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Interne Kommunikation: Dein Schlüssel zur effizienten Arbeitsweise

Lesezeit von 7 Minuten
Interne Kommunikation: Dein Schlüssel zur effizienten Arbeitsweise

Kommunikation findet immer statt, ob wir es möchten oder nicht. Den berühmten Satz „Man kann nicht nicht kommunizieren“ von Paul Watzlawick hast auch du sicher schon einmal gehört, oder? Was im ersten Moment vielleicht unsinnig klingt, ist es aber gar nicht. Watzlawick meint damit, dass wir mit allem, was wir sagen oder nicht sagen, was wir tun oder nicht tun oder wie wir aussehen oder eben nicht aussehen, kommunizieren. Wir geben also gewisse Informationen preis. Selbst das Anziehen einer Jacke ist Kommunikation, denn damit teilen wir mit, dass uns gerade kalt ist. Aber allein das reicht natürlich nicht aus, um fundierte Informationen über gewisse Abläufe im Unternehmen weiterzureichen. Hier ist eine ausgeklügelte interne Kommunikation gefragt. Was das denn nun schon wieder ist, fragst du dich? Keine Sorge, wir klären dich auf!

Was ist interne Kommunikation?

Die interne Kommunikation beschreibt die verbale und nonverbale Weitergabe von Informationen innerhalb einer bestimmten Gruppe, beispielsweise unter den Mitarbeitern eines Unternehmens. Gern wird deshalb auch der Begriff „Mitarbeiterkommunikation“ verwendet.

Man unterscheidet hier zwischen der formellen und der informellen internen Kommunikation.

Die formelle Kommunikation wird vom Unternehmen geleitet. Sie läuft mithilfe verschiedener Kommunikationsinstrumente ab, die wir dir im Folgenden noch genauer vorstellen. Die informelle Kommunikation hingegen beschreibt den Austausch, der unabhängig vom Einfluss des Unternehmens stattfindet. Das beste Beispiel hierfür sind Klatsch und Tratsch aus dem Pausenraum.

Sowohl die formelle als auch die informelle Kommunikation verfolgen verschiedene Ziele. Ganz oben auf der Liste steht natürlich die Weitergabe von Informationen. Doch auch die direkte Kommunikation zwischen allen Beteiligten wird gefördert. Es entsteht eine bessere Feedback-Kultur und auch Konflikte können reduziert werden.

Findet eine besonders intensive Kommunikation im Unternehmen statt, fühlen sich die Mitarbeiter als wichtiger Bestandteil der Firma und entwickeln eine intensivere Bindung. Es fällt ihnen leichter, sich damit zu identifizieren und die Zufriedenheit steigt. Demzufolge verbessert sich das allgemeine Betriebsklima und die Arbeit geht gleich viel leichter von der Hand.

4 saeulen der internen kommunikation

Die 4 Säulen der internen Kommunikation

Die interne Kommunikation fußt auf vier Säulen: Information, Dialog, Motivation und Wissenstransfer. Die wohl wichtigste ist die Informationssäule. Solange sie nicht steht, können auch die weiteren drei Säulen nicht aufgebaut werden. Funktioniert die Weitergabe von Informationen an die richtigen Personen reibungslos, kann es mit der zweiten Säule weitergehen: dem Dialog.

Kommunikation ist keine einseitige Angelegenheit. Sie ist nur erfolgreich, wenn die Information tatsächlich beim Empfänger ankommt und er sie auch richtig versteht. Nur dann kann er entsprechend darauf eingehen und ein zielführender Dialog entsteht. Findet dieser völlig transparent und auch effizient statt, bezieht er alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit ein. Denn es gibt keine versteckten Inhalte, die nur Personen verstehen können, die über gewisses Vorwissen verfügen, das nicht Teil dieser transparenten Kommunikation war. Alle fühlen sich als fester Bestandteil des Unternehmens ernst genommen und wertgeschätzt – das fördert die Motivation.

Das wiederum ermutigt die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, ihr Fachwissen zu teilen, was uns zur vierten Säule des Wissenstransfers bringt. Sie sorgt nicht nur dafür, dass alle über den gleichen Wissensstand verfügen, sondern stärkt gleichzeitig den Zusammenhalt.

Ein reales Beispiel für interne Kommunikation

An dieser Stelle möchten wir das Thema interne Kommunikation etwas greifbarer für dich gestalten. Deshalb stellen wir dir jetzt ein Unternehmen vor, das diesen Prozess erfolgreich bestritten hat: die Otto Group. Ziel des Unternehmens war es, neue Arbeits- und Denkweisen einzuleiten. Damit rief es den Kulturwandel 4.0 ins Leben.

Kern dieses Wandels war es, alle 52.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf einen ergebnisoffenen und partizipativen Veränderungsprozess einzustellen. Zahlreiche neue Herausforderungen standen schließlich vor der Tür. Die digitale Transformation schritt immer weiter voran, die Aufgaben wurden komplexer und die Wünsche der Kunden spezifischer. All diesen Punkten galt es nun, gerecht zu werden.

Die Otto Group hat sich dazu entschieden, das dafür nötige Umdenken mithilfe einer internen, dezentralen Kommunikationsstrategie anzukurbeln. So konnte das Unternehmen die Themen, die wirklich für die Belegschaft relevant waren, in den Fokus rücken.

Mit der Hilfe von lokalen Kommunikatorinnen und Kommunikatoren schuf die Otto Group eine wichtige Infrastruktur, dank der das Team die neue Arbeitskultur verwirklichen konnte. Es erhielt hilfreichen Content, den es im Rahmen interner Kommunikation zielgruppengerecht aufbereiten konnte. Dieser wies ihm den Weg zu einer erfolgreichen Integration der neuen Arbeits- und Denkweisen im Unternehmen.

Instrumente der internen Kommunikation

Geht es um die interne Kommunikation, fokussieren sich Unternehmen seit einigen Jahren vor allem auf digitale Kanäle. Ein paar davon stellen wir dir jetzt vor:

  1. E-Mails: gezieltes Informieren bestimmter Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Weiterleiten wichtiger Anhänge, Einholen von Feedback
  2. Team-Messenger: Chats für die schnelle Kommunikation innerhalb einer Abteilung oder einem Team in Echtzeit
  3. Intranet: ein geschlossenes Kommunikationssystem, in dessen Rahmen der komplette Informationsaustausch gebündelt stattfindet, beispielsweise in Form von Chats, internen Wissensdatenbanken und mehr
  4. Interner Newsletter: gesammeltes Informieren aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über ausgewählte Themen in regelmäßigen Abständen
  5. Videokonferenzen: digitale Zusammenkunft aller Involvierten, egal wo sie sich gerade aufhalten, samt Möglichkeit geteilter Bildschirme, um gewisse Abläufe bildlich darzustellen.

Wie interne Kommunikation mit diesen 5 Tipps verbessert werden kann

Die interne Kommunikation wird nicht von einem Tag auf den anderen perfekt verlaufen. Sie verbessert sich Schritt für Schritt, vorausgesetzt, dein Unternehmen und du arbeitet daran. Mit ein paar Anpassungen kannst du deine internen Kommunikationsprozesse auf ein neues Level bringen!

1. Analysiere den Ist-Zustand

Möchtest du etwas verändern, musst du erst einmal analysieren, wo du gerade stehst. Das gilt für alles im Leben, nicht nur für die interne Kommunikation. Was funktioniert schon gut und was muss dringend verbessert werden?

Beziehe auch deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in diese Analyse ein. Sie sehen die Dinge aus einem ganz anderen Blickwinkel als du und können dir wertvolle Hinweise geben, an welcher Stelle eure interne Kommunikation noch verbesserungswürdig ist.

2. Setze die richtigen Kommunikationsinstrumente ein

Wie du bereits gelesen hast, gibt es zahlreiche Kommunikationsmodelle, die dir zur Verfügung stehen. Dir steht also eine tolle Auswahl offen! Wenn du die interne Kommunikation in deinem Unternehmen verbessern möchtest, dann konzentriere dich auf ein paar Modelle, die dein Team und du besonders gut umsetzen könnt.

Überfordere deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht mit einem zu großen Instrumentenmix. Wähle lieber die Strategien aus, die wirklich Potenzial haben, eure interne Kommunikation auf die nächste Stufe zu bringen. Von allen Instrumenten, die sich bisher nicht als wirksam erwiesen haben, verabschiedest du dich im gleichen Atemzug.

3. Gehe als Vorbild voran

Umstellungen sind nicht für alle leicht. Krempelst du eure interne Kommunikation um, dann brauchen deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein Vorbild, an dem sie sich orientieren können. Und genau dieses Vorbild solltest du sein. Zeige ihnen, wie sie die gewählten Kommunikationsmodelle nutzen können und motiviere sie, gemeinsam voranzuschreiten.

4. Stelle die interne vor die externe Kommunikation

Nur im Rahmen der internen Kommunikation sind alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stets im Bilde über alles, was passiert und wissen über sämtliche Neuerungen Bescheid. Sie sind die ersten Personen, die du über die Dinge, die im Unternehmen vor sich gehen, informierst. Erst im Anschluss sind Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartner, Kundinnen und Kunden und weitere externe Instanzen an der Reihe. Damit zeigst du deinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, dass sie für dich an erster Stelle stehen. Das schafft Vertrauen und stärkt gleichzeitig das Zugehörigkeitsgefühl.

5. Gib deinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine Stimme

Damit die interne Kommunikation reibungslos ablaufen kann, müssen direkte Gespräche zwischen dir und deinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern stattfinden können. Gib ihnen die Chance, sich mitzuteilen und dir Feedback bezüglich der internen Abläufe, die dir eventuell entgehen, zu geben. Diese Gelegenheit solltest auch du selbst nutzen, und zwar für volle Transparenz. Kommuniziere klipp und klar, was du von deinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erwartest und spiele mit offenen Karten.

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Die häufigsten Fehler in der internen Kommunikation

Überall, wo Menschen miteinander kommunizieren, kann es auch zu Fehlern kommen. Die Resultate sind Unzufriedenheit unter den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und Ineffizienz. Wir zeigen dir, welche Fehler im Rahmen der internen Kommunikation am häufigsten auftreten, damit du es besser machen kannst!

Du kommunizierst nicht transparent genug

Nur wenn alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über sämtliche Neuerungen Bescheid wissen, können sie diese auch umsetzen. Bringst du allerdings immer nur einen Teil von ihnen auf den neuesten Stand, läufst du Gefahr, dass die anderen nicht alle Informationen erhalten oder dass es vielleicht sogar zu fehlerhaften Weitergaben wichtiger Fakten kommt. Hinzu kommt, dass sich der Teil der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die du nicht persönlich empfängst, schnell ausgeschlossen fühlt. Für den Zusammenhalt und das Zugehörigkeitsgefühl ist das alles andere als förderlich.

Deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nutzen die Kommunikationskanäle nicht

Nur weil du gewisse Kommunikationskanäle als wirksam ansiehst, bedeutet das noch lange nicht, dass deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter deine Meinung teilen. Können sie deren Sinn und Zweck nicht nachvollziehen oder wissen schlichtweg nicht, wie sie sie nutzen sollen, sind die Kommunikationskanäle nicht zielführend.

Die interne Kommunikation verläuft unorganisiert

Wer völlig unorganisiert ans Werk geht, zieht den Weg ans Ziel unnötig in die Länge. Schlimmstenfalls entwickelt er sich zur Irrfahrt und du wirst es nie schaffen, die interne Kommunikation in deinem Unternehmen zu verbessern. Ein sorgfältig ausgearbeitetes Konzept muss her, das keine Fragen offen lässt. Deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen wissen, welche Informationen sie über welchen Kanal übertragen bzw. empfangen können.

Der Unterschied zwischen interner und externer Kommunikation

„Intern“ bedeutet nichts anderes als „innerhalb“. „Extern“ hingegen bedeutet „außerhalb“. Die interne Kommunikation findet also innerhalb eines bestimmten Rahmens statt – in diesem Fall im Rahmen deines Unternehmens, also unter deinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.

Die externe Kommunikation hingegen läuft außerhalb dieses Rahmens ab und betrifft demzufolge Geschäftspartnerinnen und –partner, Kundinnen und Kunden, die Presse und mehr.

Bringe deine interne Kommunikation auf Vordermann!

Die interne Kommunikation ist ausschlaggebend für die Weitergabe von Informationen innerhalb deines Unternehmens, das Zugehörigkeitsgefühl deiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und deren Motivation, um nur ein paar Punkte zu nennen. Du möchtest lernen, wie du sie verbessern und dein Unternehmen nach vorne bringen kannst? Dann wirf doch mal einen Blick auf unsere Business-Coachingtools!

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