Du möchtest dich selbstständig machen und ein Unternehmen gründen? Dann steht dir jetzt eine spannende Zeit bevor! Aber auf deinem Weg zur Gründung wird dir die eine oder andere Hürde begegnen, die du zu überwinden hast. Allen voran steht die Wahl der Unternehmensform. Möchtest du ein Einzelunternehmen gründen, eine GbR, eine GmbH oder vielleicht eine KG? Die Liste der möglichen Rechtsformen, die dir zur Auswahl stehen, ist lang. Hast du diese erste schwere Entscheidung getroffen, folgt gleich die nächste. Sollst du die Kleinunternehmerregelung für dich in Anspruch nehmen?
„Was ist das denn nun schon wieder?“, fragst du dich? Wir erklären dir alles, was du wissen musst, um deine Entscheidung weise zu treffen.
Die Kleinunternehmerregelung entlastet dich steuerlich und senkt deinen bürokratischen Aufwand, denn sie befreit dich von der Umsatzsteuerpflicht. Sie ist im §19 des Umsatzsteuergesetzes verankert und richtet sich an alle Unternehmen, die eine gewisse Umsatzgrenze nicht überschreiten.
Du kannst die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, wenn der Umsatz deiner Firma im vergangenen Geschäftsjahr maximal 22.000 € betragen hat. Im laufenden Jahr darf er eine Summe von 50.000 € nicht überschreiten. Hier spielt tatsächlich nur der Umsatz eine Rolle. Für welche Rechtsform du dich im Vorhinein entschieden hast, ist irrelevant.
Worauf du bezüglich des Umsatzes aber unbedingt achten musst, ist der Zeitpunkt deiner Gründung. Nur die wenigsten rufen zum ersten Tag des Kalenderjahrs ein Unternehmen ins Leben. Die meisten melden es im Laufe des Jahres, also zum ersten Tag eines beliebigen Monats, an. Das ist natürlich gar kein Problem, nur musst du bei der Berechnung deines Umsatzes darauf achten. Du musst ihn auf 12 Monate hochrechnen, auch wenn das Jahr ab deiner Gründung nur noch weniger Monate übrig hat. Erst dann kann beurteilt werden, ob du die Voraussetzung für die Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung wirklich erfüllst.
Sicher fragst du dich jetzt, woher du denn wissen sollst, wie viel Umsatz du machen wirst, wenn du gerade erst am Anfang stehst. Keine Sorge, das kannst du nicht und dessen sind sich Finanzamt und Co. auch bewusst. Für das Jahr der Gründung und das folgende Jahr gibst du deshalb nur Schätzungen ab. Ob sich diese Summen dann tatsächlich bewahrheiten, ist erst einmal unwichtig, denn das kannst du gerade noch nicht absehen.
Überschreitest du im Gründungsjahr die Summe von 22.000 €, drohen dir keine Strafen, keine Sorge! Alles, was passiert, ist, dass die Kleinunternehmerregelung schlichtweg nicht mehr greift. Überschreitest du sie nicht, erzielst im Folgejahr aber einen höheren Umsatz als 50.000 €, gilt die Kleinunternehmerregelung ab dann nicht mehr. Rückwirkend auf das Gründungsjahr wird dir der Status des Kleinunternehmers natürlich nicht weggenommen.
Übrigens: Überschreitest du die maximalen Umsatzsummen nur in sehr geringfügigem Maß, kann es durchaus sein, dass das Finanzamt ein Auge zudrückt. Voraussetzung dafür ist, dass du nachweisen kannst, dass mit dieser kleinen Überschreitung überhaupt nicht zu rechnen war.
Dass dich die Kleinunternehmerregelung von der Umsatzsteuerpflicht befreit, klingt erst einmal wie ein Vorteil. Für viele Gründer ist es das tatsächlich auch, aber nicht für alle. Wann ist es also sinnvoll, diese Regelung für sich zu beanspruchen?
Grundsätzlich ist es empfehlenswert, die Kleinunternehmerregelung zu nutzen, wenn du deinen Kunden möglichst niedrige Preise bieten möchtest. Es ist nämlich nicht dein Unternehmen, das die Umsatzsteuer aus der eigenen Tasche abführt, sondern deine Kunden zahlen sie zusätzlich zum eigentlichen Preis. Für dich und deine Finanzen macht es also überhaupt keinen Unterschied, ob du Umsatzsteuer einforderst oder nicht, denn du reichst sie theoretisch nur vom Kunden ans Finanzamt weiter. Bist du nicht verpflichtet, Umsatzsteuer zu erheben, kannst du deiner Kundschaft demzufolge günstigere Produkte und Dienstleistungen bieten und dir so einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.
Nicht zu vergessen ist natürlich auch, dass sich der bürokratische Aufwand deutlich reduziert, wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt. Du musst sie nicht für jede einzelne Rechnung individuell berechnen und das spart eine Menge Zeit. Gleichzeitig musst du keine ausführliche Umsatzsteuererklärung ausfüllen. Du musst sie zwar dennoch einreichen, kannst alle Angaben aber „nullen“. Du gibst die Umsatzsteuererklärung quasi nur der Vollständigkeit halber ab, um dem Finanzamt zu zeigen, dass du wirklich keine Umsatzsteuer von deinen Kunden eingenommen hast.
Wichtig: Füllst du die Umsatzsteuererklärung komplett aus, geht der Fiskus davon aus, dass du auf die Kleinunternehmerregelung verzichtest und normal besteuert wirst. Beschränke dich als nur auf die Zeilen 24 und 25 der Umsatzsteuererklärung.
Auch wenn dir die Kleinunternehmerregelung einiges erleichtert, ist es immer gut, sie zu beanspruchen. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn du hohe Ausgaben hast. Weist du selbst Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen aus, hast du nämlich die Möglichkeit, dir die Steuer deiner eigenen Käufe wieder zurückzuholen.
Kaufst du also etwas ein und zahlst dafür Umsatzsteuer an den Verkäufer, kannst du sie vom Finanzamt zurückbekommen. Gerade bei großen Investitionen lohnt sich das natürlich. Nimmst du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch, geht das aber nicht. Deshalb solltest du deine Anschaffungen unbedingt in die Entscheidung miteinbeziehen.
Wenn du dich gegen die Kleinunternehmerregelung entscheidest, ist eine Sache besonders wichtig zu beachten: Du gibst die Umsatzsteuer nicht nach jedem Kauf automatisch an das Finanzamt weiter. Das geschieht erst mit deiner Umsatzsteuererklärung bzw. nachdem du den dazugehörigen Steuerbescheid bekommen hast. Hier lauert deshalb die Gefahr, dass du das für die Umsatzsteuer eingenommene Geld ausgibst, weil du schlichtweg vergisst, dass du es später wieder abgeben musst. Bestenfalls legst du dir also ein extra Konto an, das du regelmäßig mit den Umsatzsteuereinnahmen füllst. So vermeidest du Zahlungsprobleme, wenn der Steuerbescheid angekommen ist.
Hast du dich für die Kleinunternehmerregelung entschieden, bleibt dieser Status so lange bestehen, wie du die umsatztechnischen Voraussetzungen dafür erfüllst. Du kannst dich aber auch unabhängig von deinem Umsatz dazu entscheiden, zur Regelbesteuerung zu wechseln. Dazu informierst du einfach dein zuständiges Finanzamt. Zum Jahreswechsel läuft dein Status als Kleinunternehmer dann aus.
Hast du dich von Anfang an gegen die Kleinunternehmerregelung entschieden, obwohl du alle Voraussetzungen erfüllt hast, möchtest sie aber dann doch für dich nutzen, ist der Wechsel nicht ganz so schnell möglich. In diesem Fall bist du fünf Jahre lang an deine Entscheidung gebunden.
Da die Kleinunternehmerregelung an bestimmte Umsatzgrenzen gebunden ist, ist die Überlegung natürlich naheliegend, ob man nicht einfach zwei Kleinunternehmen anmelden könnte, die die Grenze allein nicht überschreiten, in der Summe aber höhere Einnahmen ermöglichen. Im Grunde kannst du natürlich mehrere Firmen gründen, dabei wird dir niemand einen Stein in den Weg legen. Die Kleinunternehmerregelung darf aber nur einmal pro Person angemeldet werden.
Bei Ehepaaren sieht das ähnlich aus. Beide dürfen zwar die Regelung jeweils einmal für ein Unternehmen, das auf deren Namen läuft, anmelden, dürfen ihre Umsätze gegenseitig aber nicht ausgleichen. Macht dein Kleinunternehmen im Gründungsjahr beispielsweise 30.000 € Umsatz und damit 8.000 € zu viel, kann das Kleinunternehmen deines Ehepartners das nicht ausgleichen, auch wenn es nur 14.000 € erwirtschaftet hat und damit genug Puffer bieten würde.
Du hast nun schon einen umfangreichen Einblick in die Kleinunternehmerregelung bekommen und erste Anhaltspunkte gesammelt, ob sie für dich sinnvoll ist oder nicht. Um dir die Entscheidung etwas zu erleichtern, haben wir alle Vor- und Nachteile noch einmal für dich zusammengefasst.
Vorteile:
Nachteile:
Möchtest du die Kleinunternehmerregelung für dich nutzen, musst du natürlich das Finanzamt darüber informieren. Befindest du dich gerade noch in der Gründungsphase, gibst du deine Entscheidung einfach im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung an.
Läuft dein Unternehmen bereits und du möchtest die Kleinunternehmerregelung im Nachhinein geltend machen, sendest du ein formloses Schreiben an dein zuständiges Finanzamt. Darin hältst du fest, dass du gemäß § 19 UStG fortan steuerlich als Kleinunternehmer behandelt werden möchtest. In beiden Fällen prüft das Finanzamt noch einmal, ob dein Unternehmen die Voraussetzungen wirklich erfüllt und stimmt zu oder nicht.
Da dein Umsatz als Kleinunternehmer ohnehin schon begrenzt ist, überschreitest du auch nicht die Schwelle zur Buchführungspflicht. Das verschafft dir einen enormen Vorteil, wenn du deine Steuererklärung erledigst, denn du kannst dann von der Einnahmen-Überschuss-Rechnung, kurz EÜR, Gebrauch machen.
Was deine Buchhaltung außerdem erleichtert, ist, dass du keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen angeben musst. Das Ausrechnen des Steuerbetrags und Addieren zum eigentlichen Preis fällt damit weg. Alles, was du vermerken musst, ist ein Hinweis darauf, dass du von der Umsatzsteuerpflicht befreit bist und damit eine sogenannte Kleinunternehmerrechnung ausstellst. Der Hinweis kann beispielsweise folgendermaßen lauten: „Gemäß der Kleinunternehmerregelung aus § 19 UStG ist der Rechnungsbetrag nicht umsatzsteuerpflichtig.“ Oder aber: „Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Das Finanzamt macht keine Vorgaben, wie genau dieser Hinweis formuliert sein muss. Wichtig ist nur, dass du § 19 UStG explizit nennst.
Noch ein wichtiger Hinweis: Nutzt du ein Rechnungsprogramm, dann achte unbedingt darauf, dass es sich überhaupt für Kleinunternehmer eignet!
Die Begriffe „Kleingewerbe“ und „Kleinunternehmen“ sorgen immer wieder für Verwirrung. Sie klingen aber auch verdammt ähnlich! Trotzdem handelt es sich hierbei um zwei völlig unterschiedliche Dinge.
„Kleinunternehmen“ ist ein Begriff aus dem Umsatzsteuergesetz und befreit dich von der Umsatzsteuer. „Kleingewerbe“ hingegen stammt aus dem Handels- und Gewerberecht. Es besagt schlichtweg, dass du die Vorschriften des Handelsgesetzbuchs nicht weiter beachten musst. Demzufolge ersparst du dir die doppelte Buchführung und auch Bilanzen musst du nicht erstellen. Außerdem wird dein Gewerbe nicht ins Handelsregister eingetragen.
Kleinunternehmen und Kleingewerbe schließen sich übrigens nicht gegenseitig aus. Als Kleingewerbetreibender kannst du die Kleinunternehmerregelung natürlich auch in Anspruch nehmen, sofern du die Voraussetzungen dafür erfüllst.
