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Mit Change Management mehr erreichen

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Mit Change Management mehr erreichen

Das Leben entwickelt und verändert sich ständig. Das wirkt sich auf die Arbeitsprozesse, Strukturen und das Verhalten der Mitarbeiter aus. In den wenigsten Fällen ist es ratsam, an den scheinbar bewährten Gewohnheiten festzuhalten. Mit einem gezielten Change Prozess machst du dein Unternehmen zukunftsfähig. Wichtig ist, dass sich die Betroffenen an Regeln halten und sich an den Erfahrungen im Veränderungsmanagement orientieren.

Unser Coaching Angebot bei Greator liefert dir interessantes Hintergrundwissen zum Change Management. Bei einem genauen Blick auf das Thema zeigt sich, dass der Change oft nicht nur die Arbeit betrifft. Auch im privaten Bereich ist alles im Fluss. Das heißt, dass du dich ständig weiterentwickelst. Das Ziel ist es, das vorhandene Potenzial besser auszunutzen. Wie das funktioniert, erfährst du hier.

Was ist Change Management?

Das Veränderungsmanagement bezieht sich auf alle Bereiche, von organisatorischen Systemen bis hin zu Arbeitsabläufen und dem täglichen Miteinander. Im Optimalfall profitieren alle Mitarbeiter von dem Change Management Prozess. Der positive Einfluss auf das Arbeitsklima und die verbesserte Produktivität ist nicht zu übersehen, wie die bisherigen Erfahrungen und psychologische Studien zeigen.

Sämtliche Arbeitsaktivitäten, Projektaufgaben und Maßnahmen sind von der Veränderung in der Organisation betroffen. Durch die erneuerten Strategien lassen sich eingeschliffene Strukturen verändern und optimieren. In diesem Rahmen können technische und organisatorische Prozesse überdacht werden Durch die neuen Strategien verbessern sich nicht nur die praktischen Abläufe. 

Auch das Engagement der Mitarbeiter steigert sich. Allerdings ist es wichtig, die Mitarbeiter und andere Beteiligte mit in den Veränderungsprozess einzubeziehen. So profitieren alle Betroffenen von dem Change.

Diese Chancen bietet das Change Management

Was ist Change Management im individuellen Fall und welche Chancen bietet der Change Prozess? Jeder einzelne Prozess durchläuft mehrere Phasen, die sich im Voraus planen lassen. Auf diese Weise ermöglicht der Change Management Prozess eine Erfolgsmessung.

Seinen Ursprung hat das Change Management in den USA. Hier entwickelte Kurt Lewin, ein Sozialpsychologe aus Deutschland, ein systematisches Konzept für Wirtschaftsunternehmen und Organisationen. 

Mit seiner Theorie strebte er danach, den sozialen Wandel auch auf dieser Ebene zu unterstützen. Das Drei-Phasen-Konzept von Lewin gilt als die Basis für spätere Change Management Modelle. John P. Kotter präsentierte ein Konzept mit acht Phasen, das über das unfreezing, moving und refreezing (auftauen, verändern, wieder einfrieren) hinausgeht. Welche Phasen für den jeweiligen Fall sinnvoll sind, richtet sich nach dem Arbeitsumfeld und der Unternehmensstruktur.

Drei-Change-Management-Definitionen

  1. Es gibt drei Definitionen für Change Management. In den Unterschieden zeigen sich die Möglichkeiten, die das Veränderungsmanagement bietet. Die erste Definition bezieht sich auf den Veränderungsprozess: die dafür eingesetzten Werkzeuge und Techniken. Mithilfe dieser Tools lassen sich die Personen, die von der Veränderung betroffen sind, gezielt managen. Das Ziel besteht in einer besseren Produktivität und einem entsprechend positiven Geschäftsergebnis.
  2. In der zweiten Erklärung kennzeichnet der Begriff des Veränderungsmanagements die Auflistung der Prinzipien, Techniken und Vorgaben, die für die Mitarbeiter wichtig sind. Der menschliche Faktor spielt bei der Durchführung von erfolgreichen Change Prozessen eine sehr wichtige Rolle. Genau darauf zielt das moderne Change Management für die Mitarbeiter laut Daryl R. Conner ab.
  3. Die dritte Change Management Definition stammt aus dem Project-Management Institute (PMI). Hier geht es um den systematischen Ansatz, wie man mit Veränderungen umgeht. Sowohl die unternehmerische Perspektive als auch der individuelle Standpunkt kommen zur Sprache.
Ziele des Change Managements

Ziele des Change Managements

Das Hauptziel des Change Managements besteht darin, das menschliche Verhalten immer wieder zu verändern. Häufig hängt diese Veränderung mit neuen technischen Möglichkeiten oder einer veränderten Struktur in der Organisation zusammen.

Grundsätzlich strebt das Veränderungsmanagement danach, die positive Haltung der Mitarbeiter zu stärken. Mithilfe der Orientierung zur Neuausrichtung oder Restrukturierung ebnest du den Weg zum Erfolg. Dies geschieht durch die Einbindung der einzelnen Personen in den Change. Dieser persönliche Beitrag stärkt die Teamfähigkeit und die Motivation.

Die dynamischen Veränderungen in der schnelllebigen Arbeitswelt erfordern immer wieder eine Anpassung. Dies zeigt sich in den großen Zielen des Change Managements:

• Stärkere Internationalisierung bzw. Globalisierung des Marktes

• Technische Innovationen

• Erfüllung von spezifischen Vorgaben (Gesetzesänderungen, politischer Wandel)

• Anpassung an soziale Veränderungen

• Erhöhtes Bedürfnis der Arbeitnehmer nach einer besseren Work-Life-Balance

• Veränderte Kundenwünsche

• Schutz von Ressourcen.

Instrumente des Change Managements

Für ein erfolgreiches Change Management ist es wichtig, die richtigen Instrumente und Tools zu finden. Im besten Fall setzt der Change Prozess vor der eigentlichen Krise ein. Das kann jedoch nur gelingen, wenn die Kommunikation funktioniert. Für die verschiedenen Bereiche – Führungsetage, Projektleitung und Mitarbeiter – gibt es jeweils die geeigneten Dialogformate.

Zu den wichtigen Change Management Erfolgsfaktoren gehört die Visionsentwicklung. Sie ist ein Hauptelement und treibt die lernende Organisation voran. Mit Workshops und Weiterbildungsmaßnahmen lassen sich die Führungskräfte und anderen Mitarbeiter gut in die Veränderung einbeziehen.

Neben der klaren Zukunftsvision sind diese Instrumente hilfreich:

• Eine genaue Status- und Umfeldanalyse

• Ein Transformationsfahrplan• ielorientiertes Projektmanagement• Veranstaltungen und andere Events

• Eine vereinfachte Kommunikation

• Personalentwicklung und teambildende Maßnahmen

• Train-the-trainer für Führungskräfte

• Weitere Coaching-Angebote und Anreizsysteme

• Balanced Scorecard (ausgewogener Berichtsbogen)

• Interviews

Abhängig von der Größe und Struktur des Unternehmens, können weitere Tools wie Assessment-Center, Audits und Informations-Messen zum Einsatz kommen. Auch Kompetenz- und Konfliktmanagement sind nützliche Werkzeuge. So kommen die Change Prozesse in Bewegung und regen die Mitarbeiter zu eigenen Beiträgen an. Es entsteht eine lernende Organisation, die auf einem guten Wissens- und Kulturmanagement basiert. Damit ist der erfolgreiche Wandel vorprogrammiert.

(Quelle: Vorgehensweise und Methoden des Change-Managements)

5 Schritte im Change Management Prozess

Der Change Prozess führt zu einer Veränderungskurve, die auf die Herausforderung für die Mitarbeiter hinweist. Bei einem kurzfristigen Wandel steigt der Stresspegel. Darum ist es wichtig, die Betroffenen auf ihrem Weg zu begleiten. Dieser läuft in fünf aufeinander folgenden Schritten ab:

  • Schritt 1: Überraschung und Verweigerung (Surprise and Denial) – die Ankündigung einer Veränderung führt im ersten Moment oft zu einer Abwehrhaltung.
  • Schritt 2: Realisieren – die Mitarbeiter erkennen den Wandel, akzeptieren ihn jedoch noch nicht. Viele fühlen sich frustriert oder kämpfen gegen die Transformation an.
  • Schritt 3: Verhandeln – auf die Frustration folgt die innere Verhandlung der Betroffenen. Sie überlegen, welche Prozesse für sie akzeptabel sind und womit sie sich weniger anfreunden können.
  • Schritt 4: Ausprobieren und Engagement – nach einer Weile kommt der erste Schritt aus eigenem Antrieb. Ein vorsichtiger Testlauf beginnt. Bei positiven Erfahrungen steigt das Interesse und die alten Prozesse geraten in Vergessenheit. So beginnt die Annäherung an die neuen Lösungswege.
  • Schritt 5: Zielzustand – nach dem Durchlaufen der Veränderungskurve empfinden die Mitarbeiter die neue Vorgehensweise als selbstverständlich.

Das Ende dieser Phasen bietet den Mitarbeitern ein Erfolgserlebnis. Der Change Prozess ist beendet. Jetzt kommt die Zeit für ein stabiles Arbeitsumfeld, in dem die neuen Abläufe zur Gewohnheit werden.

Change Management Modelle

Change Management Modelle im Überblick

In den meisten Change Prozessen ist das feste Muster deutlich zu erkennen. Die Change Zyklen bieten eine gute Orientierung, um das Change Management zu realisieren. Welche Methode für deinen Betrieb infrage kommt, richtet sich nach der Art und Größe des Unternehmens. Auch die Ansprüche an die Veränderung sind entscheidend: Planst du eine große Umwälzung oder nur eine kleine Anpassung?

3-Phasen-Modell

Zu den bekanntesten Change Management Modellen gehört das 3-Phasen-Modell von Kurt Lewin. Die erste Phase ist das Auftauen (Unfreezing), das die verändernden Kräfte aktiviert. Darauf folgt die Veränderung (Changing) selbst, die eine gewisse Einarbeitungszeit in Anspruch nimmt. Zuletzt kommt die Stabilisierung (Refreezing), in der sich ein gesteigertes Leistungsniveau etabliert.

Dieses 3-Phasen-Modell ist inzwischen veraltet, denn die letzte Phase existiert maximal für kurze Zeit. Dies hängt mit der ständigen Weiterentwicklung und Veränderung der Unternehmen und der Marktsituation zusammen. Der Wandel findet permanent statt.

8-stufiges Change Management Modell

In den 1990er Jahren stellte John P. Kotter ein 8-stufiges Modell des Change Managements vor. Kotter zeigt, wie wichtig es ist, das Bewusstsein der betroffenen Mitarbeiter anzusprechen. Daher spricht die erste Stufe des Change Prozesses die Dringlichkeit der Veränderung an. Im zweiten Schritt geht es um den Aufbau eines Führungsteams und um die Stärkung des Vertrauens. Danach folgt die Entwicklung einer klaren Vision und Strategie. Wenn das langfristige Ziel feststeht, erfolgt im vierten Schritt die entsprechende Kommunikation, also die Überzeugungsarbeit bei den Mitarbeitern.

In der fünften Phase bekommen die Mitarbeiter die Möglichkeit, den Wandel aktiv mitzugestalten. Dabei kann es nötig sein die Human Resources neu zu strukturieren. Der sechste Schritt dient dazu, die ersten Erfolge sichtbar zu machen. Dafür eignen sich Zwischenziele, die bereits nach kurzer Zeit erreicht sind. Nach dieser Motivation kommt die siebte Phase, in der sich die bisherigen Erfolge sichern lassen. Jetzt ist auch die Zeit für weitere Veränderungsvorschläge und für den achten Schritt: Den Wandel in der Unternehmensphilosophie verankern.

Neben diesen zwei Hauptmethoden existieren noch weitere Change Management Modelle. Das 5-Phasen-Modell des deutschen Wirtschaftswissenschaftlers Wilfried Krüger bietet eine besondere Transparenz und ist zudem flexibel anzuwenden. Unter anderem spielt die Wandlungsbereitschaft eine Hauptrolle. Ebenfalls interessant sind das Top-Down- und das Bottom-Up-Modell. Bei der Top-Down-Methode kommen die Vorgaben vom Management, beim Bottom-Up-Modell haben die Mitarbeiter die Initiative. Für ein kombiniertes Modell, das die Vorteile beider Methoden vereint, brauchst du ein durchdachtes Konzept. Zudem ist ein permanenter Dialog wichtig, um bei der Transformation alle Wünsche zu respektieren und die Zielvorstellung zu realisieren.

10 Erfolgsfaktoren des Change Management

Die Change Management Erfolgsfaktoren beeinflussen das Ergebnis des Wandels, doch nicht immer lassen sie sich vorprogrammieren. Darum ist es wichtig, die Wirkungsweise der Change Prozesse im Blick zu behalten. Mit einem geplanten Management zur Veränderung der Strategieprozesse ist eine nachhaltige und effektive Umsetzung möglich.

Mit einer positiven Einstellung und dem Engagement der Mitarbeiter lassen sich die ersten Widerstände verringern. Das wirkt sich positiv auf den Erfolg durch Change Management aus. Mit den folgenden 10 Erfolgsfaktoren gelingt es dir, das Unternehmen wettbewerbsfähig und nachhaltig zu machen.

1. Ein schlüssiges Konzept und eine geeignete Strategie führen zum Erfolg. Dafür ist es wichtig, sich innerhalb des Unternehmens genau abzustimmen. So lassen sich Widerstände minimieren.

2. Eine klare Kommunikation der Change Prozesse beseitigt Missverständnisse.

3. Ein Change Management Team stärkt den Rückhalt durch die Unternehmensführung. Hier bündeln sich die Ressourcen und das Expertenwissen. Zudem strahlt das Kernteam Autorität aus und ist als Repräsentant für alle Betroffenen aktiv in die Mitgestaltung eingebunden. Auch die Entscheidungsträger spielen dabei eine Rolle.

4. Die Terminplanung und die zeitnahen Informationen ermöglichen eine gute Übersicht über den Veränderungsprozess.

5. Mit der Präsentation der ersten Erfolgserlebnisse lässt sich eventuelle Kritik aus den eigenen Reihen ausräumen. Dadurch verstärkt sich der Rückhalt. Die kritischen Stimmen können dennoch eine wichtige Informationsquelle sein, um mögliche Risiken zu erkennen.

6. Unvorhergesehene Effekte entstehen nicht unbegründet, sondern sie stehen im Kontext mit bestimmten Aktionen. Die Abhängigkeiten weisen auf bestimmte Probleme hin oder auf spezielle Bedürfnisse, die zu erfüllen sind.

7. Wichtig ist, dass die Change Prozesse und Modelle zur bestehenden Unternehmensphilosophie passen. Für die verschiedenen Branchen und Firmen gibt es bewährte sowie neue und anschlussfähige Methoden.

8. Widerstände haben einen starken Einfluss auf die Veränderung. Durch den Change wandeln sich die Zuständigkeiten und Machtverhältnisse. Um Probleme zu vermeiden, empfiehlt sich eine Art Ausgleich. Indem du die Widerstände erkennst und berücksichtigst, nimmst du außerdem eine nützliche Ressource wahr, die häufig ein fundiertes Wissen enthält.

9. Ressourcen wie ausreichend gutes Personal, finanzielle Mittel und Räumlichkeiten, ermöglichen ein maßgeschneidertes Veränderungsmanagement. Dabei geht es einerseits um die Kapazität der Führungsebene und andererseits um die Mitarbeiter, die für die Umsetzung des Change verantwortlich sind.

10. Leistungsanreize erhöhen die Bereitschaft, das Verhalten zu ändern und beim Change mitzumachen.

Typische Schwierigkeiten bei Change Management Projekten

Immer wieder scheitern Change Projekte, wie Studienergebnisse belegen. Das liegt häufig daran, dass die Belegschaft kaum ein Mitspracherecht hat und zudem unter Druck steht. Oftmasl führen die Veränderungen anfangs zu einem erhöhten Zeitdruck, was sich negativ auf das Alltagsgeschäft auswirkt.

Die rein inhaltliche Änderung bezieht sich auf Arbeitsstrategien, Prozesse, systematische Zusammenhänge und Strukturen. Dabei kommen die persönliche Ebene und die geforderten Mitarbeiter zu kurz. Jedoch kann der Change Prozess nur mit der Beteiligung und persönlichen Wertschätzung des Personals funktionieren. Der Weg beginnt mit einer zusätzlichen Belastung, und bis zur Entlastung ist es weit.

Wie die Veränderung gelingt, erfährst du bei Greator: Wir zeigen dir, was wichtig ist. Die Sinnhaftigkeit sorgt für die nötige Orientierung und stärkt das Interesse und die Bereitschaft der Belegschaft. So schaffst du den Weg vom ersten Schritt der Überraschung über die Akzeptanz und Realisierung bis hin zum Ziel: der Veränderung.

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Geprüft von Dr. med. Stefan Frädrich

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