Viel Aufwand, und der Nutzen zeigt sich erst viel später – das denken viele Unternehmer, wenn es ums Qualitätsmanagement geht. Dabei ist ein verlässliches QM-System unverzichtbar, wenn du nach vorne kommen willst. Schließlich brauchst du klare Strategien, um effizient zu arbeiten. Gerade bei festgefahrenen Strukturen kann eine Neuorientierung sinnvoll sein.
Vor der Definition für Qualitätsmanagement kommt eine Kurzerklärung zur Qualität: Diese bezieht sich auf die Erfüllung von Anforderungen. Wenn etwas von geringer Qualität ist, erfüllt es die Anforderungen nicht. Eine hohe Qualität bedeutet hingegen, dass alles passt. Übrigens stehen nicht nur die Kundenanforderungen auf dem Prüfstand: Auch innerhalb der Produktionskette und in anderen Unternehmensbereichen sollte alles zufriedenstellend ablaufen.
Die Qualitätsmanagementnorm beinhaltet die Anforderungen des Managementsystems in der Firma bzw. Organisation. Anders ausgedrückt: Sie setzt den Standard, den die Produkte und/oder Leistungen im Rahmen des Qualitätsmanagements erfüllen sollen. Auf der einen Seite sind also die Anforderungen, auf der anderen das reale Produkt (oder die Leistung). Die Qualitätsbewertung zeigt, ob es Diskrepanzen zwischen dem Geforderten und dem Realisierten gibt. Ein wichtiger Pfeiler ist die Kundenorientierung: Alle Produkte und Leistungen sollen den Kundenanforderungen entsprechen.
Weitere wichtige Punkte der Qualitätsmanagement-Definition:
Die Hauptaufgabe des Qualitätsmanagements besteht darin, eine bessere Qualität im Unternehmen zu erzeugen. Dafür sind genaue Definitionen nötig. Ein QM-System bildet den Kern des Ganzen. Es bündelt alle Regeln, Prozesse und Zuständigkeiten im Unternehmen. Wie lässt sich die Qualität erzeugen und wer trägt etwas dazu bei? Genau diese Punkte sind im QM-System beschrieben.
Das Ziel besteht darin, den unternehmerischen Erfolg zu sichern. Es gilt also, die wirtschaftlichen Ziele umzusetzen. Verschiedene Maßnahmen sind möglich – oft lassen sich mehrere miteinander verbinden:
In einem guten QM-System sind diese Ziele eng miteinander verknüpft: So lassen sich die anstehenden Aufgaben gemeinsam angehen.
Die Qualitätsmanagementnorm ISO 9001 gibt ein QM-Konzept vor. Sie enthält die Mindestanforderungen für die Einführung eines QMS. Wenn es darum geht, das ISO 9001 QM-System zu etablieren, brauchst du eine starke Führungsebene. Die Verantwortlichen müssen mit den Inhalten dieser Norm vertraut sein, um die Forderungen zu erfüllen. Darum ist es sinnvoll, einen kompetenten QM-Beauftragten im Unternehmen zu haben. Ein ausgebildeter Qualitätsmanager versteht die Inhalte und kann das QMS konsequent durchsetzen.
Abhängig von der Größe des Betriebs kann es sinnvoll sein, dass alle Führungskräfte eine Ausbildung zum QM-Beauftragten machen. Wenn sich das ganze Team auskennt, lässt sich die ISO 9001 besser etablieren.
Die Definition der ISO 9001 lässt mit einem Blick auch den offiziellen Namen aufschlüsseln. Die korrekte Norm-Version heißt DIN EN ISO 9001:2015-11.
Wenn ein Unternehmen das aktuelle QM-System nach der ISO 9001 umsetzt, kann es sich entsprechend zertifizieren lassen.
Das zentrale Qualitätsmanagement erfordert ein paar zielgerichtete Maßnahmen. Auf der einen Seite befasst es sich mit neuen Strukturierungen, auf der anderen Seite steht der unternehmerische Erfolg. Vor allem die strategischen und operativen Aspekte stehen dabei im Mittelpunkt. Grundsätzlich soll das QM jedoch ganzheitlich funktionieren. Von der ersten Anforderungserfassung bis zur Erfüllung stehen die Produkte und Dienstleistungen unter QM-Kontrolle. Auch für die Arbeitsabläufe und organisatorischen Aufgaben gibt es ein durchgängiges Qualitätsmanagement.
Die ganzheitliche Sicht macht es dir leicht, eventuelle Probleme und Leerstellen zu erkennen. Veraltete Strukturen lassen sich überarbeiten und bisherige Mängel bekommen mehr Beachtung. Mit einem modernen QM-System bekommt das gesamte Umfeld mehr Dynamik. Hier zeigt sich, wie zukunftsorientiert Qualitätsmanagement sein kann.
Außerdem hat das QM eine wichtige Vermittlerfunktion. Bei der zielstrebigen Orientierung geht es nicht nur um die Kundenanforderungen der Unternehmen. Das Qualitätsmanagement bezieht sich auch auf andere Aspekte, beispielsweise auf behördliche Richtlinien und auf die Anforderungen von Geschäftspartnern. Das QM-System bündelt die verschiedenen Anforderungen und zeigt mögliche Konflikte auf. Mit den geeigneten QM-Tools lassen sich grundlegende Probleme und einzelne Punkte klären. Unter anderem befassen sich die QM-Beauftragten mit diesen Fragen:
Anhand dieser Fragestellungen zeigt sich, in welche Bereiche ein erfolgreiches QM-System eindringt und wie wichtig ein starker Zusammenhalt ist. Die QM-Beauftragten übernehmen dabei zumindest die Moderatorenrolle. Teilweise ist auch Führungsqualität gefragt.
Zu den zielführenden Werkzeugen im Qualitätsmanagement gehört das Prozessmanagement. Dieses Thema erfordert die Zusammenarbeit der QM-Abteilung mit einer anderen Einheit. In einem kleinen Unternehmen reicht es vielleicht aus, Prozessverantwortliche zu bestimmen. Doch oft brauchst du zusätzlich eine genaue Rollendefinition. Diese beinhaltet unter anderem die Qualifikation für den Posten. Hat der Verantwortliche die Fähigkeiten, die seine neue Rolle erfordert? Dies ist im Zuge der Qualitätssicherung ein wesentlicher Punkt.
Für die kontinuierliche Pflege des Qualitätsmanagements brauchst du eine klare Sicht auf die Dinge und fundiertes Fachwissen. Nur mit dem entsprechenden Know-how erkennen die Qualitätsmanager das Verbesserungspotenzial. Fähige Prozessverantwortliche sind schwer zu finden. Mit einer Weiterbildung für die Führungskräfte kommst du jedoch einen großen Schritt nach vorne. Gegebenenfalls findet eine Abstimmung mit den Personalverantwortlichen statt. Dies ist wichtig, um die Rollen zwischen der QM-Abteilung, der Führungsebene und den anderen Mitarbeitern zu klären.
Die Einführung eines QM-Systems in das Unternehmen bedeutet zunächst einen hohen Aufwand. Du musst Zeit und Geld investieren, bevor sich die ersten Erfolge zeigen. Doch wenn das Grundverständnis da ist und die optimierten Anwendungen laufen, profitiert dein Betrieb langfristig davon. Der Zeit- und Kostenaufwand für das neue Qualitätsmanagement lässt sich nicht pauschal einschätzen. Die Zertifizierung ISO 9001 erfordert eine gewisse Vorbereitung. Doch eine genaue Planung hilft dir dabei, das QM-Projekt effizient zu realisieren. Viele Kleinunternehmer kennen sich mit den grundlegenden QM-Themen aus: Hier lässt sich das System relativ zügig einrichten. Doch unvorbereitete Unternehmer erwarten oft einen kurzfristigen Erfolg und wünschen eine sofortige Projekteinschätzung.
Der Nutzen des Qualitätsmanagements zeigt sich jedoch erst später, im Anschluss an die Lückenanalyse, Projektplanung, Definition und Einrichtung.
Im Anschluss an die Einrichtung des QMS folgt die Qualitätsmanagement-Pflege. Diese dient der fortlaufenden Verbesserung des QMS selbst und damit auch dem Unternehmenserfolg. In der Praxis kommen viele Störfaktoren dazwischen. Das operative Geschäft lässt wenig Zeit für die QM-Überwachung. Doch nur mit einem konsequenten Qualitätsmanagement gelingt es dir, dein Unternehmen erfolgreich zu leiten.
Wenn alles gut läuft, kommen die positiven Aspekte zum Tragen. Der Nutzen von Qualitätsmanagement für das Unternehmen zeigt sich unter anderem in diesen Punkten:
Auch die Mitarbeiter profitieren von dem QMS. Durch die klaren Strukturen werden die Arbeitsbedingungen besser, gleichzeitig fällt die interne Kommunikation leichter. Die Steigerung der Qualität erhöht die Sicherheit des Jobs. Dazu kommen die stärkere Eigenverantwortung und die Motivation.
Für die Kunden gibt es ebenfalls positive Aspekte: Das ISO 9001 Zertifikat ist ein neutraler Nachweis der Qualität und sorgt so für Sicherheit. Die aktuellen Ergebnisse lassen sich gut zurückverfolgen. Mit der konsequenten Einhaltung der geltenden Standards ist eine langfristige Kundenbindung gewährleistet.
So abstrakt viele Themen im QM klingen: Die ISO 9001 hält konkrete Richtlinien für die Qualitätsstandards fest. Im Vordergrund stehen sieben Grundsätze, die hier in einer Kurzfassung zusammengestellt sind. Kundenorientierung und nachhaltiger Erfolg sind eng miteinander verbunden. Die Erwartungen von Kunden oder beteiligten Personen sollen mindestens erfüllt werden – im Optimalfall sogar übertroffen. So entsteht ein Mehrwert, der die Nachhaltigkeit des Unternehmens stärkt.
Führung bzw. Leadership – diese Begriffe stehen für die Vorbildfunktion der qualifizierten Führungskräfte. Die Verantwortlichen tragen einen großen Teil zum Unternehmenserfolg bei. Das aktive Engagement der beteiligten Personen wirkt sich positiv auf die Qualität aus: Motivation ist ein wesentlicher Faktor. Ein prozessorientierter Ansatz sorgt für laufende Verbesserungen. Nur wenn die grundlegenden Prozesse reibungslos laufen, lassen sich Fehler vermeiden. Vor allem die Schnittstellen sind ein empfindlicher Punkt.
Der Verbesserungsprozess gehört zu den Kernzielen des Qualitätsmanagements. Er basiert auf einem systematischen Vorgehen, das von der Fehleranalyse bis zur konstanten Weiterentwicklung reicht. Durch faktengestützte Entscheidungsfindung lassen sich subjektive Meinungen aus sondieren. Eindeutige Daten stehen im Vordergrund, wenn Entscheidungen fällig sind.
Das Beziehungsmanagement bezieht alle betroffenen Stakeholder mit ein. So lassen sich die verschiedenen Wünsche berücksichtigen. Das stärkt die guten Beziehungen im Unternehmen und mit externen Partnern.
Der Qualitätsmanager ist dafür verantwortlich, die anderen Mitarbeiter zu unterstützen, damit sie ihre Arbeit zuverlässig erledigen können. Neben dem Fachwissen sind hier soziale Kompetenzen gefragt. Mit einer Weiterbildung im Qualitätsmanagement bereitest du dich auf die vielfältigen Aufgabenbereiche vor. Die spezielle Ausbildung befähigt die Qualitätsmanager dazu, die Qualität von Produkten und Leistungen zu prüfen. Das ist keine einfache Aufgabe, denn viele Abteilungen und Mitarbeiter sind an den verschiedenen Prozessen beteiligt. Wenn irgendwo ein Fehler passiert, wirkt sich dies auf das Endprodukt aus. Die Qualität stimmt dann nicht mehr. Dadurch fallen zusätzliche Kosten an oder die Kunden werden unzufrieden.
Um das zu vermeiden, behält der QM-Beauftragte alle Prozesse im Blick. Einkauf, Verarbeitung und Auslieferung: Bei fast allen Arbeitsabläufen gibt es ein gewisses Verbesserungspotenzial. Durch die Optimierung kann das Unternehmen schneller auf neue Anforderungen reagieren. Gleichzeitig ist der Qualitätsmanager dafür verantwortlich, dass die unternehmensinternen Standards und die Norm ISO 9001 eingehalten werden.
Vor der Zeit der ISO Norm ging es in den Unternehmen eher um Fehlerbehebung. Heute möchten die Firmen Fehler vermeiden. Aus diesem Grund ist die Planung so wichtig. Wer die Risiken kennt, kann sie umgehen oder zumindest verringern. Genau dies ist das Ziel des Qualitätsmanagements. Wenn der QM-Beauftragte diese Motivation gut kommuniziert, lassen sich die Mitarbeiter davon überzeugen. So tritt der Qualitätsmanager als eine Art Coach auf, der den Kollegen das qualitätsorientierte Denken näherbringt.
Für die verschiedenen Aufgaben im Qualitätsmanagement ist eine umfassende Ausbildung erforderlich. Im Rahmen dieser Weiterbildung geht es nicht nur um Fachkenntnisse, sondern auch um soziale Kompetenzen. Hast du das Zeug zum Qualitätsmanager? Oder bietet sich ein bestimmter Mitarbeiter für die Qualitätsmanagement-Aufgaben an?
Die vielfältigen Ansprüche an den Qualitätsmanager erfordern einen selbstbewussten Auftritt. Präzision auf der einen Seite, Verständnis für die Kollegen auf der anderen Seite – dazwischen liegen viele weitere Fähigkeiten. Analytisches Denken ist gefragt, ein gutes Gedächtnis, eine ordentliche Arbeitsweise und eine schnelle Auffassungsgabe, all diese Talente helfen dem Qualitätsmanager bei seiner Arbeit. Bei der internen Kommunikation ist ein offenes und selbstsicheres Verhalten wichtig. Immer wieder müssen sich die QM-Beauftragten durchsetzen und teilweise diplomatisch verhandeln. Jede Abteilung, jeder Mitarbeiter hat seine eigenen Prioritäten: Darunter darf das QMS aber nicht leiden.
Qualitätsmanager müssen gelegentlich komplexe Diagramme erstellen und gut erklären können. Interne Präsentationen gehören ebenso zu ihren Aufgaben wie die Qualitätsmanagement-Weiterbildung für andere Mitarbeiter. Bei solchen Schulungen sind didaktische Fähigkeiten hilfreich.
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