Wer im Team zusammenarbeitet, möchte gemeinsam voller Tatendrang voranschreiten. Doch nicht immer schlägt dabei jedes Teammitglied die richtige Richtung ein. Wie macht man diese Person dann darauf aufmerksam, ohne dass sie sich angegriffen fühlt? Indem man ihr Feedback gibt! Aber was bedeutet Feedback geben eigentlich genau?
Ziel ist es, mit Worten eine Kursänderung zu erreichen. Die adressierte Person soll sich keineswegs persönlich angegriffen fühlen. Umso wichtiger ist es, die richtigen Worte zu finden und Empathie zu zeigen.
Egal, ob im Beruf oder privat, du hast immer die Wahl! Entweder, du sprichst eine Sache offen an, um sie zu verbessern, oder du schweigst und es wird sich nichts ändern.
Wenn dir der Weg der authentischen, offenen Kommunikation schwerfällt, dann frage dich hier gern einmal, warum? Nimm dir hierfür gern einen Stift und Zettel, notiere deine Gedanken. Vielleicht fällt dir sogar eine Situation aus der Kindheit ein, die dich in diesem Punkt besonders geprägt hat. Sie könnte die Ursache sein, warum du heute immer noch so handelst oder reagierst. Nur, möchtest du in diesen alten Schuhen bleiben oder mal mutig eine neue Richtung einschlagen?
Wichtig ist hierbei allerdings, den richtigen Ton zu treffen, denn sonst wird aus Feedback schnell Kritik. Aber wo genau liegt hier eigentlich der Unterschied?
Feedback ist konstruktiv und darauf ausgelegt, etwas zu verbessern. Das können zwischenmenschliche Beziehungen aber auch die Produktivität der Arbeit sein. Kritik hingegen ist häufig negativ ausgelegt. Sie kann aber auch positiv ausgelegt sein und dem angesprochenen Raum für Wachstum bieten.
Der Kritisierte fühlt sich oftmals angegriffen, teilweise auch persönlich, und sucht sofort nach Rechtfertigungen, mit denen er sich den negativen Worten widersetzen kann. Kritik ruft also vorrangig ein schlechtes Gefühl hervor und raubt die Motivation. Das bringt niemanden voran.
Auch hier darfst du gern in die Selbstreflexion gehen: Was triggert dich an der Kritik? Von wem hast du das eventuell schon öfter in der Vergangenheit gehört? Mit Feedback hingegen zeigst du deinem Gegenüber auf, was er auf welche Weise verbessern kann. Das motiviert, denn so kann er zeigen, was er alles drauf hat!
Feedback kann als eine Art konstruktiver Informationsaustausch angesehen werden. Beide Parteien sprechen gemeinsam darüber, wie die aktuelle Lage ist, wo sich das Ziel befindet und wie der Weg dahin gestaltet werden sollte. Es treffen also verschiedene Blickwinkel aufeinander und jeder steht dem anderen mit Verständnis und einer positiven Grundeinstellung gegenüber. Schließlich ist das gemeinsame Ziel das Vorankommen und nicht das Demotivieren anderer.
Welches Ziel Feedback geben verfolgt, haben wir nun besprochen. Aber wie äußert man es denn richtig? Wie bei fast allem im Leben gibt es auch beim Feedback geben Regeln. Wir haben zehn Stück für dich zusammengetragen.
Beginnst du schon frühzeitig damit, gewünschtes Verhalten zu loben, wird es sich festigen. Du zeigst deinen Mitarbeitern damit, dass sie hervorragende Arbeit leisten und verstärkst genau diese Verhaltensmuster. Damit bietest du ihnen eine gewisse Sicherheit, denn sie wissen genau, was du dir von ihnen wünschst. Umso weniger Aspekte wird es in Zukunft geben, die du gern ändern würdest.
Feedback kommt nur an, wenn alle Beteiligten Zeit haben, sich alles in Ruhe anzuhören. Andernfalls geht das Gesagte zum einen Ohr hinein und zum anderen wieder heraus. Außerdem solltest du recht zeitnah über die Dinge sprechen. Je weniger Zeit dazwischen vergangen ist, desto besser kann sich dein Gegenüber in die Situation zurückversetzen und nachvollziehen, was du ihm sagen möchtest.
Die Emotionen brodeln noch, denn du und dein Gesprächspartner kommen möglicherweise gerade aus einem nervenaufreibenden Meeting. Das ist keine gute Grundlage, um eine ruhige und konstruktive Unterhaltung zu führen. Die Gefahr, das Gespräch würde sich eher in eine destruktive Richtung bewegen, ist jetzt zu groß. Warte lieber ab, bis sich die Gemüter wieder beruhigt haben.
Lädst du einen Mitarbeiter zum Gespräch, macht ihn das nervös. Schließlich weiß er nicht, was auf ihn zukommt. Gib dein Feedback stets unter vier Augen weiter, denn die Angst, vor Kollegen bloßgestellt zu werden, ist bei Arbeitnehmern oft groß. Bestenfalls bekommen die anderen rein gar nichts vom Gespräch mit, sodass sie im Nachhinein keine unangenehmen Fragen stellen oder gar hinter dem Rücken des Kollegen tuscheln.
Vergiss nicht, Feedback ist etwas Positives. Beginne das Gespräch also beispielsweise mit einem Lob. Teile deinem Gegenüber mit, dass du seine Arbeit schätzt und froh bist, ihn im Team zu haben. Dieser ist dann viel offener für Verbesserungsvorschläge.
Geht es um Punkte, die du als verbesserungswürdig ansiehst, beginnt der unangenehme Teil für deinen Mitarbeiter. Auch, wenn das Gespräch einen positiven und verständnisvollen Grundtenor hat, gibt es schönere Themen für ihn. Beschreibe also ganz genau, auf welche Situation du dich beziehst und wie du diese gern verbessern würdest. Meide dabei verallgemeinernde Worte wie „immer“, „nie“, „alles“ oder „nichts“. Sie rufen eine Abwehrhaltung beim Angesprochenen aus.
Damit Verbesserungsvorschläge auch wirklich ankommen, ist es hilfreich, zu erklären, warum gewisse Dinge für dich so wichtig sind. Sprichst du beispielsweise mit einem Mitarbeiter, der hin und wieder zu spät zu Meetings kommt, dann meide vorwurfsvolle Formulierungen wie: „Du bist ständig unpünktlich.“ Erkläre deinem Gegenüber besser, dass dir durch diese Verspätungen wertvolle Zeit verloren geht, die du dringend an anderer Stelle benötigst.
Die Art und Weise, wie du sprichst, macht etwa 25 % deiner Kommunikation aus. Grund dafür ist, dass die Stimme Emotionen vermittelt. Auch wenn du Verbesserungsvorschläge positiv formulierst, kannst du alles mit einem genervten Tonfall wieder zunichtemachen.
Das Gespräch läuft gerade richtig gut und dein Gegenüber zeigt sich sehr kooperativ und verständnisvoll? Dann reize die Situation nicht aus, sondern sei zufrieden mit dem, was du bereits erreicht hast. Überfordere deinen Gesprächspartner nicht, indem du immer mehr Punkte hervorbringst. Überlege dir im Vorfeld, welche Punkte du vielleicht auch später ansprechen kannst und bewahre die positive Stimmung.
Nun habt ihr offen darüber gesprochen, was gut und was weniger gut läuft. Jetzt ist es wichtig, zu erörtern, wie es in Zukunft weitergehen soll. Teile deinem Gesprächspartner ehrlich mit, welches Verhalten du dir wünschst. Schließlich kann nur das in die Tat umgesetzt werden, was ihr besprochen habt.
Um Feedback richtig zu geben, solltest du dich an einem ruhigen Ort mit deinem Gesprächspartner treffen, an dem euch niemand stört. Leite das Vier-Augen-Gespräch mit ein paar netten Worten ein und zeige deinem Gegenüber, dass seine Arbeit wertgeschätzt wird. Gehe auf spezielle Aufgaben der letzten Tage ein, bei denen dein Gesprächspartner mit guten Leistungen und viel Engagement glänzen konnte. Leite dann geschickt zu möglichen Verbesserungspunkten über. Möglich ist das anschließende Feedback geben mit Beispielen wie: „Mir ist auch aufgefallen, dass… Ich möchte gern mit dir darüber sprechen, wie wir die Sache gemeinsam verbessern können.“
Schildere deine Beobachtung ganz sachlich, ohne etwas hineinzuinterpretieren. So hältst du die Unterhaltung auch für dein Gegenüber offen und schüchterst ihn nicht ein. Presche nicht vor mit Sätzen wie: „Immer gibst du wichtige Dokumente zu spät ab!“ Besser nutzt du beim Feedback geben Beispielsätze wie: „Gestern hast du das Dokument XY etwas später eingereicht, als wir besprochen hatten. Gab es Probleme?“
Frage den Angestellten nach seiner Wahrnehmung der Situation, auf die ihr euch im Gespräch gerade bezieht. Damit gibst du ihm den Raum, seine Sicht der Dinge zu schildern. Zeitgleich zeugt das bei dir von Empathie.
Konntet ihr mögliche Komplikationen aus dem Weg räumen, dann sprich ganz offen an, was du dir für die Zukunft wünschst. Formuliere deinen Wunsch nicht als Forderung, wie beispielsweise: „Lerne endlich, organisierter zu werden!“ Zeige lieber Lösungsmöglichkeiten auf, z.B.: „Gib mir bitte rechtzeitig Bescheid, wenn du dich das nächste Mal verspätest.“
Wer konstruktives Feedback gibt, kann viel bewirken. Wer schlechtes Feedback gibt, kann das auch, aber im negativen Sinn. Konflikte verschärfen sich und niemand findet zueinander. Nicht nur der Inhalt des Feedbacks ist also wichtig, sondern auch, wann und wie du es übermittelst. Diese fünf Fehler solltest du unbedingt vermeiden.
1. Verletze niemanden persönlich, sondern wähle deine Worte bedacht.
2. Platze nicht unkontrolliert mit deinem Feedback heraus. Passe einen guten Moment ab, in dem ein ruhiges Gespräch in einem positiven Umfeld möglich ist.
3. Verurteile niemanden und konzentriere dich nicht auf Fehler.
4. Beschränke dich nicht nur auf deine eigenen Interessen, sondern auf die des gesamten Teams.
5. Halte dich nicht an Schuldzuweisungen auf, sondern sei bemüht, eine gemeinsame Lösung zu finden, die das ganze Team nach vorn bringt.
Wer Feedback erhält, durchläuft ein gewisses Reaktionsspektrum, das in der Wissenschaft als das sogenannte SARA-Modell bekannt ist. Dahinter verbergen sich vier Phasen, die dem Modell seinen Namen geben:
1. Shock (Schock)
2. Anger (Wut)
3. Resistenz (Widerstand)
4. Acceptance (Akzeptanz)
Diese wollen wir uns nun etwas genauer anschauen.
Wer in Form von Feedback auf einen Fehler oder eine verbesserungswürdige Angelegenheit angesprochen wird, ist erst einmal geschockt. Die Person möchte das gar nicht wahrhaben und denkt im ersten Moment: „Da muss jemand anderes einen Fehler gemacht haben!“ In dieser Phase treffen Eigen- und Fremdwahrnehmung aufeinander und der Angesprochene braucht erst einmal Zeit, um das zu verarbeiten.
Es schließt sich eine Phase an, in der der Angesprochene versucht, die Schuld anderen Personen oder gewissen Umständen zuzuweisen. Selbstreflexion fällt nicht jedem leicht, also schaltet man schnell auf Abwehr und schiebt die Verantwortung von sich.
Diese Phase ist für die Person, die das Feedback geäußert hat, die wohl schwierigste Phase. Der Angesprochene sucht die Schuld nicht mehr bei anderen. Er ist nun vielmehr auf der Suche nach Gründen, warum man gewisse Dinge nicht von ihm verlangen könne.
Im Idealfall schließt sich zum Schluss die Phase der Akzeptanz an. Der Angesprochene versteht, dass das Feedback keineswegs böse oder verletzend gemeint war. Er beginnt, zu reflektieren und sieht ein, dass sein Handeln verbesserungswürdig ist. Nun ist der Weg endlich frei, um weiter voranzuschreiten. Wichtig ist es, dem Angesprochenen Zeit zum Nachdenken zu geben und ihn nicht unter Druck zu setzen.
Ein weiteres Modell, das wir an dieser Stelle erwähnen möchten, ist die sogenannte „WWW-Regel“. Sie erleichtert es Führungskräften enorm, Feedback so zu äußern, dass sich niemand kritisiert oder persönlich angegriffen fühlt. Im Grunde geht es darum, weg von einem anschuldigend klingenden Ton zu kommen. Die drei W’s stehen für:
- Wahrnehmung
- Wirkung
- Wunsch
Los geht es also damit, zu schildern, was du beobachtet hast. Erläutere im Anschluss, wie das Ganze auf dich wirkt bzw. was es für Folgen nach sich zieht. Zu guter Letzt formulierst du einen Wunsch und beschreibst, wie es in Zukunft idealerweise weitergehen sollte.
Wie wichtig es ist, dem Thema Feedback mehr Beachtung zu schenken, zeigt der Gallup Engagement Index aus dem Jahr 2016. Gerade einmal 45 % der befragten Arbeitnehmer hatten in den letzten sechs Monaten ein Gespräch mit dem Arbeitgeber über die eigenen Leistungen. Nur 14 % berichteten, dass sie regelmäßig darüber sprechen.
Etwa ein Drittel der teilnehmenden Arbeitnehmer beschrieben die Rückmeldung, die sie bezüglich ihrer Leistung bekommen, als konstruktiv. Über 60 % erhalten also keine Unterstützung durch Feedback und das ist eindeutig zu viel. Somit geht eine Menge Potenzial verloren.
Das wiederum bestätigt eine Metaanalyse von Fred Luthans und Alexander D. Stajkovic, veröffentlicht im Jahr 1999. Darin konnten die beiden aufzeigen, dass konstruktives Feedback die Produktivität der Probanden deutlich höher ansteigen ließ, als eine Lohnerhöhung.
Wann bist du selbst das letzte Mal auf deinen Arbeitgeber zugegangen und hast ihn um Feedback gebeten? Das ist sicher schon eine Weile her, nicht wahr? Dabei ist es so wichtig, im Gespräch zu bleiben, denn nur so kannst du dich weiterentwickeln. Viele Personen scheuen sich davor, nach Feedback zu fragen, denn sie fürchten, statt konstruktiver Bemerkungen Kritik zu ernten. Selbstverständlich können Kritikpunkte Teil des Feedbacks sein, doch hinzu kommen auch Verbesserungsvorschläge, wertvolle Hinweise und natürlich Lob.
Holst du dir regelmäßig Feedback ein, bewahrst du dich selbst davor, dich in eine völlig falsche Richtung zu entwickeln. Doch wichtig ist nicht nur die Frage selbst, sondern auch, wem du sie stellst. Bitte eine Person um Feedback, die die nötige fachliche Kompetenz aufweist, um dir eine qualifizierte Einschätzung zu geben. Den Praktikanten nach einer Einschätzung zu fragen, macht wenig Sinn. Wende dich lieber an Alteingesessene mit viel Erfahrung.
Selbstverständlich sollte das Feedback ehrlich sein. Suche Rat bei jemandem, der keine Scheu davor hat, die Karten auf den Tisch zu legen. Zeige der Person, an die du dich wendest, dass dir ihr Feedback wirklich wichtig ist und höre aufmerksam zu. Bedanke dich im Anschluss für die Zeit und die Offenheit. Lasse dir danach alles Genannte in Ruhe durch den Kopf gehen und überlege, welche Anregungen du umsetzen kannst.
Richtig Feedback geben ist ein wichtiger Grundstein auf dem Weg zum Erfolg. Nur wenn du regelmäßig im Austausch mit dem Rest des Teams stehst, werdet ihr die Karriereleiter sicher hinaufklettern. Berufliche und persönliche Entwicklung sind eng miteinander verknüpft. Das Leben verändern, sich auf Neues einlassen – diese Schritte sind schwerer, als es im ersten Moment aussieht.
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