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Flexibles Arbeiten – so gelingt das zeitgemäße Arbeitsmodell

Lesezeit von 7 Minuten
Flexibles Arbeiten – so gelingt das zeitgemäße Arbeitsmodell

Flexibles Arbeiten bedeutet, von überall aus arbeiten und dir deinen Arbeitsalltag frei einteilen zu können. Die Kehrseite: Schlimmstenfalls bist du immer erreichbar und hast keine klare Grenze mehr zwischen Arbeits- und Freizeit. Flexibles Arbeiten ist die Richtung, in die sich die Arbeitswelt derzeit bewegt. Dieser Transformationsprozess fordert Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermaßen heraus.

Was genau ist flexibles Arbeiten?

Der Begriff „flexibles Arbeiten“ bezeichnet verschiedene Bereiche. Im Wesentlichen kann eine Arbeit bezüglich der Zeiteinteilung und bezüglich des Standorts flexibel sein. Am bekanntesten ist hier die Gleitzeit, bei der ein Arbeitnehmer selbst bestimmen kann, wann er seine Arbeit beginnt und wann er sie beendet. Neben den flexiblen Arbeitstagen gibt es auch die flexible Arbeitswoche. Hier kann ein Arbeitnehmer seine 35 bis 40 wöchentlichen Arbeitsstunden selbständig auf die fünf Arbeitstage verteilen und sich gegebenenfalls einen freien Tag schaffen. Andere Alternativen für flexibles Arbeiten in Bezug auf die zeitliche Einteilung sind Teilzeitarbeit oder Jobsharing.

Was die Flexibilität des Standorts betrifft, so ist es beim flexiblen Arbeiten möglich, auch aus dem Homeoffice oder von verschiedenen anderen selbst gewählten Standorten aus zu arbeiten. Auch eine Mischung aus Büro und Homeoffice ist möglich, genauso wie ein regelmäßiger oder nur teilweiser Wechsel des Standorts.

Flexibles Arbeiten Modelle

Durch verschiedene Modelle des flexiblen Arbeitens gehen Arbeitgeber auf die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter ein. Sie werden aber auch einem unterschiedlich hohen Arbeitsaufkommen gerecht. Die Vertrauensarbeitszeit oder das Lebensarbeitszeitkonto spielen in diesem Kontext eine wichtige Rolle.

Die Flexibilität des Standorts entspricht den modernen Anforderungen der digitalisierten Welt. In der Regel ist es heutzutage nicht mehr nötig, dass ein Arbeitnehmer immer im Büro anwesend sein muss. Mobiles Arbeiten und Homeoffice bieten ihm größere Freiheiten, die ihre spezifischen Vor- und Nachteile haben.

Die unterschiedlichen flexibles-Arbeiten-Modelle sind gut für Motivation und Produktivität der Mitarbeiter. Sie lassen sich besser an den eigenen Lebensentwurf anpassen und gewähren eine größere Work-Life-Balance als ein starrer 9-bis-17-Uhr-Arbeitstag im Büro. Auch die Erfahrungen während der Corona-Lockdowns haben bewiesen, dass viele Arbeitnehmer im Homeoffice produktiver sind als im Büro. Es entfallen ausgedehnte Kaffeepausen und lange Tratschereien mit Kollegen, während die Arbeitszeit ohne Ablenkungen besser und konzentrierter genutzt wird.

Voraussetzungen für flexibles Arbeiten

Damit aber flexibles Arbeiten Modelle erfolgreich in der Praxis umgesetzt werden können, gilt es, einige Voraussetzungen zu erfüllen:

  • Der Arbeitgeber muss seinen Arbeitnehmern vertrauen können.
  • Die Rahmenbedingungen müssen eindeutig definiert werden.
  • Mitarbeiter sollten selbst entscheiden, in welchem Umfang sie im Büro arbeiten möchten.
  • Kriterien für die Leistungsmessung der Mitarbeiter müssen vorab festgelegt und schriftlich dokumentiert werden.
  • Auch Mitarbeiter, die nicht physisch anwesend sind, benötigen Führung. Feedback sollte aber nicht nur über Mails erfolgen, sondern möglichst in persönlichen Gesprächen und Telefonaten.
  • Es obliegt dem Arbeitgeber, für ein funktional ausgestattetes Homeoffice zu sorgen. Auch sollte er gängige Ruhezeiten einhalten und seine Mitarbeiter nicht rund um die Uhr mit Mails und Anrufen behelligen.
  • Gerade wenn Teams online arbeiten, muss die Führungskraft umso stärker darauf achten, dass ein Gemeinschaftsgefühl entsteht und erhalten bleibt. Teamevents sind deshalb im Homeoffice noch wichtiger als bei Teams, die sich täglich physisch begegnen.
  • Teammeetings sollten weiterhin stattfinden, mit der entsprechenden Software ist das auch virtuell problemlos möglich.
  • Flexibles Arbeiten muss mit der Unternehmenskultur und den vorherrschenden Werten übereinstimmen, damit es erfolgreich umgesetzt werden kann.
  • Auch in einem virtuellen Team brauchen neue Mitarbeiter ein umfassendes Onboarding, damit sie gut ankommen.
flexibles arbeiten modelle

Fünf Vorteile der flexiblen Arbeit

  1. Zugriff auf einen größeren Talentpool

Flexibles Arbeiten erlaubt es Arbeitnehmern, ihr Team mit Menschen aus der ganzen Welt zu besetzen. Es ist nicht mehr erforderlich, dass diese umziehen, damit sie die Arbeitsstelle antreten

2. Senkung von Kosten

Stellen ein Unternehmen oder zumindest einzelne Abteilungen komplett auf flexibles Arbeiten um, lassen sich dadurch Kosten für die Räumlichkeiten und Nebenkosten einsparen.

3. Zeitersparnis und effizienteres Arbeiten

Auch Mitarbeiter sparen sich Kosten, etwa für den Transport oder für die Kinderbetreuung. Zudem sparen sie sich die täglichen Wege zum Arbeitsplatz. Sie haben die Möglichkeit, sich ihren Arbeitstag selbst einzuteilen und können dann arbeiten, wenn sie persönlich am effizientesten sind – ob das früh am Morgen oder spät abends der Fall ist.

4. Gesteigerte Mitarbeitermotivation

Die Flexibilität, freie Zeit- und Ortgestaltung wirkt auf die meisten Mitarbeiter motivierend. Ihr Job gefällt ihnen besser und sie bringen mehr Motivation auf, ihre Arbeit gut zu erledigen.

5. Weniger Fehlzeiten und Fluktuation

Auch Fehlzeiten lassen sich durch flexibles Arbeiten reduzieren: Wer etwas verschnupft ist, aber nicht zur Arbeit muss, ist eher bereit, von zu Hause zu arbeiten. Hier läuft er nicht Gefahr, seine Kollegen anzustecken. Da sich Mitarbeiter zu Hause ihren idealen Arbeitsplatz schaffen können, der perfekt auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist, sind sie meist zufriedener damit als mit einem Arbeitsplatz im Großraumbüro. Das beugt wiederum einer gesteigerten Fluktuation vor.

Wie funktioniert flexibles Arbeiten?

Es gibt verschiedene Ansätze für flexibles Arbeiten. In einer Firma kann das bedeuten, dass ein Mitarbeiter komplett oder teilweise aus dem Homeoffice arbeitet. Eine andere Firma ermöglicht den Mitarbeitern eine Gleitzeit – sie entscheiden selbst, wann sie ins Büro kommen und nachhause gehen. Andere Unternehmen geben nur die wöchentliche Arbeitszeit vor und die Mitarbeiter sind frei, die Stunden auch an weniger als fünf Tagen einzuarbeiten.

Manche Unternehmen bieten Langzeitarbeitskonten, mit deren Hilfe sich Mitarbeiter Überstunden über die Jahre ansammeln. Das ermöglicht ein Sabbatical oder den früheren Eintritt in den Ruhestand.

Wie kann ich mich auf flexible Arbeit einstellen?

Der größte Vorteil der flexiblen Arbeit ist für dich als Arbeitnehmer, dass du viel Freiheit gewinnst. Du kannst dir deinen idealen Arbeitsplatz nach deinen individuellen Vorstellungen gestalten. Mach dir daher bewusst, in welcher Umgebung du am produktivsten bist. Was brauchst du unbedingt und was lenkt dich ab? Wie kannst du dich so organisieren, dass du möglichst effizient arbeitest?

Bei einer nüchternen Bestandsaufnahme stellst du vielleicht fest, dass flexibles Arbeiten gar nichts für dich ist. Falls es für deinen Traumjob aber keine Alternative gibt, solltest du hier dennoch nicht aufgeben. Überlege stattdessen lieber, was du wie gestalten musst, damit du bei diesem Arbeitsmodell erfolgreich arbeiten kannst.

Was muss ich als Arbeitnehmer beachten?

Wenn du als Arbeitnehmer flexibel arbeitest, gilt es auch für dich, bestimmte Regeln zu beachten, damit Arbeits- und Freizeit nicht zu sehr verschwimmen und du dich schnell auf einen Burnout zubewegst.

  • Frag dich zunächst, ob flexibles Arbeiten das richtige für dich ist. Kannst du mit dieser Freiheit umgehen oder benötigst du klare Strukturen?
  • Wenn du flexibel arbeitest, bist du selbst für deine Tagesgestaltung verantwortlich. Lege klar fest, wann du arbeitest und wann du Feierabend machst – und halte dich daran!
  • Mach auch deinem Chef klar, dass flexibles Arbeiten nicht bedeutet, dass du jederzeit erreichbar bist.
  • Durch flexibles Arbeiten übernimmst du mehr Verantwortung. Eigne dir entsprechend eine unternehmerische Denkweise an.
  • Da ihr euch nicht täglich persönlich seht, ist die Kommunikation mit deinem Arbeitgeber besonders wichtig. Aufgaben, Prozesse und Termine solltest du ihm klar kommunizieren.
  • Setze dir klare Ziele, die du durch flexibles Arbeiten erreichen möchtest.
  • Finde deinen perfekten Arbeitsrhythmus. Dieser passt sowohl zu deinem persönlichen Tagesrhythmus als auch zu den Prozessen in deinem Team.
  • Besonders wichtig beim virtuellen Arbeiten ist ein professionelles Wissensmanagement. Dein Team sollte sich auf ein eindeutiges Ablagesystem einigen, sodass jedermann benötigte Inhalte jederzeit auffindet.
  • Auch beim online Arbeiten ist der Austausch mit Kollegen wichtig – sowohl über die Arbeit selbst als auch die Pflege einer guten kollegialen Beziehung.
  • Beim flexiblen Arbeiten in deinen eigenen vier Wänden bist du selbst dafür verantwortlich, dir ein produktives Umfeld zu schaffen, deine Stärken auszubauen und deine Schwächen zu kompensieren. Verfügst du von Haus aus über einen hohen Grad an Disziplin, fällt dir das wesentlich leichter. Falls nicht, musst du herausfinden, wie du deine Leistungen am besten steigerst.
flexibles arbeiten von zu hause

Flexibles Arbeiten: Was muss ich als Führungskraft beachten?

Kommunikation ist die Grundlage für eine effektive Führung aus dem Homeoffice. Projektplanungstools oder Übersichtstabellen sollten stets auf dem neuesten Stand sein. Als Führungskraft fällt dir die Rolle eines Moderators zu – du solltest jeden in deinem Team über die aktuellen Zwischenstände informieren. Auch für die Motivation deiner Mitarbeiter kannst du mit einer guten Kommunikation sorgen. Sie müssen wissen, dass ihre Arbeit sinnstiftend ist, dann sind sie auch intrinsisch motiviert.

Du siehst deine Mitarbeiter nicht mehr täglich im Büro, daher ist es umso wichtiger, dass du ihnen vertrauen kannst. Was die Arbeitszeiten betrifft, so solltest du deinem Team eine freie Gestaltung seines Arbeitstages ermöglichen. Du kannst aber bestimmte Kernzeiten festlegen, zu denen etwa Meetings oder Calls stattfinden und jeder verfügbar sein muss.

Wichtig ist auch, dass die Zeiterfassung gut funktioniert. Dazu gibt es verschiedene Tools, die ihr einsetzen könnt. Dies dient vor allem dem Schutz deiner Mitarbeiter für Überlastung. Es ist schwierig, im Homeoffice eine klare Grenze zwischen Arbeits- und Freizeit zu ziehen. Unterstütze dein Team dabei, indem ihr die erbrachten Stunden dokumentiert und im Blick behaltet.

Fazit

Flexibles Arbeiten ist in Zeiten der digitalen Transformation und der Pandemie aktueller denn je. Es gibt verschiedene Konzepte, wie flexibles Arbeiten erfolgreich gelingen kann. Zum einen sind Arbeitnehmer gefordert, sich gut zu strukturieren und eine hohe Eigeninitiative zu entwickeln. Auf der anderen Seite obliegt es dem Arbeitgeber, die Rahmenbedingungen für ein funktionierendes Homeoffice zu schaffen und seine Mitarbeiter mit der richtigen Kommunikationsstrategie und einer zeitgemäßen digitalen Führung zu motivieren.

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