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Erfolgreich delegieren: Ein Leitfaden für Führungskräfte

Lesezeit von 7 Minuten
Erfolgreich delegieren: Ein Leitfaden für Führungskräfte

Vielen Personen in leitenden Positionen fällt es schwer, Aufgaben abzugeben. Dabei schafft richtiges Delegieren nicht nur Entlastung für die Führungsperson selbst, sondern steigert auch die Effizienz und motiviert die Mitarbeiter. Daher gehört Delegieren inzwischen unabdingbar zu den wichtigen Kernkompetenzen von Personen in Führungspositionen. Was du beim Übertragen von Aufgaben beachten musst und wie du delegieren lernen kannst, erfährst du in diesem Artikel.

Was bedeutet Delegieren?

Delegieren bedeutet, Aufgaben und Verantwortung an Andere abzugeben. Im beruflichen Kontext heißt das in der Regel, dass eine führende Person einen Teil ihrer Arbeit und die Verantwortung für das betreffende Projekt an ausgewählte Mitarbeiter überträgt. Eine gute Führungsperson gibt die Aufgaben dabei nicht nur an andere weiter, sondern befähigt sie auch dazu, diese erfolgreich zu bearbeiten.

Dabei meint Delegieren explizit, dass die Führungskraft auch die Verantwortung für das Projekt an seinen Mitarbeiter abtritt. Bleibt die Verantwortung bei der Führungsperson, und der Mitarbeiter soll lediglich eine bestimmte Aufgabe erledigen, so spricht man von einem Arbeitsauftrag.

Um Aufgaben erfolgreich delegieren zu können, kommt es auf das richtige Maß an. Hinderlich ist beispielsweise, wenn eine Führungsperson Aufgaben nur sehr ungern abgibt, weil sie einen Kontrollverlust befürchtet. Andere erledigen lieber alles selbst aus Sorge, die Arbeit werde sonst nicht gut genug gemacht. Mit steigendem Workload gelangen solche Menschen allerdings schnell an ihre Grenzen, denn schließlich sind auch die eigene Zeit und Leistungsfähigkeit nicht unendlich.

Auf der anderen Seite kann es auch problematisch sein, zu viel zu delegieren. Dies kann passieren, wenn eine leitende Person das Abgeben von Aufgaben als sehr angenehm empfindet. Denn Arbeit an Andere weiterzugeben kann auch eine große Erleichterung bedeuten, beispielsweise weil man sich selbst davor schützt, Fehler zu machen. Eine gute Führungsperson sollte aber stets wissen, welche Aufgaben sie in eigener Hand behalten muss.

Warum ist delegieren wichtig?

Richtiges Delegieren verschafft dir, deinen Mitarbeitern und deinem Betrieb viele Vorteile. Du selbst profitierst davon, weil du dich auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren kannst. So wirst du bei diesen Arbeiten konzentrierter, fokussierter und letztendlich besser. Zusätzlich sorgen weniger Aufgaben für eine Stressreduktion. Und außerdem bedeutet das Delegieren von Aufgaben immer, dass du mit deinen Mitarbeitern in Kontakt trittst: Ihr tauscht euch aus, deine soziale Kompetenz wird gestärkt und du erhältst vielleicht selbst wichtige Informationen, die dir sonst verborgen geblieben wären.

Für deine Mitarbeiter bedeutet es zunächst eine positive Wertschätzung, wenn du ihm eine Aufgabe überträgst. Das wirkt motivierend und stärkt das Team-Bewusstsein. Gleichzeitig förderst du deine Mitarbeiter: Durch neue Aufgaben können sie ihre Kenntnisse erweitern und selbstständiger werden. All dies steigert die Arbeitszufriedenheit und führt auch bei deinen Mitarbeitern zu besseren Ergebnissen.

Welche Aufgaben kann ich delegieren und welche nicht?

Um festzulegen, welche Aufgaben du an Mitarbeiter delegieren kannst, ist es hilfreich, dir zunächst einen Überblick zu verschaffen: Welche Arbeiten stehen gerade an? Anschließend solltest du überlegen, welche dieser Dinge dir als Führungsperson vorbehalten sind. Dazu gehören beispielsweise Kontrollaufgaben, Mitarbeiterplanung oder Geschäftsaufbau. Auch Aufgaben, die vertrauliche Informationen beinhalten, sollten vorzugsweise in deiner persönlichen To-Do-Liste bleiben.

Alle übrigen Aufgaben eignen sich im Prinzip dazu, an deine Mitarbeiter delegiert zu werden, sofern das Aufgabenspektrum klar umrissen ist. Falls dir der Arbeitsumfang eines Projekts selbst noch nicht richtig klar ist, bleibt die Verantwortung dafür zunächst bei dir.

Sind nach diesem ersten Ausschlussverfahren immer noch eine Menge Aufgaben übrig, musst du nun entscheiden, welche Aufgaben du delegieren möchtest. Dazu hat sich eine Einteilung nach zwei Kategorien bewährt: Ist die Aufgabe wichtig oder unwichtig? Und ist sie eilig, oder nicht? Wenn du die anstehenden Arbeiten nach diesem Prinzip ordnest, erhältst du vier Gruppen:

  • eilige Aufgaben mit hoher Wichtigkeit: Erledige diese am besten selbst
  • eilige Aufgaben mit geringer Wichtigkeit: Diese kannst du an geeignete Mitarbeiter delegieren
  • nicht eilige Aufgaben mit hoher Wichtigkeit: Lege einen Termin fest, wann du diese Arbeit erledigen möchtest (und halte diesen bestenfalls gleich fest)
  • nicht eilige Aufgaben mit geringer Wichtigkeit: Diese Dinge kannst du erst einmal vernachlässigen

Nach diesem groben Schema kannst du recht gut abschätzen, was du delegieren kannst und was nicht. Allerdings solltest du darauf achten, nicht nur unangenehme Randaufgaben an deine Mitarbeiter abzugeben, da dies schnell demotivierend wirken kann. Bei eiligen, wichtigen Arbeiten kannst du immer zusätzlich prüfen, ob sich vielleicht Teilaspekte an Andere delegieren lassen.

5 Schritte zum erfolgreichen Delegieren

Nachdem du festgelegt hast, welche Aufgaben du abgeben möchtest, ist bereits ein wichtiger Schritt getan. Damit deine Delegation erfolgreich verläuft und alle Beteiligten mit dem Ergebnis zufrieden sind, solltest du die folgenden fünf Schritte beachten.

1. Auswahl des richtigen Mitarbeiters

Nicht jedes Teammitglied ist dazu geeignet, jede Aufgabe auszuführen. Die Frage lautet, wer die nötige Qualifikation und die zeitlichen Ressourcen dafür hat. Ist eine Person überqualifiziert, geht auf die Dauer die Motivation verloren, da die Erledigung der Aufgabe langweilt. Auch Unterqualifikation führt in der Regel zu Stress und Unzufriedenheit. Wenn du etwas mehr Zeit zur Verfügung hast, kann es allerdings sinnvoll sein, einen Mitarbeiter zu wählen, der noch nicht erfahren ist, um ihn für die Zukunft für solche Aufgaben auszubauen.

2. Das Briefing

Sind dir Aufgabe und ausgewählter Mitarbeiter klar, musst du nun die Aufgabe für die betreffende Person formulieren – und zwar möglichst so, dass du alle wichtigen Informationen restlos weitergibst. Als Orientierung haben sich dabei die fünf W-Fragen bewährt. Diese geben ein grobes Schema vor und stellen sicher, dass du bei deinem Delegationsauftrag nichts vergisst:

Was? Definiere die Aufgabe so genau wie möglich. Was genau soll alles erledigt werden? Ist die Aufgabe einmalig oder wiederholt? Was ist das Ziel?

Wie? Stelle klar, welche genauen Befugnisse du deinem Mitarbeiter überträgst. Frage deinen Mitarbeiter eventuell, wie er bei der Erledigung vorgehen möchte.

Womit? Überlegt gemeinsam, welche Hilfsmittel dein Mitarbeiter braucht und woher er sie bekommt. Hat er Zugang zu allen nötigen Unterlagen, kennt er den aktuellen Stand des Projekts?

Wann? Informiere deinen Mitarbeiter über den Zeitrahmen und lege eventuell Zwischenziele fest. Falls du Zwischengespräche führen möchtest, kannst du für diese jetzt einen Termin einplanen.

Warten auf Rückfragen Lass deinem Mitarbeiter genug Zeit für Rückfragen. Eventuell kann es sinnvoll sein, dass er die Aufgabe nochmal in eigenen Worten wiederholt, um Unklarheiten zu vermeiden.

3. Kontrolle

Je nach Erfahrungsstand des Mitarbeiters ist während der selbstständigen Arbeitszeit mehr oder weniger Kontrolle nötig. Hat dein Mitarbeiter bereits gleiche oder ähnliche Aufgaben erledigt, ist weniger Anleitung nötig. Für Fragen solltest du trotzdem zur Verfügung stehen.

Bei neuen Aufgaben oder unerfahrenen Mitarbeitern ist in der ersten Zeit vielleicht eine engmaschige Kontrolle und Anleitung nötig. Achte darauf, das richtige Maß zu finden: Dein Mitarbeiter sollte sich nicht allein gelassen, aber auch nicht überwacht fühlen.

4. Feedback geben

Ist die Aufgabe erledigt, gib deinem Mitarbeiter eine Rückmeldung. Zeige deine Anerkennung und bedanke dich, um deine Wertschätzung zu zeigen. Falls es Verbesserungspotential gibt, kannst du dies konstruktiv anbringen. So kann dein Mitarbeiter seine Kompetenzen erweitern und künftige Aufgaben noch erfolgreicher erledigen.

5. Delegation reflektieren

War deine Delegation erfolgreich? Falls es Missverständnisse gab, wie kannst du in Zukunft dafür sorgen, dass diese gar nicht erst entstehen? Falls die Aufgabe nicht zu deiner Zufriedenheit gelöst wurde, solltest du überlegen, wo der Fehler lag.

5 typische Fehler beim Delegieren – und wie du sie vermeidest

typische Fehler beim Delegieren

Falls das Abgeben einer Aufgabe nicht wie gewünscht funktioniert hat, kannst du überlegen, ob dir vielleicht ein typischer Fehler beim Delegieren unterlaufen ist. Noch besser ist, sich mögliche Fallstricke schon vorab bewusst zu machen – so kannst du deine Delegation schon im Voraus optimieren.

Verständnisprobleme

Kommt es bereits beim Briefing zu Unklarheiten, ist ein erfolgreiches Erledigen der Aufgabe meist kaum möglich. Nicht jeder Mitarbeiter wird von sich aus Rückfragen stellen, wenn ihm etwas noch nicht ganz klar ist. Frage daher im Zweifel selbst nochmal nach, wie genau er die Aufgabe verstanden hat. Ist die Arbeit sehr komplex, kann ein schriftlicher Überblick hilfreich sein. Stelle auch sicher, dass dein Mitarbeiter genau weiß, was deine Erwartungen bezüglich des Ergebnisses sind.

Mikromanagement

Ist die Aufgabe und die Verantwortung dafür abgegeben, gebe sie auch wirklich aus deiner Hand. Verzichte darauf, dich einzumischen und lass deinem Mitarbeiter Freiheiten bei der Erledigung. Vielleicht hat er dabei einen anderen Weg als du, kommt aber trotzdem zu einem guten Ergebnis. Wenn du ihn ständig kontrollierst oder beeinflussen willst, bekommt er den Eindruck, du traust ihm die Aufgabe nicht zu. Dies führt schnell zu Frust oder Selbstzweifeln.

Überforderung

Achte darauf, deine Mitarbeiter mit der delegierten Aufgabe nicht zu überfordern. Ist die Aufgabe ganz neu für die betreffende Person, lass sie nicht ganz alleine damit. Signalisiere Gesprächsbereitschaft und sei offen für Rückfragen. Biete Anleitung an und denke daran, dass nicht jeder Mensch vor seinem Vorgesetzten äußern kann, dass eine Aufgabe ihm vielleicht zu viel ist.

Zeitmanagement

Berechne bei deiner Zeitplanung mit ein, dass dein Mitarbeiter die delegierte Aufgabe vielleicht nicht so schnell erledigen kann wie du oder zusätzliche Einarbeitungszeit benötigt. Plane diese Vorlaufzeit unbedingt mit ein.

Außerdem kann es bei der Angabe einer Deadline hilfreich sein, einen kleinen Puffer einzuplanen. Diesen solltest du beim Briefing nicht unbedingt kommunizieren. So hast du noch etwas Raum, falls dein Mitarbeiter doch länger braucht oder kannst nötige Veränderungen vornehmen.

Ausbleibendes Feedback

Auf eine Rückmeldung nach einer erledigten Aufgabe zu verzichten bedeutet, dass dein Mitarbeiter die geleistete Arbeit nicht einordnen kann. Auch wenn du keinerlei Verbesserungsvorschläge hast, ist dies auch ein wichtiges Feedback. Das mitzuteilen ist mindestens genauso wichtig, wie Kritik anzubringen. 

Andernfalls läufst du Gefahr, dass dein Mitarbeiter beim nächsten Mal vielleicht etwas anders macht, weil er aufgrund der fehlenden Rückmeldung eventuell davon ausgeht, nicht gut genug gewesen zu sein. Außerdem sorgt vor allem positives Feedback dafür, dass du auch in Zukunft keine Probleme hast, jemanden für die Erledigung zusätzlicher Arbeiten zu motivieren.

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Geprüft von Dr. med. Stefan Frädrich

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