Von unserer Selbstorganisation hängt ab, ob wir effizient arbeiten oder Dinge planlos erledigen. Der Begriff „Selbstorganisation“ wird im Zusammenhang mit verschiedenen Bedeutungen verwendet. So bezieht sich Selbstorganisation auf alle Prozesse und Interaktionen, die im beruflichen Umfeld wichtig sind. Selbst gut organisiert zu sein bedeutet, strukturiert und gründlich zu arbeiten und dabei die erforderliche Ordnung zu respektieren und aufrechtzuerhalten.
In Bereichen wie der Organisationsberatung, im Management und in der Betriebswirtschaft gilt die Selbstorganisation von Mitarbeitern als moderne Führungsform und als das Gegenteil der allgemein üblichen Unternehmens-Hierarchie. Im Beruf wird die Bezeichnung Selbstorganisation häufig als Gegenbegriff zur Autorität des Managements sowie als Alternative zu Fremdorganisation, Bürokratie, Willkür oder Chaos verwendet.
Für uns als Arbeitnehmer*innen, Führungskräfte und Coaches bedeutet Selbstorganisation vor allem, uns so gut zu organisieren, dass wir die an uns gestellten Herausforderungen meistern und unsere Projekte erfolgreich bearbeiten können. Gute Selbstorganisation ist selbst im Privatleben wichtig. Jede Hausfrau und Mutter ist aufgrund ihres umfangreichen Aufgabenspektrums gezwungen, sich selbst zu organisieren, um ihren anstrengenden Alltag zu bewältigen. Erfahre hier, was eine gute Selbstorganisation ausmacht, welche Selbstorganisation Methoden es gibt und wie du lernst, dich selbst zu organisieren.
Die offizielle Selbstorganisation Definition beschreibt eine Systementwicklung, die zur effizienteren Gestaltung von Abläufen im Beruf und Privatleben führen soll. Eine gute Selbstorganisation bildet somit die Grundlage für Strukturen und Ordnungen, die den jeweiligen Gegebenheiten entsprechen und an die notwendigen Bedürfnisse angepasst sind.
Eine weitere Definition Selbstorganisation betreffend, bezeichnet diese Form der Organisation als effizientes Mittel, um Teams und Abteilungen in einem Unternehmen sowie ganze Organisationen erfolgreicher zu gestalten. Außerdem wird der Begriff für die Organisation des Einzelnen verwendet. Die Organisation ist ein Teilaspekt der Zeitplanung, sodass enge Zusammenhänge zwischen Selbstorganisation und Zeitmanagement bestehen.
Gut organisiert zu sein, ist heutzutage sowohl im Beruf als auch im Privatleben sehr wichtig. Eine Karriere ist ohne Organisation und Zeitmanagement kaum möglich. Die Vorteile einer klugen Selbstorganisation sind:
Sich selbst zu organisieren, erfordert:
Ohne Eigen-Organisation wird es kaum gelingen, innerhalb der meist knapp bemessenen Zeit alle Aufgaben zu erledigen. Mit Selbstorganisation sparst du eine Menge Zeit, die dir für andere Dinge zur Verfügung steht. Zudem hast du weniger Stress, wenn du dich gut organisierst und dich auf das Wesentliche konzentrierst, anstatt dich mit unnötigen Details zu beschäftigen. Das beschert dir Leichtigkeit.
Eine gute Selbstorganisation trägt dazu bei, Stress zu vermeiden. Kann man Selbstorganisation lernen? Ja – es gibt verschiedene Methoden, die dir dabei helfen, dich selbst besser zu organisieren.
Umso gezielter du bei deiner Arbeit, bei deinen beruflichen und privaten Projekten vorgehst, desto leichter fällt es dir, Prioritäten zu setzen, den Überblick zu behalten, die richtigen Dinge zur richtigen Zeit zu tun und am Ende deine Ziele zu erreichen.
Wie der Begriff Selbstorganisation vermuten lässt, funktioniert diese Form der Organisation nur, wenn du selbst aktiv wirst. Konkret bedeutet das: Organisiere deinen Alltag und deine beruflichen Aufgaben so, dass du alle Herausforderungen selbst lösen kannst und genug Zeit für unerwartet auftretende Zusatzaufgaben oder Probleme hast.
Eine gute Selbstorganisation basiert auf einigen Prinzipien. Dies sind:
Die Regelmäßigkeit ist die wichtigste Voraussetzung dafür, dass deine Selbstorganisation funktioniert. Nur wenn du dich regelmäßig um das Organisieren (und Delegieren!) deiner Aufgaben kümmerst, bist du gut organisiert und arbeitest effizient.
Ein einfaches Organisationskonzept lässt sich besser verwirklichen als eine komplizierte Organisationsweise. Je einfacher deine Selbstorganisation ist, desto eher wird sie zur täglichen Routine.
Schreibe alle Dinge und Aufgaben, die du jeden Tag erledigen musst, auf. Die Schriftlichkeit verhindert, dass etwas vergessen wird und entlastet zugleich deinen Kopf.
Mit der Passgenauigkeit beim Organisieren verhält es sich ähnlich wie bei Schuhgrößen und Kleidermaßen. Deine Organisationsmethode und die Organisationswerkzeuge (Zeitmanagement, Klemmbrett, Agenda) müssen genau passen, damit mehr Effizienz und Zeitersparnis erreicht werden können. Da es bei der Selbstorganisation nicht DIE allgemeingültige Methode, sondern meist mehrere Möglichkeiten gibt, ist es wichtig, sich so zu organisieren, wie es die jeweilige Situation erfordert.
Selbstorganisation am Arbeitsplatz, zu Hause und in der Freizeit kann man lernen. Training ist beim selbst organisieren ebenso erforderlich wie im Sport. Organisation ist eine praktische Aufgabe, die nicht durch das Lesen von Büchern, sondern durch Üben gelernt wird.
Obwohl das sich-selbst-organisieren vor allem eine auf eigenen Aktivitäten beruhende Aufgabe ist, existieren einige Methoden und Tools, die dir bei der Selbstorganisation helfen können. Einfache Selbstorganisation Tools sind beispielsweise:
Außerdem existieren Methoden wie die vom US-amerikanischen Autor und Berater David Allen entwickelte Selbstmanagement-Methode „Getting Things Done (GTD)". Die Verfahrensweise beruht auf dem Prinzip, dass jede Arbeit gut organisiert werden kann, wenn alle Aufgaben schriftlich festgehalten und in die dafür vorgesehenen Listen eingetragen werden. So arbeitest du dein Tagespensum einfach ab und hast den Kopf frei, um dich auf wichtige Projekte zu konzentrieren und um kreativ zu denken.
Bei den Listen, in die zu erledigende Dinge eingetragen werden, kann es sich um einfache To-do-Listen oder um projektbezogene To-do-Listen handelt. Abhängig von den Aufgaben und Projekten können auch Listen infragekommen, die erst später genauer spezifiziert werden.
Sich selbst zu organisieren wird nicht nur im Beruf, sondern auch im Privatbereich von uns erwartet. Organisatorische Probleme entstehen oft, wenn der Zeitaufwand, der zur Erledigung von Aufgaben oder Projekten notwendig ist, unterschätzt wird. Wenn wir uns zu viel Arbeit aufbürden und zu viele Verpflichtungen übernehmen, kann es dazu kommen, dass Termine nicht eingehalten werden können.
Selbstorganisation bedeutet deshalb, dass du dir zunächst einen Überblick verschaffst, welche Aufgaben anstehen, um dann Prioritäten zu setzen. Schreibe die Dinge, die du heute noch machen willst auf und entscheide dann, wie lange du zur Erledigung voraussichtlich brauchen wirst. Dein Schreibtisch ist unaufgeräumt und du findest das wichtige Dokument, das du für deine Präsentation benötigst, nicht? Zu Hause liegen überall die Spielsachen deiner Kinder herum und deine Schwiegereltern haben sich zum Kaffeetrinken angesagt? Tipps zur Selbstorganisation und zum Aufräumen für Faule wären jetzt willkommen! Warte nicht ab, sondern werde aktiv!
Selbstorganisation heißt, die Organisation selbst in die Hand zu nehmen. Beginne mit dem Aufräumen und räume das Zimmer auf, indem du in einer bestimmten Ecke beginnst, Ordnung zu schaffen. Arbeite dich systematisch vor, solange bis die Wohnung wieder perfekt aufgeräumt aussieht. Überlege, wer dir beim Aufräumen helfen kann und weise deine Unterstützer (Partner, Freund*in, Kinder) genau ein, sodass jeder weiß, was zu tun ist.
Im Büro geht alles drunter und drüber, weil einige Mitarbeiter ausgefallen sind und das Projekt muss trotzdem pünktlich fertigwerden? Das Erstellen einer To-do-Liste nimmt nur wenige Minuten in Anspruch. Indem du alles aufschreibst, merkst du schnell, ob eine Aufgabe wirklich wichtig oder eigentlich überflüssig ist. Bitte bei Bedarf deine Kolleg*innen um Unterstützung. Dadurch kannst du dich auf die Erledigung wesentlicher Dinge fokussieren.
Der größte Feind der Selbstorganisation ist die Ablenkung. An jedem Arbeitsplatz und auch im Haushalt gibt es eine Vielzahl von Ablenkungsmöglichkeiten wie Radiomusik, laute Geräusche oder Telefonklingeln. Ungewollte Störungen halten uns vom Arbeiten ab, mindern unsere Konzentrationsfähigkeit und tragen schließlich dazu bei, dass die Aufgaben nicht pünktlich fertigwerden. Sorge für ein störungsfreies Arbeitsumfeld, damit du dich besser konzentrieren und effizienter arbeiten kannst.
Multitasking ist ein weiterer Faktor, der deine Selbstorganisation beeinträchtigen kann. Mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten, kann die Fehlerquoten erhöhen und dadurch erst recht zu Stress führen. Verzichte auf Mehrfachbelastungen durch Multitasking und organisiere deinen Tagesablauf so, dass du genügend Zeit hast, Dinge nacheinander abzuarbeiten. Feste Zeitpläne können deiner Selbstorganisation die nötige Struktur verleihen. Ein gutes Zeitmanagement ist sehr wichtig, wenn du dich selbst organisieren und effizienter arbeiten willst.
Was ist Selbstorganisation für dich? Eine Notwendigkeit oder eine eher unangenehme Verpflichtung? Dich selbst zu organisieren ist die wichtigste Voraussetzung, damit du effizient arbeiten und deine Projekte erfolgreich abschließen kannst.
Selbstorganisation wird zur Gewohnheit, wenn du jeden Morgen nach dem Aufstehen deinen Tagesablauf organisierst. Routine gibt unserem Leben Struktur und Sicherheit. Negative Angewohnheiten können dich jedoch daran hindern, aktiv zu werden. Oftmals ist es notwendig, Gewohnheiten zu ändern und neue Routinen zu entwickeln.
Die Integration positiver Veränderungen in den Alltag benötigt zwar etwas Zeit, allerdings beginnt jede Änderung im Leben mit dem ersten Schritt. Benenne deine Vorhaben konkret und gestalte einen realistischen Zeitplan. Überfordere dich nicht, sondern setze dir realistische Ziele und halte deine Zeitpläne ein.
Tagtäglich gilt es, eine Vielzahl von Aufgaben zu erledigen. Dabei sind jedoch nicht alle gleich wichtig. Durch Priorisierung sorgst du dafür, dass Wichtiges sofort erledigt und eher unwichtige Dinge delegiert oder eliminiert werden. Das Eisenhower-Prinzip, das vom 34. US-Präsidenten Dwight David „Ike" Eisenhower entwickelt wurde, zählt zu den häufig im Zeitmanagement verwendeten Methoden.
Bei diesem Verfahren geht es darum, zunächst jede Aufgabe auf Kriterien wie Wichtigkeit und Dringlichkeit zu überprüfen und diese entsprechend zu kategorisieren. Nach dem Eisenhower-Prinzip kann eine Aufgabe wichtig oder nicht wichtig sowie dringend oder nicht dringend sein. Berücksichtigt man die Fragestellung, ergeben sich daraus vier Kombinationsmöglichkeiten, die in eine Matrix mit vier Quadranten eingeordnet werden können.
In der Eisenhower-Methode werden die Aufgaben in den Quadranten I, II, III und IV auch als A-, B-, C- und D-Aufgaben bezeichnet. Wichtig und dringend sind die A-Aufgaben, die sofort und selbst erledigt werden sollten. Arbeiten, die zwar wichtig, aber nicht dringend sind, werden als B-Aufgaben klassifiziert und können bei Bedarf auf einen späteren Termin verschoben (terminiert) werden. Dann musst du sie jedoch selbst erledigt, während du die nicht so wichtigen, aber dringenden C-Aufgaben auch an kompetente Mitarbeiter*innen delegierst.
Als D-Aufgaben gelten jene, die weder wichtig noch sehr dringend sind. Bei Zeitmangel muss die Bearbeitung dieser Aufgaben nicht sofort erfolgen. Außerdem können das auch andere übernehmen. Die Eisenhower-Methode hilft dabei, Zeitfresser zu identifizieren und sich besser zu organisieren.
Das Pareto-Prinzip bezieht sich auf die Beziehung zwischen Aufwand und Ergebnis. Vilfredo Pareto, Wohlfahrtökonom aus Italien, der die nach ihm benannte Methode entwickelte, kam zur Erkenntnis, dass 80 Prozent der Wirkung durch 20 Prozent der beteiligten Faktoren erreicht werden können. Auf die Selbstorganisation bezogen bedeutet dies, dass eine gute Organisation zu etwa 20 Prozent aus Aufwand besteht, während rund 80 Prozent für das Ergebnis verantwortlich sind (80/20 Regel).
Anders ausgedrückt: Zuerst investierst du ein wenig Zeit, um deine Selbstorganisation zu entwickeln und danach profitierst du von den positiven Effekten deines effizienten Selbstmanagements. Der Fokus im Pareto-Prinzip besteht darin, sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren. Dadurch steigerst du deine Produktivität und Effizienz.
In deinem Büro stapeln sich Aktenberge? Deine E-Mails checkst du höchstens 1-mal täglich? Organisiere dich selbst und schaffe ein strukturiertes Umfeld. So erledigst du deine Aufgaben gemäß ihrer Wichtigkeit und übersiehst nichts. Räume zuerst deinen Schreibtisch und anschließend die Schubladen auf.
Scanne Dokumente ein. Dadurch sparst du Zeit beim Ablegen und vermeidest unnötige Papierberge. Kontrolliere deine E-Mails zu festgelegten Zeiten und befreie deinen Account von digitalen Dokumenten und Nachrichten, die du nicht mehr benötigst.
Ein Zeitplan oder Tagesplan hilft dabei, den Überblick zu behalten. Schreibe auf, was heute zu erledigen ist und lege für jede Aufgabe einen Zeitrahmen fest. In deinem Zeitplan sollten alle Aktivitäten, Aufgaben, Vorgänge und Termine mit den jeweiligen Start- und Endzeitpunkten drinstehen. Durch die bewusste Einteilung deiner Zeit vermeidest du Stress und schaffst dir Freiräume für zusätzliche Aufgaben oder mehr Freizeit.
