Im Arbeitsalltag findest du kaum die nötige Ruhe, um dich auf die wichtigen Aufgaben zu konzentrieren. Das gibt dir das Gefühl, dass du die vorhandene Zeit schlecht nutzt. Wieder ist ein Tag vorbei, ohne dass du mit dem neuen Projekt weitergekommen bist. Vielleicht schaffst du es morgen? Nein, mit der Aufschieberitis ist es jetzt vorbei.
Ein Coaching für Zeitmanagement bringt dich auf den richtigen Weg. Hier lernst du die verschiedenen Zeitmanagement Methoden kennen. Dabei geht es um Prioritäten, reibungslose Abläufe und eine gute Strukturierung. Auch eine gewisse Disziplin ist nötig. So erledigst du die anstehenden Aufgaben ohne Hektik und ständigen Blick auf die Uhr.
Am Ende des Tages ist die Arbeit noch lange nicht geschafft – dir fehlt einfach die Zeit, um alle Aufgaben zu erledigen. Das Projekt muss dringend fertig werden: Schon sitzt du bis tief in die Nacht daran. Ganz klar: Hier hapert es mit dem Zeitmanagement. Doch mit ausgeklügelten Zeitmanagement Methoden gelingt es dir, die Stunden besser einzuteilen. Das ist nicht nur für selbstständige Existenzgründer und Chefs wichtig, sondern auch für Angestellte.
Wenn du strukturiert vorgehst, siehst du, wo du am besten anfängst. Wie das funktioniert, zeigen die bewährten und neuen Zeitmanagement Methoden. Die Vorteile sind klar zu sehen:
Wer seine Arbeitszeit clever einteilt, ist produktiver und hat mehr Freizeit. Es lohnt sich also, einen gewissen Zeitaufwand in das Thema zu investieren. Mit den Zeitmanagement Methoden, die für deine Situation geeignet sind, verschwendest du keine Zeit mehr und kannst den Feierabend besser genießen. Wenn du alle Aufgaben notiert hast – eventuell als To-Do-Liste für morgen – hast du den Kopf frei.
Welche der Zeitmanagement Methoden für dich infrage kommt, hängt von mehreren Faktoren ab. Neben der individuellen Arbeitsweise und der Umgebung spielt die Hierarchie im Unternehmen eine relevante Rolle. Im Optimalfall hast du Entscheidungsbefugnis und kannst selbst bestimmen, welche Methoden du im Unternehmen einsetzen möchtest.
Wenig Arbeitseinsatz, um einen hohen Wert zu erzielen – so sieht das Pareto-Prinzip aus. Bei dieser Methode erledigst du 20 Prozent der Arbeit, um 80 Prozent des Ergebnisses zu schaffen. Was brauchst du, um das Ziel zu erreichen? Welche Einzelaufgaben sind weniger wichtig? Mit der Festlegung der Prioritäten schützt du dich vor unnötiger Kleinarbeit. So konzentrierst du dich auf das Wesentliche.
Die Aufteilung von Aufgaben in 20 und 80 % ist aber nicht immer möglich. Daher eignet sich die Pareto-Methode nur für separat laufende Elemente. Grundsätzlich geht es darum, dass du mit wenig Aufwand einen Großteil der Arbeit erledigen kannst. Doch Abhängigkeiten in der Firma, Teamwork und andere Bedingungen beeinflussen das Ergebnis.
Die Eisenhower-Matrix dient dazu, Prioritäten zu bestimmen. Wie wichtig und dringlich ist eine einzelne Aufgabe? Es gibt vier Felder für Kategorisierung. Das erste Feld nimmt die Aufgaben auf, die absolut wichtig und nicht aufschiebbar sind – diese erledigst du zuerst. In Feld B kommen die dringenden Dinge mit weniger Relevanz, Feld C ist für Wichtiges, aber weniger Dringendes und D-Aufgaben lassen sich komplett streichen oder delegieren.
Das Eisenhower-Prinzip gibt dir einen guten Überblick über die Aufgaben, die zu bewältigen sind. Nach der Einstufung in die jeweilige Kategorie arbeitest du sie nach und nach ab, zuerst die mit Priorität A, später die anderen. Die Projekte der Felder C und D delegierst du. Mit dieser Klassifizierung eignet sich die Eisenhower-Matrix vor allem für Menschen, die in der Führungsebene arbeiten: Diese können bestimmte Aufgaben einfach an andere weitergeben.
Im Büro ist die Pomodoro-Technik eine beliebte Methode. Sie geht konsequent gegen Zeitfresser wie E-Mails und andere typische Störungen an. Wichtig ist, dass du in den Arbeitsphasen konsequent bleibst und dich nicht ablenken lässt. Zunächst machst du aus einer größeren Aufgabe mehrere kleine Teilaufgaben und notierst dir alles genau. Nach dem Pomodoro-Prinzip arbeitest du diese Elemente in 25-Minuten-Einheiten nacheinander ab. Am besten stellst du dir einen Wecker. Wenn dieser nach 25 Minuten klingelt, legst du eine 5-Minuten-Pause ein.
Danach folgt der nächste „Pomodoro“. Wenn du vier Durchläufe geschafft hast, machst du eine 30-Minuten-Pause. Nach der Erledigung eines Abschnitts streichst du die Aufgabe auf deinem Notizzettel durch. Das ist wichtig für das Erfolgsgefühl, für den Gedanken: Das habe ich jetzt geschafft.
Eine Pomodoro-Session mit vier Zeiteinheiten wechselt zwischen fokussierten Arbeitsphasen und erholsamen Pausen. Das ist gut für die Konzentration. Mit der Gewöhnung an diesen Wechsel erhöht sich deine Arbeitseffizienz, ohne dass du auf Pausen verzichten musst.
Bei der ABC-Methode legst du Prioritäten fest. Die Basis ist eine Aufteilung in drei Bereiche: A ist sehr wichtig, B wichtig und C weniger wichtig. Die A-Aufgaben erledigst du normalerweise selbst und kalkulierst dafür rund 60 % deiner Arbeitszeit ein. Die B-Aufgaben lassen sich eventuell delegieren. Wenn du sie selbst übernimmst, sollten sie maximal 25 % der Arbeitszeit in Anspruch nehmen. Die C-Aufgaben sind häufig reine Zeitfresser. Dafür solltest du maximal eine 3/4 Stunde am Tag brauchen. Das ABC-Modell gehört zu den einfachen Zeitmanagement Methoden. Im praktischen Einsatz ist es sinnvoll, einen gewissen Zeitpuffer einzuplanen: Dann werfen dich Überraschungen nicht gleich aus der Bahn.
Mit der ALPEN-Methode lässt sich der Arbeitstag gut organisieren. Diese Methode besteht aus fünf Schritten:
Bei der Zeitplanung ist es wichtig, realistisch zu bleiben. Ansonsten verschieben sich womöglich einzelne Aufgaben. Um bei der Definition und Einschätzung der Prioritäten zügig voranzukommen, lässt sich die ALPEN-Methode mit der Eisenhower-Matrix verbinden. Nicht in jedem Beruf ist eine detaillierte Planung nach dem ALPEN-System nötig oder sinnvoll. Gerade wenn du im Team arbeitest und dich nach anderen Kollegen richten musst, lässt sich diese Strategie schwer umsetzen.
Mit der SMART-Methode setzt du konkrete und realistische Ziele, immer unter Berücksichtigung der Deadline. Ein gutes Ziel erfüllt fünf Kriterien: Es ist
Besonders gut eignet sich die SMART-Methode für ein fokussiertes Ziel. Beispiel: Du hast ein bestimmtes Projekt vor dir oder planst einen Marathonlauf. Mit Zwischenzielen näherst du dich dem zukünftigen, großen Ziel. Auch wenn eine langfristige Veränderung anstehst, beispielsweise wenn du eine neue Routine anstrebst, ist die SMART-Methode hilfreich. Sie reduziert die Gefahr, dass du in blinden Aktionismus verfällst oder deine Energie verschwendest. Stattdessen behältst du das wichtige Ziel im Blick und lässt dich nicht ablenken.
Mit dem System Getting Things Done verbindest du berufliche Pflichten und Termine mit deinem Privatleben. Es basiert darauf, alle Arbeitsschritte bzw. Aufgaben aufzuschreiben. Das entlastet dein Gehirn und du bist sicher, dass du nichts vergisst. Diese Methode setzt sich aus fünf Einzelschritten zusammen:
Wenn eine Aufgabe länger dauert als zwei Minuten, kommt sie auf eine Liste, beispielsweise „Warten auf“, „nächste Schritte“ oder zu einem bestimmten Projekt. Mindestens einmal täglich prüfst du deine Listen und entscheidest, was als Nächstes ansteht.
Diese Zeitmanagement Methode hilft dir bei der Entscheidungsfindung. Welche Folgen hat eine bestimmte Entscheidung in zehn Minuten? In zehn Monaten? In zehn Jahren? Indem du dir diese Fragen stellst, erkennst du, was wichtig ist. Die 10-10-10 Methode bringt dich außerdem zu einer neuen, distanzierten Sichtweise.
Bei der simplen 10-10-10 Methode geht es weniger um Zeitmanagement, als darum, deine Gedanken zu sortieren. Du schaffst Ordnung und behältst die möglichen Konsequenzen im Blick. Kurzfristige Folgen sind beispielsweise ein wütender Chef oder belustigte Kollegen. In 10 Monaten sieht es schon anders aus, wenn du dich im Meeting beschwert oder einen Urlaub durchgeboxt hast. In 10 Jahren könnte alles vergessen sein, aber vielleicht auch nicht ...
Beim Time Boxing legst du fixe Zeitblöcke fest, in denen du die Aufgaben erledigst. Diese Methode geht davon aus, dass die meisten Arbeiten innerhalb eines festen Zeitrahmens zu schaffen sind. Der selbst gesetzte Druck treibt dich an. Allerdings darfst du nicht zu anspruchsvoll sein und solltest die Zeiteinheiten realistisch einschätzen.
Bei dem Modell 60-60-30 handelt es sich um einen Arbeitsrhythmus, der zwischen fokussierter Anspannung und Erholung wechselt. 55 Minuten Arbeit, 5 Minuten Pause – das sind die ersten 60 Minuten. Hier ist es wichtig, die fünfminütige Pause wirklich als Entspannung zu nutzen: Aufstehen, etwas trinken, weg vom Arbeitsplatz. Darauf folgt eine Wiederholung dieser Arbeitseinheit. Die folgende 30 zeigt eine längere Pause an.
Zeitmanagement Methoden wie diese helfen dir dabei, die Arbeitszeit zu strukturieren und Stress zu vermeiden. Mit der 60-60-30 Methode lockerst du den Büroalltag auf, außerdem eignet sie sich perfekt für das Homeoffice.
Diese Analyse gehört nicht zu den klassischen Zeitmanagement Methoden, denn sie soll vor allem die Zeitfresser enttarnen. Dafür musst du dich selbst eine Weile beobachten. Ein Zeittagebuch ist dabei unverzichtbar. Im Notizbuch, im Kalender oder mit digitalem Zeiterfassungstool – es liegt an dir, wie du deine Arbeitszeit festhältst.
Bei der Zeitflussanalyse erfasst du nicht nur die reine Arbeitszeit. Du trägst auch alle anderen Dinge ein, mit denen du dich im Laufe des Arbeitstags beschäftigst. Telefonieren, Online-Recherche, private Mails, eine Pause – all das notierst du. Später liest du aus deinen Notizen ab, wann du konzentriert an der Arbeit gesessen hast. Auch die weniger produktiven Zeiten sind gut zu erkennen. Die meisten sind am Vormittag besonders motiviert und konzentriert. Am Nachmittag lässt die Leistungsfähigkeit oft nach. Wenn du das weißt, kannst du deine Aufgaben realistisch planen und senkst den Stresspegel.
Nicht lange zögern: Augen zu und durch. Am besten bringst du die unangenehmen Sachen schnell hinter dich. So hast du einen ersten Erfolg erzielt und kannst dich den Dingen widmen, die dir mehr Spaß machen. Wenn du die Frosch-Aufgabe zu lange aufschiebst, wird sie womöglich zum Ungetüm, vor dem du immer mehr zurückscheust. Also überwinde dich und mach dich an den Job: Einer muss es ja tun. Danach fühlst du dich befreit von dem Druck. Besonders locker geht dir die ungeliebte Aufgabe von der Hand, wenn du sie gleich morgens erledigst. Da ist die Motivation meistens am höchsten und du bist entsprechend produktiv.
Welche Zeitmanagement Methoden passen gut zu dir und deinem Arbeitsalltag? Das hängt von verschiedenen Punkten ab. Schreibtischtäter, die alleine arbeiten, kommen mit einer Zeiteinteilung nach dem Pomodoro-Prinzip oder der Methode 60-60-30 gut klar. Die Strukturierung des Arbeitstages lässt sich gut mit einem Priorisierungssystem verbinden, beispielsweise mit der Eisenhower- oder ABC-Methode.
Lass dich nicht irritieren, wenn das Zeitmanagement am Anfang einen erhöhten Aufwand bedeutet. Im Endeffekt helfen dir die Zeitmanagement Methoden dabei, die Arbeit leichter und schneller zu bewältigen. Sie halten die typischen Zeitdiebe fern und verbessern deine Konzentration. Damit steigt auch gleich die Motivation.
Indem du Prioritäten vergibst und die Stunden einteilst, gewinnst du einen guten Überblick.
Damit das Zeitmanagement funktioniert, brauchst du allerdings eine gewisse Disziplin und Vertrauen. Denn nur durch das Delegieren von weniger wichtigen Aufgaben steht dir mehr Freiraum zur Verfügung.
Dokumentiere deine Aktivitäten und probiere die Zeitmanagement Methoden aus, die dir für deine Selbstorganisation geeignet erscheinen. So erkennst du, welche Variante dir den Arbeitsalltag erleichtert.
Mit den 10 Business-Coaching-Tipps von Greator entwickelst du dein Zeit- und Selbstmanagement weiter und verbesserst deine Chancen. Ein gutes Zeitmanagement sorgt auch für eine gute Work-Life-Balance: Das macht dich stark für den Alltag.
