Flexibles Arbeiten bedeutet, von überall aus arbeiten und dir deinen Arbeitsalltag frei einteilen zu können. Die Kehrseite: Schlimmstenfalls bist du immer erreichbar und hast keine klare Grenze mehr zwischen Arbeits- und Freizeit. Flexibles Arbeiten ist die Richtung, in die sich die Arbeitswelt derzeit bewegt. Dieser Transformationsprozess fordert Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermaßen heraus.
Der Begriff „flexibles Arbeiten“ bezeichnet verschiedene Bereiche. Im Wesentlichen kann eine Arbeit bezüglich der Zeiteinteilung und bezüglich des Standorts flexibel sein. Am bekanntesten ist hier die Gleitzeit, bei der ein Arbeitnehmer selbst bestimmen kann, wann er seine Arbeit beginnt und wann er sie beendet. Neben den flexiblen Arbeitstagen gibt es auch die flexible Arbeitswoche. Hier kann ein Arbeitnehmer seine 35 bis 40 wöchentlichen Arbeitsstunden selbständig auf die fünf Arbeitstage verteilen und sich gegebenenfalls einen freien Tag schaffen. Andere Alternativen für flexibles Arbeiten in Bezug auf die zeitliche Einteilung sind Teilzeitarbeit oder Jobsharing.
Was die Flexibilität des Standorts betrifft, so ist es beim flexiblen Arbeiten möglich, auch aus dem Homeoffice oder von verschiedenen anderen selbst gewählten Standorten aus zu arbeiten. Auch eine Mischung aus Büro und Homeoffice ist möglich, genauso wie ein regelmäßiger oder nur teilweiser Wechsel des Standorts.
Durch verschiedene Modelle des flexiblen Arbeitens gehen Arbeitgeber auf die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter ein. Sie werden aber auch einem unterschiedlich hohen Arbeitsaufkommen gerecht. Die Vertrauensarbeitszeit oder das Lebensarbeitszeitkonto spielen in diesem Kontext eine wichtige Rolle.
Die Flexibilität des Standorts entspricht den modernen Anforderungen der digitalisierten Welt. In der Regel ist es heutzutage nicht mehr nötig, dass ein Arbeitnehmer immer im Büro anwesend sein muss. Mobiles Arbeiten und Homeoffice bieten ihm größere Freiheiten, die ihre spezifischen Vor- und Nachteile haben.
Die unterschiedlichen flexibles-Arbeiten-Modelle sind gut für Motivation und Produktivität der Mitarbeiter. Sie lassen sich besser an den eigenen Lebensentwurf anpassen und gewähren eine größere Work-Life-Balance als ein starrer 9-bis-17-Uhr-Arbeitstag im Büro. Auch die Erfahrungen während der Corona-Lockdowns haben bewiesen, dass viele Arbeitnehmer im Homeoffice produktiver sind als im Büro. Es entfallen ausgedehnte Kaffeepausen und lange Tratschereien mit Kollegen, während die Arbeitszeit ohne Ablenkungen besser und konzentrierter genutzt wird.
Damit aber flexibles Arbeiten Modelle erfolgreich in der Praxis umgesetzt werden können, gilt es, einige Voraussetzungen zu erfüllen:
Flexibles Arbeiten erlaubt es Arbeitnehmern, ihr Team mit Menschen aus der ganzen Welt zu besetzen. Es ist nicht mehr erforderlich, dass diese umziehen, damit sie die Arbeitsstelle antreten
2. Senkung von Kosten
Stellen ein Unternehmen oder zumindest einzelne Abteilungen komplett auf flexibles Arbeiten um, lassen sich dadurch Kosten für die Räumlichkeiten und Nebenkosten einsparen.
3. Zeitersparnis und effizienteres Arbeiten
Auch Mitarbeiter sparen sich Kosten, etwa für den Transport oder für die Kinderbetreuung. Zudem sparen sie sich die täglichen Wege zum Arbeitsplatz. Sie haben die Möglichkeit, sich ihren Arbeitstag selbst einzuteilen und können dann arbeiten, wenn sie persönlich am effizientesten sind – ob das früh am Morgen oder spät abends der Fall ist.
4. Gesteigerte Mitarbeitermotivation
Die Flexibilität, freie Zeit- und Ortgestaltung wirkt auf die meisten Mitarbeiter motivierend. Ihr Job gefällt ihnen besser und sie bringen mehr Motivation auf, ihre Arbeit gut zu erledigen.
5. Weniger Fehlzeiten und Fluktuation
Auch Fehlzeiten lassen sich durch flexibles Arbeiten reduzieren: Wer etwas verschnupft ist, aber nicht zur Arbeit muss, ist eher bereit, von zu Hause zu arbeiten. Hier läuft er nicht Gefahr, seine Kollegen anzustecken. Da sich Mitarbeiter zu Hause ihren idealen Arbeitsplatz schaffen können, der perfekt auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist, sind sie meist zufriedener damit als mit einem Arbeitsplatz im Großraumbüro. Das beugt wiederum einer gesteigerten Fluktuation vor.
Es gibt verschiedene Ansätze für flexibles Arbeiten. In einer Firma kann das bedeuten, dass ein Mitarbeiter komplett oder teilweise aus dem Homeoffice arbeitet. Eine andere Firma ermöglicht den Mitarbeitern eine Gleitzeit – sie entscheiden selbst, wann sie ins Büro kommen und nachhause gehen. Andere Unternehmen geben nur die wöchentliche Arbeitszeit vor und die Mitarbeiter sind frei, die Stunden auch an weniger als fünf Tagen einzuarbeiten.
Manche Unternehmen bieten Langzeitarbeitskonten, mit deren Hilfe sich Mitarbeiter Überstunden über die Jahre ansammeln. Das ermöglicht ein Sabbatical oder den früheren Eintritt in den Ruhestand.
Der größte Vorteil der flexiblen Arbeit ist für dich als Arbeitnehmer, dass du viel Freiheit gewinnst. Du kannst dir deinen idealen Arbeitsplatz nach deinen individuellen Vorstellungen gestalten. Mach dir daher bewusst, in welcher Umgebung du am produktivsten bist. Was brauchst du unbedingt und was lenkt dich ab? Wie kannst du dich so organisieren, dass du möglichst effizient arbeitest?
Bei einer nüchternen Bestandsaufnahme stellst du vielleicht fest, dass flexibles Arbeiten gar nichts für dich ist. Falls es für deinen Traumjob aber keine Alternative gibt, solltest du hier dennoch nicht aufgeben. Überlege stattdessen lieber, was du wie gestalten musst, damit du bei diesem Arbeitsmodell erfolgreich arbeiten kannst.
Wenn du als Arbeitnehmer flexibel arbeitest, gilt es auch für dich, bestimmte Regeln zu beachten, damit Arbeits- und Freizeit nicht zu sehr verschwimmen und du dich schnell auf einen Burnout zubewegst.
Kommunikation ist die Grundlage für eine effektive Führung aus dem Homeoffice. Projektplanungstools oder Übersichtstabellen sollten stets auf dem neuesten Stand sein. Als Führungskraft fällt dir die Rolle eines Moderators zu – du solltest jeden in deinem Team über die aktuellen Zwischenstände informieren. Auch für die Motivation deiner Mitarbeiter kannst du mit einer guten Kommunikation sorgen. Sie müssen wissen, dass ihre Arbeit sinnstiftend ist, dann sind sie auch intrinsisch motiviert.
Du siehst deine Mitarbeiter nicht mehr täglich im Büro, daher ist es umso wichtiger, dass du ihnen vertrauen kannst. Was die Arbeitszeiten betrifft, so solltest du deinem Team eine freie Gestaltung seines Arbeitstages ermöglichen. Du kannst aber bestimmte Kernzeiten festlegen, zu denen etwa Meetings oder Calls stattfinden und jeder verfügbar sein muss.
Wichtig ist auch, dass die Zeiterfassung gut funktioniert. Dazu gibt es verschiedene Tools, die ihr einsetzen könnt. Dies dient vor allem dem Schutz deiner Mitarbeiter für Überlastung. Es ist schwierig, im Homeoffice eine klare Grenze zwischen Arbeits- und Freizeit zu ziehen. Unterstütze dein Team dabei, indem ihr die erbrachten Stunden dokumentiert und im Blick behaltet.
Flexibles Arbeiten ist in Zeiten der digitalen Transformation und der Pandemie aktueller denn je. Es gibt verschiedene Konzepte, wie flexibles Arbeiten erfolgreich gelingen kann. Zum einen sind Arbeitnehmer gefordert, sich gut zu strukturieren und eine hohe Eigeninitiative zu entwickeln. Auf der anderen Seite obliegt es dem Arbeitgeber, die Rahmenbedingungen für ein funktionierendes Homeoffice zu schaffen und seine Mitarbeiter mit der richtigen Kommunikationsstrategie und einer zeitgemäßen digitalen Führung zu motivieren.
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