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Ein cleveres Zeitmanagement macht dich produktiver

Lesezeit von 6 Minuten
Ein cleveres Zeitmanagement macht dich produktiver

Beim Blick auf die Uhr wirst du nervös, weil du denkst, du schaffst deine Arbeit nicht? Mit einem erfolgreichen Zeitmanagement kommst du nicht mehr ins Schwitzen. Auch wenn die nächste Frist näher rückt, bleibst du entspannt. Jede Menge Mails kommen rein, aber das macht dir keine Sorgen. Du hast deinen festen Plan.

Klingt unrealistisch? Ist es aber nicht. Ein Coach für Zeitmanagement gibt dir die richtigen Tipps. Gemeinsam mit ihm findest du heraus, wie du die Arbeitszeit optimal organisierst. Prioritäten setzen ist dabei ebenso wichtig wie eine gute Struktur der Abläufe. Hier erhältst du gute Tipps, wie du die Zeit managst.

Was genau ist Zeitmanagement?

Wie lässt sich Zeit managen? Indem du die Zeit, die dir für bestimmte Aufgaben zur Verfügung steht, strukturierst. Bei der Planung der einzelnen Arbeiten und der Zeiteinheiten ist es wichtig, realistisch zu bleiben. So gelingt dir ein erfolgreiches Zeitmanagement.

Indem du die verfügbare Zeit optimal ausnutzt, erledigst du alle Arbeiten effizient und fristgerecht. In einem Coaching findest du heraus, wie sich deine persönliche Produktivität steigern lässt. Im Mittelpunkt steht dabei die Selbstorganisation. Ein konkreter Plan gibt dir eine gute Orientierung. Er ist ein wichtiges Hilfsmittel für deine Konzentration und Disziplin

Häufig entstehen Zeitprobleme durch kräftezehrende Störungen. Einige Menschen lassen sich recht schnell ablenken, während andere eine gute Konzentrationsfähigkeit haben. Doch im Arbeitsalltag reicht das Fokussieren auf eine bestimmte Aufgabe nicht aus, um die Zeitdiebe zu vertreiben.

Auch Pausen und Leerzeiten spielen eine Rolle. Diese geben dir die Möglichkeit, zwischendurch zu entspannen. Der Flow mag ein angenehmes Gefühl sein, doch auf Dauer erhöht das pausenlose Durcharbeiten den Stresspegel.

Die Auswirkungen eines fehlenden Zeitmanagements

Aktuelle Statistiken weisen auf die Zeitprobleme in kleinen und mittleren Unternehmen hin, die durch ein unstrukturiertes Arbeiten entstehen. Die Mitarbeiter befassen sich durchschnittlich 44 Minuten am Tag mit sozialen Medien. Ein Viertel der wöchentlichen Arbeitszeit verbringen Kleinstunternehmer mit administrativen Aufgaben. Trotz der verfügbaren Zeiterfassungssysteme und hilfreichen Tipps, sind schon bei Schülern fehlende Organisationsfähigkeiten erkennbar.

Eine Menge Zeit geht für unergiebige Meetings, die Suche nach Dokumenten und Zögern drauf. Das wirkt sich negativ auf die Produktivität und auch auf die Work-Life-Balance aus. Doch allmählich scheint sich die Situation zu verbessern. Mehr Schlaf und regelmäßige Pausen helfen gegen Stress und Burnout. Dieser positive Effekt zeigt, wie wichtig ein modernes Zeitmanagement ist.

zeitmanagement methoden

5 Methoden zum Zeitmanagement, die dein Leben leichter machen

Du möchtest dein Zeitmanagement verbessern? Es gibt verschiedene Methoden, die dich nach vorne bringen. Je nach Situation ist eine Kombination aus mehreren Maßnahmen sinnvoll. Anfangs verursachen die Methoden einen erhöhten Aufwand. Doch der Einsatz lohnt sich. Nach einer Weile profitierst du von schnelleren Abläufen. Du lässt dich nicht so schnell aus dem Tritt bringen und gehst lockerer mit unvorhersehbaren Situationen um.

Der Erfolg des Zeitmanagements lässt sich oft erst später beurteilen. Neben der höheren Produktivität reduziert sich der Stress. Du kannst die Zeit mit der Familie und den Freunden besser genießen und fühlst dich insgesamt fitter. Diese Vorteile sprechen eindeutig dafür, eine oder mehrere Zeitmanagement-Methoden auszuprobieren.

Das Eisenhower-Prinzip

Die Eisenhower-Matrix hilft dir dabei, Prioritäten festzulegen. Wie wichtig und dringlich sind die aktuellen Aufgaben? Dir stehen vier Felder zur Verfügung, um die einzelnen To-dos zu kategorisieren. In das erste Feld kommen die Aufgaben, die absolut wichtig und dringend sind. Diese erledigst du möglichst schnell. Feld B ist für die dringenden, aber weniger wichtigen Dinge, Feld C für wichtig, aber weniger dringend und D-Aufgaben delegierst du oder streichst sie komplett.

Das Eisenhower-Prinzip sorgt für einen guten Überblick über deine Projekte bzw. Aufgaben. Nach der Einordnung in die vier Felder erledigst du die anstehenden Arbeiten nach Priorität. Abhängig von der Wichtigkeit und Dringlichkeit ist es eventuell sinnvoll, sie zu delegieren.

Die Pareto-Methode

Laut Pareto reicht es aus, 20 Prozent der Arbeit zu erledigen, um 80 Prozent des Resultats zu erzielen. Was ist wichtig, damit du das Ziel erreichst? Welche Schritte haben weniger Bedeutung? Indem du die Prioritäten erkennst, schützt du dich vor überflüssiger Kleinarbeit. Stattdessen konzentrierst du dich auf die wesentlichen Dinge, die über den Erfolg entscheiden.

Die ABC-Methode

Auch bei der ABC-Methode definierst du Prioritäten. Hier erfolgt eine Aufteilung in drei Kategorien. A steht für sehr wichtig, B für wichtig und C für weniger relevant. Diese Kategorisierung lässt sich gut mit einer anderen Zeitmanagement-Methode kombinieren.

Die Aufgaben der Klasse A lassen sich meistens nicht delegieren. Sie sind von großem Wert, darum erledigst du sie selbst. Hierfür planst du etwa 60 % der Arbeitszeit ein.

Die B-Aufgaben haben einen durchschnittlichen Wert. Einige kannst du delegieren. Auch wenn du dich selbst darum kümmerst: Mehr als eine Stunde (25 % der Arbeitszeit) solltest du dafür nicht investieren. Bei den C-Aufgaben handelt es sich oft um Zeitfresser, die jedoch von geringem Wert sind. Mehr als 15 % der Arbeitszeit – etwa eine 3/4 Stunde, solltest du ihnen nicht widmen.

Die ALPEN-Methode

Mithilfe der ALPEN-Methode gelingt es dir, den Arbeitstag zu organisieren. Sie setzt sich aus fünf Schritten zusammen, die für die Namensgebung dieser Methode verantwortlich sind:

  • Aufgaben definieren für eine Übersicht der anstehenden To-dos.
  • Länge einschätzen – um den zeitlichen Tagesplan zu strukturieren. So erkennst du, ob du die zu bewältigende Arbeit an einem Tag schaffen kannst.
  • Pufferzeiten berücksichtigen: Verplane nicht mehr als 60 % der Arbeitszeit. So bleiben 40 % für unvorhergesehene Situationen und soziale Interaktionen.
  • Entscheidungen fällen und Prioritäten festlegen. Welche Aufgaben sind zuerst zu erledigen und welche führst du später durch? Hierbei hilft eine ergänzende Methode wie die ABC-Analyse oder die Eisenhower-Matrix.
  • Nachkontrolle zur Prüfung, ob deine Planung funktioniert hat und du alle angestrebten Ziele erreicht hast.

Die Pomodoro-Methode

Bei der Arbeit im Büro hat sich die Pomodoro-Technik bewährt. Sie schützt vor Zeitfressern wie E-Mails und interessanten Artikeln im Internet und den sozialen Medien.

Damit du dich nicht zu sehr in eine bestimmte Aufgabe verbeißt, unterteilst du sie nach dem Pomodoro-Prinzip in kleinere Teilaufgaben. Diese arbeitest du in 25-Minuten-Phasen nach und nach ab. Nach diesen 25 Minuten machst du eine Pause von fünf Minuten. Anschließend folgt die nächste „Pomodoro“ mit 25 Minuten. Wenn du vier Pomodori geschafft hast, ist eine halbstündige Pause fällig.

Bei einer solchen Pomodoro-Session mit vier Einheiten wechselst du also zwischen konzentrierten Arbeitsphasen und kurzen Entspannungspausen. Das hilft dir dabei, fokussiert zu bleiben. Die Gewöhnung an den regelmäßigen Wechsel erhöht die Arbeitseffizienz und erfüllt gleichzeitig das Bedürfnis nach Pausen.

Weitere Methoden: Time Boxing, Eat the Frog und 10-10-10

Neben diesen fünf Methoden zum Zeitmanagement gibt es weitere erfolgversprechende Tricks. Zu den bewährten Modellen gehört das Time Boxing. Hier definierst du feste Zeitblöcke für deine Aufgaben. Basis für dieses Zeitmanagement-Modell ist die Annahme, dass sich die meisten Aufgaben innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens erledigen lassen. Ein gewisser Handlungsdruck hilft – vorausgesetzt, die Zeiteinheiten sind richtig bemessen.

Das Modell „Eat the frog“ bedeutet, dass du erst die unangenehme Arbeit erledigst und danach die schönen oder interessanten Aufgaben. Diese Methode hilft dir dabei, motiviert zu bleiben.

Die 10-10-10 Methode zielt darauf ab, die Folgen deiner Entscheidungen einzuschätzen. Welche Konsequenzen hat deine momentane Entscheidung in zehn Minuten, in zehn Monaten und in zehn Jahren? – Eine gute Methode, um Prioritäten zu erkennen, aber auch, um Abstand zu gewinnen.

Bei den verschiedenen Methoden geht es immer wieder darum, verschiedene Tätigkeiten und Entscheidungen zu priorisieren. Im Endeffekt gilt es, den Arbeitsaufwand zu reduzieren. Wichtige Punkte beim Zeitmanagement sind:

  • Vermeidung von Ablenkungen,
  • Delegieren,
  • Unterteilung und Priorisierung von Aufgaben,
  • Zeiterfassung,
  • Erstellen von Tagesplänen,
  • Dokumentation der Tätigkeiten.
 Zeitmanagement verbessern

8 Tipps, mit denen du dein Zeitmanagement verbessern kannst

Eine aktuelle Statistik zum Thema Zeitnot beschäftigt sich mit der Entwicklung in den letzten Jahren. Von 2017 bis 2020 stiegen die Zahlen der Deutschen in Zeitnot allmählich auf über 26 % an. Im Jahr 2021 sinkt der Wert auf unter 25 %: Ein Nebeneffekt von Corona? Oder zeigt sich hier das veränderte Bewusstsein der Unternehmer?

Mit bewährten Zeitmanagement Tipps gelingt es dir, auch stressige Phasen zu überstehen. Neben den verschiedenen Methoden gibt es nützliche Hinweise, wie du deine Arbeitszeit clever organisierst. Das hilft dir nicht nur bei der praktischen Durchführung, sondern wirkt sich auch positiv auf dein emotionales Befinden aus. Indem du dein Zeitmanagement verbesserst, stärkst du deine Resilienz und bist weniger anfällig gegen Stress.

  • Tipp 1: Definiere die Prioritäten – das reduziert den Zeitdruck.
  • Tipp 2: Wenn große Aufgaben anstehen, teile sie in kleinere Schritte auf.
  • Tipp 3: Schütze dich vor Zeitdieben und vermeide unnötige Störungen.
  • Tipp 4: Leg Pausen ein, denn diese Zeit geben dir die nötige Kraft, danach weiterzuarbeiten.
  • Tipp 5: Notiere dir wichtige Punkte, damit du nichts vergisst.
  • Tipp 6: Streiche Multitasking von deinem Plan und setze auf konzentriertes Monotasking.
  • Tipp 7: Sortiere, was dringend ist und was sich aufschieben lässt.
  • Tipp 8: Sag Nein, wenn es nicht geht – das entlastet dich.

Zeitmanagement verbessern – so funktioniert es

Am Ende eines langen Arbeitstages solltest du wissen, was du geschafft hast. Es gibt noch dringende Angelegenheiten zu erledigen? Dann stimmt etwas mit der Zeitplanung nicht. Überstunden scheinen unvermeidbar zu sein – und schon schiebt sich die Arbeitszeit in die ersehnte Freizeit hinein.

Wenn du Probleme mit der zeitlichen Organisation hast, hilft dir ein Zeitmanagement Coach. Du möchtest beruflich weiterkommen? Ein erfahrener Coach zeigt dir, wie du die nächste Stufe auf der Karriereleiter erreichst.

Du möchtest Zeitfresser möglichst früh erkennen und Störungen vermeiden? Bei unserem Webinar lernst du wirksame Methoden im Business Coaching kennen, die dich weiterbringen. Melde dich an und mach dich mit den Methoden zum Zeitmanagement vertraut

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