Manchmal läuft das Leben einfach etwas chaotisch. Alles kommt anders, als eigentlich gedacht, Pläne werden umgeworfen, Termine verschoben und alles, was man gestern besprochen hat, sieht heute schon wieder völlig anders aus. Wir leben in einer schnelllebigen Zeit, in der sich die Dinge rasch verändern. Um dabei nicht völlig den Überblick zu verlieren und schnell auf Neuerungen reagieren zu können, brauchen wir vor allem eins: Organisationstalent. Das Thema Selbstorganisation wird immer wichtiger, um erfolgreich durch den Tag zu kommen. Wir zeigen dir, welche effektiven Selbstorganisation Methoden es gibt!
Ein wichtiger Faktor auf dem Weg zum Erfolg ist deine Fähigkeit zur Selbstorganisation. Selbstorganisation Methoden öffnen dir die Tür zu effektiven und innovativen Lösungen für alle Herausforderungen, vor die dich das Leben stellt. Gleichzeitig befreien sie dich von festgefahrenem Statusdenken. Du hast es selbst in der Hand und niemand sonst.
Der Begriff „Selbstorganisation“ beschreibt das Gegenteil von Hierarchie, also Holokratie. Wendet ein Unternehmen Selbstorganisation Methoden an, löst sich die Rangordnung auf und die Führung der Firma wird in das Team integriert. Die Mitarbeitenden erledigen Aufgaben, um die sich sonst eigentlich Führungskräfte kümmern und übernehmen damit ein großes Maß an Verantwortung. Sie strukturieren die Arbeit selbst und profitieren von umfassender Entscheidungsfreiheit.
Kurz gesagt: Du bist ganz allein für deine Leistung verantwortlich und niemand schreibt dir einen strikten Arbeitsablauf vor, an den du dich zu halten hast. Das schenkt dir ein hohes Maß an Freiheit und Selbstbestimmtheit.
Entscheidet sich die Chefetage dazu, fortan Selbstorganisation Methoden anzuwenden, ist das Grund zur Freude! Damit überträgt sie dir ein hohes Maß an Verantwortung und das würde sie nicht tun, wenn sie sich nicht sicher wäre, dass du es meisterst, deine Aufgaben auch ohne Vorschriften „von oben“ strukturiert und zuverlässig zu erledigen. Die Einführung von Selbstorganisation Methoden ist also mit viel Vertrauen verbunden.
Die Verantwortung, die du damit übertragen bekommst, lässt dich zu Höchstleistungen auflaufen – zumindest erhofft man sich das in der Führungsetage. Geht etwas schief, bist du nämlich dafür verantwortlich und kannst die Schuld nicht an die nächste Instanz weiterschieben. Also arbeitest du noch sorgfältiger und motivierter und bringst das Unternehmen so nach vorn.
Oft verleiten Selbstorganisation Methoden ihre Anwenderinnen und Anwender dazu, besonders hohe Erwartungen daran zu entwickeln. Da sie die Zügel nun selbst halten, glauben sie, von nun an wird alles anders und es geht steil bergauf. Im Idealfall passiert das auch, doch vor allem bei Selbstorganisation im Team kommen schnell Probleme auf.
Grund dafür ist in den meisten Fällen eine unzureichende Kommunikation, weshalb Missverständnisse aufkommen. Nur wenn alle Beteiligten die gleiche Sicht auf das große Ganze haben, können Selbstorganisation Methoden zum Erfolg führen. Dann bilden sie einen sicheren Rahmen für die Entfaltung eines jeden Teammitglieds.
Es gibt unzählige Selbstorganisation Methoden, die du sofort in deinen Alltag integrieren kannst. Die fünf bekanntesten und zielführendsten unter ihnen stellen wir dir hier vor.
Das Dreieck der Selbstorganisation besteht – wie sollte es auch anders sein – aus drei Komponenten: Ziel, Regeln und Druck. Spielen alle drei perfekt zusammen, könnte deine Selbstorganisation kaum besser sein. Aber beginnen wir von vorn.
Bevor die Arbeit beginnt, muss erst einmal das Ziel feststehen. Wo soll die Reise hingehen? Das Ziel gibt vor, wie sich das Team organisiert. Deshalb ist es unglaublich wichtig, dass ihr alle die gleiche Vorstellung diesbezüglich habt. Unterscheiden sich eure Ziele, driften eure Wege ab einem gewissen Punkt immer weiter auseinander und es wird umso schwerer, die Aufgabe zu meistern.
Damit eine Gesellschaft funktioniert, braucht sie Regeln. Das hat nicht nur der Mensch schon vor unzähligen Jahren herausgefunden. Sogar in der Tierwelt gilt dieses Gesetz. Damit euer Team auch unter Selbstorganisation, bei der es keine Rangordnung gibt, funktioniert, braucht auch ihr Regeln.
Also legt ihr „Do’s“ und „Dont’s“ für die Arbeit an eurem Projekt fest. Zielführend ist das Ganze aber nur, wenn ihnen auch alle Beteiligten zustimmen. Erarbeitet diese Regeln also gemeinsam und stellt vor allem sicher, dass sie auch wirklich realisierbar sind.
Der Begriff „Druck“ ist oft negativ behaftet, hier aber überhaupt nicht so gemeint. Es geht vielmehr um den motivierenden Charakter dahinter. Er soll das Team antreiben, volle Energie und Expertise in das Projekt zu bringen, sich zu engagieren und in die Gruppe einzubringen, um erfolgreich ans Ziel zu gelangen.
In der Regel ist es der Zeitfaktor, der diesen leichten Druck ausübt, denn schließlich habt ihr für kein Projekt ewig Zeit. Verwandelt ihr das Ganze in einen kleinen Wettbewerb mit anderen Teams, erhöht ihr den positiven Druck selbst.
Der deutsche Autor und Redner Lothar Seiwert war es, der die ALPEN-Methode ins Leben gerufen hat. Sie besteht aus fünf simplen Schritten, die die meisten von uns bereits unbewusst verfolgen, wenn sie etwas planen. Seiwert brachte Struktur in diese Denkweise und entwickelte daraus eine hilfreiche Selbstorganisation Methode.
Im ersten Schritt notierst du alle Aufgaben, die anstehen. In welcher Reihenfolge du sie aufschreibst, ist an dieser Stelle erst einmal nicht wichtig. Es geht schlichtweg darum, dass du alles, was heute erledigt werden muss, vor Augen hast. Anschließend versuchst du einzuschätzen, wie lange es dauern wird, bis du jede einzelne dieser Aufgaben bewältigt hast.
Vergiss nicht: Oft kommt alles anders als gedacht. Plane im dritten Schritt also genügend Pufferzeit ein, falls etwas dazwischenkommt oder du vor einem ungeahnten Problem stehst. Wende dabei die 60:40 Regel an. 60 % der Zeit verplanst du strukturiert, 40 % hältst du dir als Puffer frei. In Schritt vier geht es an die Reihenfolge. Sortiere deine Aufgaben nach Wichtigkeit und ordne sie entsprechend an.
Dann kann es losgehen und du stellst dich deiner Liste. Am Ende des Tages ist Zeit für Schritt Nummer fünf: die Nachkontrolle. War deine Planung erfolgreich? Lief dein Tag so ab, wie du es dir vorher notiert hast oder gibt es an der einen oder anderen Stelle Verbesserungsbedarf?
Mit der ABC-Analyse setzt du von Anfang an auf das Sortieren deiner Aufgaben nach Priorität. Dazu teilst du sie in A-, B- und C-Aufgaben ein. A-Aufgaben sind besonders dringend und müssen unbedingt erledigt werden. Plane sie also am besten für einen Zeitraum ein, in dem du besonders produktiv bist. Für die meisten Menschen wäre das der Vormittag.
B-Aufgaben sind auch wichtig, drängen aber nicht so wie A-Aufgaben. Außerdem musst nicht unbedingt du die Person sein, die sie erledigt. Du kannst sie auch an andere Mitarbeitende übertragen.
C-Aufgaben eilen überhaupt nicht, nehmen aber oft viel Zeit in Anspruch. Um sich nicht zu lang daran aufzuhalten, solltest du sie effizient angehen und ohne Ablenkungen möglichst zügig hinter dich bringen.
Der amerikanische Autor David Allen gilt als wahrer Produktivitätsguru und entwickelte die Selbstorganisation Methode Getting Things Done®, die er in seinem gleichnamigen Buch vorstellte. Dahinter steckt ein einfaches Prinzip: Wenn du deine Aufgaben schriftlich festhältst, ordentlich organisierst und dir Listen erstellst, kannst du sie einfach hintereinander abarbeiten. Du bist konzentrierter bei der Sache, weil du weißt, dank deiner Liste kannst du nichts vergessen. Und dein Geist ist freier für kreative Ideen.
Auch diese Selbstorganisation-Methode setzt sich aus fünf Punkten zusammen:
In den 80er Jahren kam die sogenannte Pomodoro®-Technik auf. Sie entsprang den Beobachtungen des Italieners Francesco Cirillo. Anhand seiner eigenen Arbeitsgewohnheiten fand er heraus, dass er seine Aufgaben deutlich effektiver erledigt, wenn er regelmäßige, kurze Pause einlegte. Um die perfekten Zeitabstände zu ermitteln, nutzte er einen Küchenwecker in Form einer Tomate, die der Technik später ihren Namen einbrachte.
Cirillo fand heraus, dass 25 Minuten Arbeitszeit und eine anschließende fünf-minütige Pause ideal waren. Einen solchen Zyklus nannte er „Pomodoro“. Auf vier Pomodori folgt eine Pause von 15 bis maximal 30 Minuten.
Damit diese Selbstorganisation Methode auch wirklich klappt, ist eine konzentrierte Arbeitsweise ohne Ablenkungen vorausgesetzt. Natürlich solltest du dich auch an den Zeitplan halten und die Pausen nicht weiter ausdehnen. Stelle dir dazu am besten einen Wecker. Es gibt sogar spezielle Pomodoro-Apps, die die Zeiten für dich erfassen und dich an Pausen und Konzentrationsphasen erinnern.
Oftmals sind es junge Start-ups, die sich für flache Hierarchien und Selbstorganisation Methoden entscheiden, um ihren Mitarbeitenden möglichst viele Freiheiten zu schenken. So sollen sie sich nicht nur wohlfühlen, sondern auch ihr volles Potenzial entfalten können. Doch auch große Unternehmen haben längst verstanden, welche Vorteile mit diesen Methoden einhergehen.
So entwickelte beispielsweise der Schmuckhersteller Swarovski selbstorganisierende Strukturen und läutete so eine neue Ära flexiblerer und damit effizienterer Arbeitsweisen ein. Schnell stellte sich heraus, dass sich interne Prozesse damit beschleunigen ließen.
Selbstorganisation Methoden sind sowohl im Privat- als auch Berufsleben wichtige Tools, um strukturierter vorzugehen. Am Arbeitsplatz zielen sie vor allem darauf ab, Mitarbeitende stärker miteinzubeziehen und ihnen so dabei zu helfen, neue Potenziale zu entfalten. Gleichzeitig ermöglicht dir das selbstorganisierte Arbeiten mehr Flexibilität und Agilität, schließlich entscheidest du über dein Zeitmanagement.
Aber auch dein/e Arbeitgeber/in selbst profitiert von Selbstorganisation Methoden – nicht nur, weil er/ sie Aufgaben und Verantwortung abgibt. Es ist generell weniger Planung notwendig und auch die Absprachen, die normalerweise erst mit der Chefetage gehalten werden müssten, reduzieren sich. Das beschleunigt Arbeitsprozesse ungemein.
Selbstorganisation Methoden sorgen also für eine Win-win-Situation auf beiden Seiten!
Egal, für welche Selbstorganisation Methode du dich letzten Endes entscheidest: Sie alle funktionieren nur, wenn du dich an drei Prinzipien hältst:
Selbstorganisation Methoden bringen endlich Struktur in dein Leben und helfen dir dabei, deine Aufgaben effektiv abzuarbeiten. Auf Wiedersehen, Prokrastination! Dank verschiedenster Herangehensweisen findest auch du garantiert eine Methode, die für dich persönlich funktioniert.
