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Die Kommunikation im Team effektiv und nachhaltig verbessern

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Die Kommunikation im Team effektiv und nachhaltig verbessern

Teamarbeit ist in den meisten Berufen unerlässlich. Wo viele Menschen zusammentreffen, bleiben Konflikte jedoch nicht aus. Dies ist ganz normal, da jedes Teammitglied schließlich eigene Vorstellungen und Wünsche vertritt. Um das Konfliktpotenzial gering zu halten und somit bessere Arbeitsergebnisse zu erzielen, ist eine gelungene Kommunikation im Team umso wichtiger.

Was versteht man unter Teamarbeit?

Bevor wir uns der Kommunikation im Team widmen, ist es sinnvoll, zunächst einmal den Begriff der Teamarbeit genauer zu definieren. Als Team bezeichnet man zwei oder mehr Personen, die sich zusammengeschlossen haben, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Diese Definition gilt sowohl für den beruflichen als auch für den privaten Lebensbereich.

Manchmal kommen Teams freiwillig und auf Basis gemeinsamer Interessen zustande. Nehmen wir als Beispiel zwei Autoren, die gemeinsam an einem Buchprojekt arbeiten möchten. Im Berufsleben, vor allem im Angestelltenverhältnis, teilt jedoch oftmals der Arbeitgeber die Teams zu. Prallen hierbei unterschiedliche Vorstellungen aufeinander, z. B. betreffend der Arbeitsmoral, kann es mitunter schwierig werden.

Eine funktionierende Teamarbeit zeichnet sich dadurch aus, dass jedes Teammitglied seinen Aufgabenbereich genau kennt und sich mit seinen individuellen Fähigkeiten bestmöglich engagiert, um das vorgegebene Ziel zu erreichen. Das jeweilige Ziel vereint das Team. Alle Beteiligten ziehen an einem Strang, um es zu erreichen. Hierdurch entsteht eine sogenannte Team-Identität.

Warum ist eine gute Kommunikation im Team so wichtig?

Eine gute Kommunikation im Team bildet, wie einleitend bereits erwähnt, die Basis des geschäftlichen Erfolgs. Unternehmen müssen ihre Geschäftsstrategien regelmäßig anpassen, um dauerhaft auf dem Markt zu bestehen. Sie müssen agiler und dynamischer werden. Hierzu bedarf es einer effektiven Teamarbeit. Letztere lässt sich nur durch die richtige Art der Kommunikation erreichen.

Mit Kommunikation ist hierbei weit mehr als der mündliche oder schriftliche Austausch von Informationen gemeint. Es kommt nicht nur auf den Inhalt der Nachricht an, sondern vor allem darauf, wie sie vermittelt wird. Mithilfe einer gelungenen Kommunikation im Team lassen sich Mitarbeiter motivieren. Die Art, wie untereinander kommuniziert wird, entscheidet über Erfolg oder Misserfolg des Projekts.

Die Kunst der erfolgreichen Kommunikation besteht darin, dass die Botschaft genauso beim Empfänger ankommt, wie sie vom Sender gemeint war. Es gilt also, Missverständnisse zu reduzieren, welche wiederum die Teamarbeit beeinträchtigen. Ganz vermeiden lassen sich Missverständnisse im menschlichen Miteinander natürlich nicht. Kommt es zu Konflikten, ist Kommunikation wiederum der Schlüssel, um diese zu lösen.

Fassen wir die Ziele einer gelungenen Kommunikation im Team noch einmal übersichtlich zusammen:

  • Sicherstellung des lückenlosen Informationsaustauschs
  • Mitarbeitermotivation
  • Vermeidung von Missverständnissen
  • Lösung von Konflikten
  • Steuerung von Prozessen
  • Imagebildung: Wofür stehen wir?
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Welche Arten von Teamkulturen gibt es?

Menschen kommunizieren auf unterschiedliche Art und Weise. Wie du dich einer anderen Person gegenüber verhältst und verbal ausdrückst, ist einerseits von der persönlichen Beziehung zum jeweiligen Gegenüber als auch von deinem Charakter abhängig. In einem Team treffen nicht selten unterschiedliche Mentalitäten aufeinander. Dies muss nicht von Nachteil sein, sondern kann sich sogar produktivitätssteigernd auswirken.

Die Voraussetzung hierfür ist, wie du es sicherlich bereits vermutest, eine gelungene Kommunikation. Der erste Schritt hierzu besteht darin, die verschiedenen Arten von Teamkulturen zu kennen. Der bekannte Kommunikationswissenschaftler Paul Watzlawick unterscheidet zwischen vier möglichen Teamkulturen:

  1. Spitzenteam
  2. Kuschelteam
  3. Zweckgemeinschaft
  4. Underachiever Team

In den genannten Teamkulturen spielen die Sachorientierung und die Beziehungsorientierung in unterschiedlicher Gewichtung eine Rolle. Bei einem Spitzenteam, das die besten Arbeitsresultate erzielt, sind die Sach- und Beziehungsorientierung ausgeglichen und in einem hohen Ausmaß vorhanden. Dies sollte also das Ziel sein.

Bei einem Kuschelteam steht die Beziehungsorientierung im Vordergrund, während die Sachebene vernachlässigt wird. In einer Zweckgemeinschaft verhält sich dies genau andersherum. Beides mindert die Leistungsfähigkeit des Teams.

Am problematischsten ist jedoch das Underachiever Team (engl. underachiever = dt. Minderleistung). Hierbei bleiben alle Beteiligten dauerhaft unter ihrer eigentlichen Leistungsfähigkeit. Die Kommunikation ist weder auf der Sach- noch auf der Beziehungsebene stimmig.

Welche Kommunikationsmodelle gibt es?

Auf welche Weise Menschen miteinander kommunizieren, ist seit vielen Jahrzehnten ein beliebtes Forschungsthema. Um die Kommunikation im Team zu verbessern, ist es in jedem Fall hilfreich, die verschiedenen Kommunikationsmodelle zu kennen:

1. Das 4-Ohren-Modell nach Schulz von Thun

Das 4-Ohren-Modell zählt zu den bekanntesten Kommunikationsmodellen überhaupt und wird häufig bereits im Schulunterricht thematisiert. Der deutsche Kommunikationspsychologe Friedemann Schulz von Thun stellte die These auf, dass jeder Mensch eine Aussage auf vier verschiedene Arten wahrnehmen kann:

  1. Die Sachebene: Worüber spricht mein Gegenüber?
  2. Selbstauskunft: Was gibt derjenige mit seiner Aussage über sich selbst preis?
  3. Die Beziehungsebene: In welchem Verhältnis steht diese Person zu mir?
  4. Der Appell: Zu welcher Handlung möchte die Person mich bewegen?

Um das 4-Ohren-Modell noch ein wenig anschaulicher zu gestalten, wollen wir uns nachfolgend eines möglichen Beispiels aus der beruflichen Teamarbeit bedienen. Ein Teamkollege fragt dich: „Hast du die Rechnungen ausgedruckt?“

Diese Frage könntest du nun auf vier unterschiedliche Arten interpretieren.

  1. Dein Arbeitskollege möchte wissen, ob du die Rechnungen ausgedruckt hast. Es handelt sich hierbei um eine reine Sachinformation.
  2. Der Teamkollege gibt durch seine Frage preis, dass es ihm mit den Rechnungen sehr eilig ist.
  3. Der Mitarbeiter impliziert mit seiner Frage, dass er dich für vergesslich hält.
  4. Ein Teamkollege möchte, dass du dich unverzüglich um die Rechnungen kümmerst.

Was davon letztendlich zutrifft, kannst du nur mutmaßen, solange du nicht gezielt nachfragst. Mutmaßungen führen nicht selten zu Missverständnissen. An dieser Stelle zeigt sich erneut, warum Kommunikation im Team so wichtig ist. Scheue dich nicht, bei Unklarheiten noch einmal höflich nachzufragen, wie eine Äußerung gemeint war. Du wirst erstaunt sein, wie häufig Fehlinterpretationen vorkommen.

2. Die 5 Axiome nach Paul Watzlawick

Als Axiom bezeichnet man den Grundsatz einer wissenschaftlichen Theorie. Der Kommunikationswissenschaftler Paul Watzlawick hat folgende fünf Axiome betreffend der menschlichen Kommunikation aufgestellt:

  1. Es ist unmöglich, nicht zu kommunizieren. Selbst wenn du nur stumm dasitzt und an die Decke starrst, kommunizierst du dennoch mit deinen Mitmenschen. Dessen solltest du dir stets bewusst sein.
  2. Jeder kommunikative Austausch beinhaltet eine Sach- sowie eine Beziehungsorientierung.
  3. Kommunikation ist immer zugleich Ursache und Wirkung.
  4. Kommunikation kann symmetrisch (Gesprächspartner befinden sich im Einklang) oder komplementär (Gesprächspartner sind unterschiedlich) sein.
  5. Menschliche Kommunikation findet verbal sowie nonverbal statt. In der Fachsprache ist von digitalen und analogen Modalitäten die Rede.

Die Kenntnis dieser Axiome kann dir dabei helfen, deine Kommunikationsfähigkeit zu verbessern.

3. Das Eisbergmodell

Kennst du die Redensart, dass man von einem Sachverhalt manchmal nur die Spitze des Eisbergs sieht, während das wahre Ausmaß unter der Oberfläche verborgen bleibt? Ebenso verhält es sich mit der zwischenmenschlichen Kommunikation. Entwickler des Eisbergmodells ist übrigens der berühmte Psychoanalytiker Sigmund Freud.

Dieser vertrat die Annahme, dass nur 20 % der Kommunikation auf der bewussten Ebene stattfindet. Der Rest läuft unterbewusst ab. Dies macht die zwischenmenschliche Kommunikation so komplex und anfällig für Missverständnisse.

In Bezug auf die Teamarbeit sollte dich das Eisbergmodell dazu motivieren, nicht nur das Offensichtliche als gegeben hinzunehmen, sondern über den sprichwörtlichen Tellerrand zu schauen: Was könnte sich hinter dem Verhalten des Teammitglieds verbergen? Welche Aspekte übersehe ich möglicherweise?

Welche Voraussetzungen müssen für eine gute Kommunikation im Team erfüllt sein?

Eine gute Kommunikation im Team ist von mehreren Faktoren abhängig. Am wichtigsten ist jedoch der gegenseitige Respekt. Das bedeutet keinesfalls, dass man zwingend miteinander befreundet sein muss. Vielmehr geht es darum, persönliche Angriffe und Abwertungen zu vermeiden.

Dies gilt auch dann, wenn man sich übereinander ärgert. Das Stichwort lautet: Sachlichkeit. Sobald es zu persönlichen Angriffen kommt, ist eine gute Kommunikation im Team nämlich nicht mehr möglich. Derjenige, der sich angegriffen fühlt, wird zu keiner konstruktiven Zusammenarbeit mehr bereit sein, sondern sich innerlich sperren – vielleicht auch unbewusst. Dies boykottiert den Erfolg des gesamten Teams.

Eine ausführliche Analyse, worauf es bei der Kommunikation im Team wirklich ankommt, findest du in folgendem Video.

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Aktives Zuhören und Empathie gehören zur Kommunikation im Team dazu

Darüber hinaus sind aktives Zuhören sowie Empathie für eine erfolgreiche Teamarbeit wichtig. Unter aktivem Zuhören versteht man die Fähigkeit, dem Sprechenden seine volle Aufmerksamkeit zu schenken und Rückfragen zu stellen. Dies klingt einfacher, als es in der Praxis ist. Nicht wenige Menschen empfinden Zuhören als Zeitverschwendung und warten nur ungeduldig darauf, endlich selbst wieder zu Wort zu kommen.

Aktives Zuhören verhilft dir dazu, die verschiedenen Ebenen der Kommunikation zu deuten. In diesem Zusammenhang ist es sinnvoll, sich das Eisbergmodell noch einmal vor Augen zu führen. Wer nur halbherzig zuhört, filtert vielleicht die wesentlichen Sachinformationen heraus, kann die emotionalen Befindlichkeiten seines Gegenübers aber nicht erkennen. Manchmal sind diese jedoch entscheidend.

Um überhaupt aktiv zuhören zu können, ist die Fähigkeit zur Empathie entscheidend. Hiermit ist die Bereitschaft gemeint, sich in einen anderen Menschen hineinzuversetzen und zu versuchen, seine Beweggründe zu verstehen. Dies schafft Vertrauen und erleichtert die Zusammenarbeit im Team.

Die Kommunikation im Team verbessern: 8 konkrete Tipps

Dass Kommunikation der Schlüssel zu einer erfolgreichen Teamarbeit ist, haben wir bereits ausführlich erörtert. Daher wird es nun Zeit für konkrete Tipps, die du gemeinsam mit deinen Teamkollegen im Berufsalltag umsetzen kannst:

1. Reflexion der Zusammenarbeit

Teammeetings sollten regelmäßig stattfinden, bei Bedarf sogar einmal wöchentlich. Im Rahmen dieses Meetings sollte jedes Teammitglied zu Wort kommen dürfen. Es geht darum, gemeinsam Bilanz zu ziehen: Was lief in der vergangenen Woche gut? Wo besteht noch Verbesserungsbedarf? Was kann jeder Einzelne von uns dazu beitragen, um das gemeinsame Ziel zu erreichen?

2. Den Fortschritt des Projekts bewerten

Neben der Bewertung der Zusammenarbeit auf zwischenmenschlicher Ebene kommt es natürlich auch darauf an, gemeinsam den Fortschritt des Projekts im Auge zu behalten. Dies kann entweder im Rahmen des Teammeetings oder separat geschehen. Dokumentiert eure Arbeitsergebnisse und plant die nächsten Schritte. In einigen Fällen kann es sinnvoll sein, Kunden oder Auftraggeber mit einzubeziehen.

3. Kommunikation im Team: Transparenz

Transparenz ist ein wesentlicher Baustein für eine reibungslose Kommunikation im Team. Das bedeutet, dass jedes Teammitglied über die Aufgaben und Fortschritte der anderen Teammitglieder informiert sein sollte. Dies hat nichts mit Kontrolle zu tun. Vielmehr vereinfacht Transparenz die Arbeitsprozesse und erleichtert die Übersicht für alle Beteiligten.

4. Überprüfen der Werte

Kommunikation im Team kann nur funktionieren, wenn alle Teammitglieder in ihren Werten übereinstimmen und sich an diese halten. Jedes Teammitglied muss das Recht haben, Lob und Kritik sowie Anregungen äußern zu dürfen, ohne dafür angefeindet zu werden. Folgende fünf Werte bilden die Basis einer wertschätzenden Kommunikation:

  • Respekt
  • Offenheit
  • Mut
  • Verantwortungsbewusstsein
  • Fokus

5. Vertrauensbasis schaffen

Eine gute Kommunikation basiert auf gegenseitigem Vertrauen. Das Vertrauen deiner Teamkollegen gewinnst du, indem du zuverlässig bist und dich für das Team engagierst. Nimm dir die Zeit, deine Teamkollegen kennenzulernen. Interagiere empathisch und höre aktiv zu. Bei Bedarf können klassische Teambuilding-Events oder spezielle Workshops das Vertrauen zueinander stärken.

6. Kommunikation im Team: Lob und Kritik konstruktiv äußern

Es ist vollkommen natürlich, dass innerhalb eines Teams unterschiedliche Meinungen aufeinandertreffen. Dies ist nicht zwingend ein Hindernis: Verschiedene Perspektiven können sogar nützlich sein, um das Ziel schneller zu erreichen. Entscheidend ist, dass etwaige Kritik konstruktiv geäußert wird. Persönliche Beleidigungen oder Abwertungen sind unangebracht. Begründe deine Kritikpunkte stets sachlich.

Ebenso essenziell wie wertschätzende Kritik ist auch gegenseitiges Lob. Insbesondere in einer Gesellschaft, in der (vermeintlichen) Fehlern große Aufmerksamkeit geschenkt wird, kann ein ehrliches Lob sehr motivierend wirken. Lasse deine Teamkollegen also ruhig wissen, wenn du von ihren Leistungen beeindruckt bist.

7. Verwendung von Ich-Botschaften

Eine weitere wichtige Grundregel für eine gute Kommunikation im Team ist die Verwendung von Ich-Botschaften. Statt jemandem etwas vorzuwerfen („Du hast …“), bleibst du ganz bei dir: „Ich finde, dass …“

Vorwürfe oder Belehrungen führen zu einer Abwehrhaltung deines Gegenübers, was die Kommunikation erschwert. Ich-Botschaften hingegen sorgen dafür, dass dein Gegenüber dir offen zuhört.

8. Klare Verantwortlichkeiten

Je klarer die Aufgaben innerhalb eures Teams verteilt sind, umso seltener kommt es zu Missverständnissen. Jedes Teammitglied sollte wissen, an wen es sich bei bestimmten Anliegen wenden kann. Auch sollte jeder darüber informiert sein, inwieweit die eigene Arbeit vom Fortschritt der Kollegen abhängig ist. Sind diese Punkte geklärt, werden Kommunikationswege deutlich effizienter. Der Arbeitsflow bleibt ungestört.

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Fazit

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