„Man muss Prioritäten setzen“ – Diesen Satz haben wir doch alle schon mindestens einmal in unserem Leben gehört, nicht wahr? Aber warum „muss“ man das denn? Was bedeutet Prioritäten setzen überhaupt genau und was nützt dir das?
Warum fällt es einigen so schwer, Aufgaben nach Priorität abzuarbeiten? Und was hilft dabei, endlich etwas daran zu ändern? All diese und viele weitere interessante Fragen beantworten wir im Folgenden und helfen dir dabei, endlich Prioritäten zu setzen im Leben.
Prioritäten setzen heißt, dass du all deine Aufgaben in eine hierarchische Ordnung bringst. Du sortierst sie vor allem nach Dringlichkeit und Nützlichkeit. Das hilft dir dabei, deine Ressourcen und auch deine Energie möglichst sinnvoll einzusetzen.
Du bearbeitest erst die Dinge, die besonders wichtig sind. Dann arbeitest du dich immer weiter voran, bis deine Ressourcen für den Tag aufgebraucht sind. So wird der wichtigsten Aufgabe die größte Aufmerksamkeit zuteil.
Du und deine Persönlichkeit entwickeln sich stetig weiter. Demzufolge verlagern sich im Laufe der Zeit wahrscheinlich auch deine Prioritäten. Was dir heute besonders wichtig erscheint, steht im nächsten Jahr vielleicht hinten an. Prioritäten spiegeln deshalb in gewisser Weise auch deine Lebensziele, deine Sichtweisen und Werte wider.
So lässt sich zum Beispiel immer wieder beobachten, dass es in jungen Jahren vor allem die Karriere ist, die ganz oben auf der Prioritätenliste steht. Je älter wir werden, desto mehr Wert legen wir auf die Liebe und unsere Gesundheit. Karriere und Geld rücken oftmals weiter in den Hintergrund. Das bestätigen sogar zahlreiche Studien, unter anderem von Psychologin Janina Larissa Bühler von der Universität Basel.
Wer Prioritäten setzen kann, hält einen wichtigen Schlüssel zum Erfolg in der Hand. Schließlich hat es noch niemanden weit gebracht, der sich andauernd an kleinen, unnützen und gerade völlig irrelevanten Aufgaben aufgehalten hat, nicht wahr? Ordnest du deine To-Do-Liste nicht sinnvoll, läufst du Gefahr, dich immer wieder zu verzetteln und wertvolle Zeit und Energie zu verschwenden. Schließlich ist beides begrenzt und du solltest es daher klug einsetzen.
Gleichzeitig reduziert es Stress. Mit dem gezielten Einsatz deiner Ressourcen, der dank der Priorisierung möglich ist, hakst du alle Aufgaben, die besonders viel Zeit und Energie beanspruchen, als erstes ab. Damit hast du die größten Hürden des Tages bereits gemeistert und kannst immer entspannter vorgehen.
Unglaublich viele Aufgaben stehen auf deiner To-Do-Liste und heute sind auch noch unzählige Termine angesetzt. Da verzettelst du dich schon mal schnell und wünschst dir im Nachhinein, du wärst alles in einer anderen Reihenfolge angegangen. Na, erkennst du dich hier wieder? Keine Sorge, damit bist du nicht allein. So geht es mehr Menschen, als du vielleicht denkst.
Neigst du dazu, Entscheidungen ganz spontan aus dem Bauch heraus zu treffen? Dann fehlt dir unter Umständen der nötige Weitblick. Du betrachtest nur die jetzige Situation und achtest nicht darauf, was auf lange Sicht die klügere Wahl ist. Vielleicht kannst du das aber auch gar nicht ausreichend beurteilen, weil du nicht weißt, was dir wirklich wichtig ist.
Lässt du dich leicht von anderen beeinflussen und gibst immer dann, wenn es möglich ist, Entscheidungen ab? Klar, derjenige, der die Wahl trifft, übernimmt auch die Verantwortung für die Konsequenzen und die gibt man doch nur allzu gern ab, nicht wahr? Was du damit aber auch abgibst, ist die Steuerung deines Lebens. Nur wenn du die Person bist, die über die Prioritäten entscheidet, lenkst du deine Zukunft in die Richtung, die du dir wünschst. Priorisieren bedeutet, selbstbestimmt zu handeln.
Du konntest bereits einige Vorteile, die dir das Prioritäten setzen bietet, lesen. Wir fassen sie noch einmal für dich zusammen.
1. Du bändigst das Chaos in deinem Alltag und sorgst für Ordnung.
2. Du gibst dir selbst eine klare Linie vor, an der du dich immer wieder orientierst und die dir Sicherheit gibt.
3. Du konzentrierst dich auf das, was wirklich wichtig ist und verzettelst dich nicht mit kleinen, belanglosen Aufgaben.
4. Du setzt deine Ressourcen (Zeit, Konzentration, Energie) gezielt ein.
5. Trotz des Drangs, so viel wie möglich gleichzeitig zu erledigen, konzentrierst du dich auf eine Sache nach der anderen und erledigst sie gewissenhaft.
6. Du arbeitest zielorientiert.
7. Du bewahrst dich selbst vor unnötigen Umwegen.
8. Du reduzierst dein Stresslevel, denn besonders Dringliches erledigst du zuerst und befreist dich damit selbst von dem Druck, der auf dir lastet.
9. Du arbeitest effektiver und schaffst dir damit Freiräume, die du für andere Dinge nutzen kannst, die dich glücklich machen.
10. Du verbesserst deine Work-Life-Balance.
Wo ist die Zeit nur schon wieder geblieben und warum habe ich immer noch nicht alle wichtigen Aufgaben erledigt? Diese Frage stellst du dir öfter, als dir lieb ist? Dann kommen diese 8 Tipps beim Prioritäten setzen wie gerufen für dich!
Wo liegen deine Stärken, wo deine Schwächen? Für welche Aufgaben brauchst du deshalb besonders viel oder eher weniger Zeit? Wann kannst du dich besonders gut konzentrieren und was ist dir persönlich wichtig, um deine Ziele zu erreichen?
All diese Fragen sind beim Setzen von Prioritäten von Bedeutung. Beantworten kannst du sie aber nur, wenn du dich selbst gut kennst. Nimm dir also regelmäßig Zeit zur Selbstreflexion.
Du schiebst Dinge, die du ungern tust, unheimlich gern auf? Das lässt dein Stresslevel leider steigen. Oft sind es genau diese Aufgaben, die besonders viel Zeit und Konzentration kosten. Wartest du bis zur letzten Minute, ist beides knapp und das stresst dich nur umso mehr.
Ob dann noch gute Ergebnisse dabei herauskommen, ist fraglich. Das weißt du auch selbst ganz genau und der Stress steigt noch weiter. All das kannst du dir sparen, wenn du das Erledigen unliebsamer Aufgaben zur Priorität machst. So hast du die größte Hürde früh und oftmals auch schneller gemeistert und kannst dich ganz ohne schlechtes Gewissen angenehmeren Aufgaben widmen.
Die ausgeklügelteste Prioritätenliste bringt dir leider nicht viel, wenn du die Zeit vollkommen aus den Augen verlierst. Notiere dir also am besten auch Zeitziele. Bleibe dabei aber realistisch und setze dich mit utopischen Vorstellungen nicht unnötig unter Druck.
Du weißt heute schon, was morgen ansteht? Dann notiere dir bereits am Abend die drei wichtigsten Aufgaben des Tages. So hast du sie direkt am Morgen vor Augen und bereitest dich schon einmal mental darauf vor. Du sammelst erste wichtige Gedanken dafür und kannst sie so vielleicht sogar schneller abhaken als sonst. Außerdem fühlt es sich unglaublich gut an, wenn man gleich drei große Tagesaufgaben abhaken kann, nicht wahr?
Hilfsbereitschaft ist eine tolle Eigenschaft und unglaublich wichtig im Team. Jemand bittet dich, einen Anruf für ihn entgegenzunehmen oder ihm bei einer kniffligen Aufgabe zu helfen? Natürlich kannst du das tun, vergiss dabei aber nicht deine eigenen To-Do’s. Läufst du Gefahr, nicht mehr hinterherzukommen, dann sage auch mal „Nein“.
Prioritäten können objektiv aber auch subjektiv sein. Objektiv sind zum Beispiel Deadlines, subjektiv hingegen, was du persönlich gern schnell hinter dich bringen möchtest. Lasse dir dabei nicht von anderen hineinreden.
Möglicherweise kostet dich eine Aufgabe mehr Konzentration als andere, und deshalb möchtest du sie gleich am Morgen erledigen. Deine Kollegen sehen das vielleicht anders und würden sie eher auf den Nachmittag schieben. Aber du bist die Person, die sie zu bewältigen hat, also ist dein subjektives Empfinden auch das, was zählt.
Heute hast du kaum etwas geschafft und beschuldigst den Berufsverkehr, weshalb du zu spät zur Arbeit gekommen bist? Oder das schlechte Wetter, das dich heute so müde gemacht hat? Das bringt dich nicht voran. Du allein bist für dein Handeln verantwortlich. Erinnere dich immer wieder daran.
Stelle dir Folgendes vor. Du füllst ein Glas mit kleinen Sandkörnern und versuchst dann, größere Steine hineinzupressen. Das funktioniert nicht, richtig? Denn du hast keinen Platz mehr. Legst du aber zuerst die großen Steine hinein, hast du immer noch Platz für die Sandkörner.
Genauso sieht es auch mit deinen To-Do’s aus. Erledigt du erst die Großen, hast du im Nachhinein oftmals noch Zeit für kleinere Aufgaben. Verzettelst du dich aber von Anfang an mit belanglosen Dingen, schaffst du die wichtigen Aufgaben oft nicht mehr.
Hast du schon mal von der Covey Matrix gehört? Sie besteht aus vier Feldern und hilft dir, genau nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu kategorisieren. In das erste Feld schreibst du, was wichtig und dringend zugleich ist, in das zweite, was wichtig aber nicht dringend ist. In das dritte Feld kommt, was nicht wichtig aber trotzdem dringend ist und in das letzte schreibst du, was unwichtig und auch nicht dringend ist. Das hilft dir ungemein dabei, herauszufinden, welche Aufgaben du zuerst erledigen solltest und welche etwas mehr Zeit haben.
Du kannst auch ohne die Matrix gut einschätzen, was ganz oben auf der Liste stehen sollte? Dann schreibe einfach ein Bullet Journal. Hierbei handelt es sich im Grunde um eine ganz unkomplizierte To-Do-Liste, die du nach Priorität geordnet hast und nach und nach abarbeitest.
Und noch eine dritte, ganz einfache Methode, möchten wir dir vorstellen: die ALPEN-Methode. „ALPEN“ ist hierbei ein Akronym für „Aufgaben“, „Länge“, „Pufferzeit“, „Entscheidungen“ und „Nachkontrolle“. Du notierst dir also, was es heute alles zu tun gibt, schätzt, wie lange du für die einzelnen Aufgaben brauchst und planst auch Pufferzeit mit ein. Anschließend sortierst du alle To-Do’s nach Priorität, arbeitest sie nacheinander ab und prüfst, was du alles geschafft hast. Aufgaben, die liegengeblieben sind, überträgst du auf den nächsten Tag.
Auch wenn du es geschafft hast, deine Prioritäten sinnvoll zu setzen, gibt es immer noch ein paar Fallen, über die du stolpern kannst. Wir haben die 5 häufigsten für dich zusammengestellt.
1. Du hast zu wenig Zeit für die einzelnen Aufgaben eingeplant und schaffst es am Ende doch nicht, alle zu erledigen.
2. Über den Tag kommen immer mehr To-Do’s hinzu und du schiebst sie einfach irgendwie dazwischen. Damit verlierst du den Überblick über das große Ganze und deine Priorisierung war für die Katz‘.
3. Du lässt dich leicht ablenken und wirfst deine guten Vorsätze schnell über Bord.
4. Manchmal ist es sinnvoll, gewisse Aufgaben anderen zu überlassen, die dafür besser geeignet sind. Getreu dem Motto „aus den Augen, aus dem Sinn“ vergisst du aber, den Fortschritt zu kontrollieren und am Ende des Tages bleibt die Aufgabe vielleicht unerledigt, ohne, dass du davon weißt.
5. Du passt deine Prioritätenliste nicht an, wenn sich die Umstände verändern und stiehlst dir damit selbst wertvolle Zeit.
Prioritäten setzen ist ein wichtiger Schritt in Richtung Selbstbestimmtheit und Zufriedenheit. Aber eine Voraussetzung gibt es: Du musst wissen, was dir im Leben wirklich wichtig ist, denn auch das ist entscheidend bei der Priorisierung.
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