemen fortan mutig zu stellen, was denn dann? Also, auch wenn es unangenehm ist – gib dir einen Ruck und stelle dich der Challenge.
Im Job ist es oft gar nicht so einfach, Probleme zu lösen, denn meistens sind zahlreiche Personen involviert, teilweise sogar mehrere Abteilungen. Umso wichtiger ist es, eine Struktur zu erarbeiten, wie ihr im Team mit Problemen umgeht. Organisation ist hier ein sehr wichtiger Punkt. Arbeitet ihr einen geordneten Problemlösungsprozess gemeinsam ab, spart ihr euch eine Menge Chaos. Gleichzeitig fördert ihr euer Teamwork und schafft Verbindungen über die eigene Abteilung hinaus – je nachdem, wer involviert ist.
Gleichzeitig findet die Lösungssuche rationaler und objektiver statt. Verschiedene Blickwinkel, Ansichten und Ideen treffen aufeinander und so könnt ihr verhindern, dass ihr die Sache zu subjektiv angeht.
Nur sechs Schritte samt methodischen Hinweisen und Kontrollfragen trennen dich von einer raschen und zielführenden Lösungsfindung, egal für welches Problem. Wichtig ist hierbei allerdings: Schreibe alles auf. Probleme Lösen ist ein komplexer Prozess, auch wenn du dir dessen vielleicht gar nicht bewusst bist. Es hilft dir ungemein, dir dabei immer wieder Notizen zu machen, um für Klarheit zu sorgen und die Übersicht nicht zu verlieren.
Noch viel wichtiger ist, dass du keinen der sechs Schritte auslässt! Jeder einzelne ist unglaublich wichtig für die Problemlösung. Lässt du einen aus, läufst du Gefahr, dass du nicht alle Facetten des Sachverhalts richtig erfasst. Dir gehen dann Informationen verloren, die du für eine erfolgreiche Lösung dringend brauchst.
Achte außerdem darauf, dass du die Reihenfolge der Schritte beibehältst. Sie alle bauen aufeinander auf und können und sollten deshalb nicht vertauscht werden. Jetzt haben wir aber genug geredet, los geht’s! Hier kommen die sechs Schritte auf deiner Checkliste für eine effektive Problemlösung!
Was genau ist der Ursprung des Problems und was soll in Zukunft anders laufen? Mache bei der Beantwortung dieser Frage vor allem Gebrauch von Zahlen und Daten, damit du dich an festen Größen orientieren kannst. Führst du diesen Schritt umfassend und gewissenhaft aus, schlummern in ihm bereits bis zu 40 % Lösungspotenzial!
Die Vorarbeit hast du nun geleistet und kannst dich jetzt dem Problem an sich zuwenden. Beschreibe es so konkret wie möglich und halte auch fest, wen es betrifft. Mit den ersten beiden Schritten stellst du sicher, dass alle Beteiligten das Problem richtig deuten und dessen Hintergrund vor Augen haben. Damit hast du die wichtigsten Voraussetzungen für dessen Lösung geschaffen.
Jetzt geht es darum, das Problem quantitativ zu bewerten. Am besten nutzt du auch hier Zahlen und Daten. Wie viel Geld kostet dich das Problem? Machst du aufgrund dessen finanzielle Verluste bzw. musst ungeahnte Summen aufbringen, auf die du nicht vorbereitet warst? Wirft dich das Problem in deinem Zeitplan zurück und wenn ja, wie lange?
Was passiert, wenn du das Problem nicht in den Griff bekommst? Ist das einfach nur ärgerlich oder musst du mit ernsthaften Folgen rechnen? Im vierten Schritt klärst du, ob das Problem wirklich angegangen werden muss oder nicht.
Wenn ja, dann ist die nächste Frage, wessen Aufgabe das ist. Wer hat die Zügel in der Hand und entscheidet, was passiert? Und wer ist dafür verantwortlich, wenn es nicht gelingt oder sogar noch weitere Probleme entstehen?
Muss das Problem tatsächlich angegangen werden, dann ist natürlich zu klären, wie genau das nun ablaufen soll. Zu diesem Zweck definierst du erst einmal, welches Ergebnis du dir wünschst. Was genau soll anders sein?
Wirf an dieser Stelle noch einmal einen Blick auf Schritt Nummer 1 und betrachte die Ursachen. Sie bilden stets den Ausgangspunkt deiner Strategie zum Probleme lösen. Dann definierst du genau, welche Schritte dafür nötig sind und wer welche Aufgabe zu welchem Zeitpunkt ausführt.
Du glaubst, du hast das Problem gelöst? Das misst du im sechsten und letzten Schritt ganz genau. Du kontrollierst jetzt, ob du die Ziele, die du dir gesteckt hast, auch wirklich erreicht wurden. Notiere dir, was genau sich verändert hat und halte auch fest, welche anderen Probleme währenddessen entstanden sind oder sich jetzt vielleicht im Nachhinein ergeben. All das kommunizierst du mit allen Beteiligten, sodass ihr in Zukunft noch effektiver Probleme lösen könnt.
Die Vorbereitung zur Problemlösung kannst du in vier einfachen Schritten abhaken. Welche das sind, stellen wir dir jetzt vor!
Klar, bevor du Probleme lösen kannst, musst du erst einmal genau feststellen, worin es eigentlich besteht. Was entspricht nicht deinen Erwartungen? An welcher Stelle ist etwas schiefgegangen? Am besten vergleichst du den Soll- mit dem Ist-Zustand. Je konkreter du hierbei vorgehst, desto leichter wird dir das Probleme-Lösen letztendlich fallen.
Den Ausgangspunkt beim Probleme-Lösen bilden immer die Ursachen. Und diese darfst du erst einmal analysieren. Wie konnte das Problem denn überhaupt entstehen? Welche Faktoren haben dazu geführt? Decke alle Ursachen auf, die dafür verantwortlich sein könnten.
Der Ausgangspunkt ist klar. Die Frage lautet jetzt: „Wie lösen wir das Problem denn nun?“ Entwickle mögliche Strategien, die dich ans Ziel führen. Dabei kannst du dich an eigenen Erfahrungswerten orientieren oder auch andere Personen zurate ziehen, die vielleicht schon einmal vor einer ähnlichen Herausforderung standen.
Du hast nun ein paar Lösungsansätze gesammelt. Aber welcher davon verspricht die größten Erfolge? Das gilt es jetzt herauszufinden. Dazu legst du ein paar Kriterien fest, die der passende Ansatz erfüllen muss und gleichst die Vorschläge damit ab.
Jede Herausforderung ist anders, so auch die Methoden, mit denen wir uns ihnen stellen. Deshalb gibt es auch keine allgemeine Zauberformel zum Probleme-Lösen – schön wär’s! Uns stehen verschiedenste Lösungsansätze zur Auswahl und es liegt an uns, herauszufinden, welcher sich für welches Problem am besten eignet. Im Folgenden geben wir dir einen Überblick.
Struktur ist das A und O beim zielorientierten Arbeiten. Hierzu gehören gezielte Fragetechniken oder das gute alte Mindmapping. Beim Erstellen einer Mindmap landet das Hauptproblem im Mittelpunkt. All deine Ideen und Lösungsansätze verbindest du sinnvoll damit und stellst Verknüpfungen untereinander her. Das hilft dir einerseits, keine Ideen unter den Tisch fallen zu lassen und andererseits, den Faden nicht zu verlieren.
Kaizen beschreibt eigentlich eine japanische Lebens- und Arbeitsphilosophie, bei der es darum geht, sich selbst und das eigene Leben immer weiter zu verbessern. Und genau das überträgst du auf einen problematischen Sachverhalt. Hast du eine Lösung gefunden, die sich bewährt hat, integrierst du sie ins Standardgeschehen. Dann wartest du aber nicht etwa auf das nächste Problem, sondern nimmst ganz von allein weitere Verbesserungen vor. Damit kommt es gar nicht erst zu weiteren Problemen, denn du bist ihnen immer einen Schritt voraus.
Nicht in jedem Kopf geht es geordnet und strukturiert zu. Zählst du dich eher zu den kreativen Freigeistern, dann passen Methoden wie Brainstorming besser zu dir. Alles, was dir zum Thema einfällt, notierst du, egal wie durcheinander deine Ideen auch sein mögen. Erst am Ende ordnest du sie und stellst sie in einen Zusammenhang.
Quality Function Deployment kommt vor allem beim Probleme-Lösen in Unternehmen zum Einsatz. Hier geht es vorrangig darum, die Wünsche und Anforderungen der Kundinnen und Kunden umzusetzen und die eigenen Produkte entsprechend anzupassen.
Auch die Wertanalyse wird gern in Unternehmen angewandt, um Produkte zu verbessern. Damit nimmst du die Abläufe ganz genau unter die Lupe und optimierst sie zur Zufriedenheit der Kunden. Bei dieser Problemlösungsmethode kombinierst du systematische und kreative Lösungsansätze miteinander.
Du kannst nur Probleme lösen, indem du zielführende Abläufe ausarbeitest und das geschieht im Rahmen des Prozessmanagements. Du analysierst, welche Tätigkeiten nötig sind, um das Problem zu beseitigen und legst die Abläufe Schritt für Schritt fest. Dabei helfen dir verschiedene Werkzeuge, wie z. B. das SIPOC-Modell. Damit kannst du Prozesse einfach und übersichtlich beschreiben.
Probleme sind dazu da, um sie zu lösen. Aber die Art und Weise, wie du dabei vorgehst, trennt die Spreu vom Weizen. Schiebst du sie nur vor dir her oder löst du sie lediglich halbherzig, wirst du ihnen irgendwann wieder gegenüber stehen. Gehst du die Problemlösung aber intensiv und organisiert an, dann ist endlich Schluss damit und deinem Erfolg steht nichts mehr im Weg. In unserem Workbook „Zehn Business-Coaching-Tipps für deine Karriere“ zeigen wir dir, wie du es an der Karriereleiter sogar noch weiter nach oben schaffst.
