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Wie dir das Pareto Prinzip helfen kann, deine Produktivität zu steigern

Lesezeit von 6 Minuten
Wie dir das Pareto Prinzip helfen kann, deine Produktivität zu steigern

Das Pareto Prinzip stammt aus dem Bereich des Zeitmanagements. Entwickelt wurde es von dem italienischen Ingenieur, Soziologen und Ökonomen Vilfredo Pareto. Vereinfacht ausgedrückt besagt es, dass mit 20 % des möglichen Aufwands rund 80 % des angestrebten Ergebnisses erreicht werden können. Aus diesem Grund ist das Pareto Prinzip auch als 80-20-Regel bekannt.

Die Anwendung dieses Prinzips kann dir zu mehr Produktivität verhelfen. Dies ist vor allem im Berufsleben von großem Vorteil. Wie du die 80-20-Regel gewinnbringend anwenden kannst, erklären wir dir im nachfolgenden Artikel.

Was ist das Pareto Prinzip?

Das Pareto Prinzip setzt Aufwand und Ergebnis zueinander in Relation. Stelle dir vor, du verfolgst ein bestimmtes Ziel: Wendest du die Pareto Methode korrekt an, kannst du 80 % des Ergebnisses mit 20 % des Aufwands erreichen. Im Bereich des Projektmanagements wird die Komplexität hierdurch erheblich verringert. Das Pareto Prinzip hilft dir dabei, deinen Fokus auf die wesentlichen Faktoren zu beschränken.

Zwar lässt sich das Verhältnis von 80:20 nicht bei allen Projekten exakt anwenden, dennoch ist es sinnvoll, sich an diesem Richtwert zu orientieren. Mithilfe der 80-20-Regel lernst du, die Aufgaben zu priorisieren, die dich dem gewünschten Ergebnis am schnellsten näherbringen. Zur Verdeutlichung haben wir einige Beispiele aus dem Alltag für dich zusammengefasst:

  • 80 Prozent des gesamten Internetverkehrs finden auf nur 20 Prozent der vorhandenen Websites statt.
  • Es gibt Betriebe, in denen 20 % der Verkäufer 80 % des Umsatzes erwirtschaften.
  • Bei korrekter Priorisierung kannst du mit 20 % des möglichen Arbeitseinsatzes 80 % eines Projektes fertigstellen.
was ist pareto prinzip

Wie lebst du das Pareto Prinzip? 5 Tipps für die Anwendung in deinem Alltag

Die korrekte Anwendung des Pareto Prinzips ist grundsätzlich von großem Vorteil. Die Betonung liegt hierbei auf korrekt. Nicht selten wird das Prinzip missverstanden. Ein häufiger Fehler besteht beispielsweise in der Verwechslung von Einsatz und Ertrag. Darüber hinaus bedeutet die 80-20-Regel keinesfalls, dass die weniger produktiven Aufgaben komplett vernachlässigt werden können.

Damit du von der Anwendung des Pareto Prinzips maximal profitieren kannst, haben wir 5 Tipps für die Umsetzung in deinem Alltag für dich zusammengefasst.

1. Ziele schneller erreichen

Nehmen wir an, du möchtest 20 Kilogramm abnehmen. Selbstverständlich könntest du dich nun wochenlang mit verschiedenen Diät- und Sportkonzepten befassen. Viel effektiver wäre es jedoch, einfach zu beginnen. Sicherlich sind dir deine gröbsten Ernährungsfehler bewusst.

Während du bereits begonnen hast, weniger und gesünder zu essen, recherchierst du parallel nach und nach alle Informationen, die dich auf deinem weiteren Weg unterstützen. So sparst du Zeit und erzielst schneller Ergebnisse. Recherche wird nicht selten als Vorwand missbraucht, um den Beginn einer als unangenehm empfundenen Aufgabe noch ein wenig länger hinauszuzögern.

2. Zeit besser nutzen

Stelle dir vor, du sollst einen neuen Mitarbeiter einarbeiten, musst aber bis zur Mittagspause noch einen wichtigen Auftrag erledigen. Jetzt gilt es, den vorhandenen Zeitraum effizient zu nutzen, um beides zu schaffen.

Du musst deinem neuen Kollegen also nicht jedes Detail der Kaffeemaschine erklären, sondern beschränkst dich darauf, ihm alles zu zeigen, was er an diesem Tag konkret für die Erfüllung seiner eigenen Aufgaben braucht. Hierfür benötigt er in der Regel nur 20 % aller Informationen, die du ihm hättest über seinen Arbeitsplatz geben können.

3. Projekte erfolgreicher machen

Um Projekte nicht nur schneller abzuschließen, sondern sie auch erfolgreicher zu machen, ist das Pareto Prinzip bestens geeignet. Erstelle bei jedem Projekt zunächst eine Prioritätenliste, welche du anschließend der Reihenfolge nach abarbeitest. Hast du den Grundriss erarbeitet, was etwa mit 20 % aller verfügbaren Ressourcen möglich ist, geht es an die Feinarbeit. Hier kommen die übrigen 80 % ins Spiel.

Für eine Präsentation ist es beispielsweise wichtig, erst einmal den Kerninhalt zusammenzutragen. Anschließend kannst du dich mit der grafischen Gestaltung und anderen Details befassen.

4. Geld effektiver einsetzen

Gehörst du zu den Personen, die stundenlang Prospekte durchblättern, um Schnäppchen zu finden? Suchst du aus diesem Grunde vielleicht sogar verschiedene Geschäfte auf? Grundsätzlich ist nichts verkehrt daran, Sparangebote zu nutzen. Beobachte jedoch, welchen Zeitaufwand du einsetzt und welche Ersparnis dir dies tatsächlich bringt. Entscheidend ist immer das Verhältnis von Aufwand und Nutzen!

Um 50 Cent beim Waschmittel zu sparen, ist eine längere Autofahrt zum nächsten Discounter nicht wirklich zielführend. Die Zeit, die dich das kostet, hättest du möglicherweise zum Arbeiten und Geld verdienen effizienter nutzen können.

Auch in größeren Dimension wie z. B. bei Aktiengeschäften kann dich das Pareto Prinzip unterstützen. Statt viele Stunden in die Auswahl der Aktien zu investieren, ist oftmals die Wahl eines kostengünstigen ETF-Weltportfolios die bessere Alternative. Bei größeren Anschaffungen greift das Prinzip ebenfalls. Frage dich stets, mit welcher Investition du deinem gewünschten Ziel am schnellsten näherkommst.

5. Team effektiver führen und motivieren

Führungskräfte profitieren im besonderen Maße von der Anwendung des Pareto Prinzips. Um ein Team erfolgreich zu führen und dessen Motivation konstant zu halten, ist es wichtig, sich auf die wesentlichen Themen zu konzentrieren. Wer sich als Führungskraft in der Bearbeitung von Nebensächlichkeiten verliert, hat schnell mit dem Missmut der Belegschaft zu kämpfen.

Gehen wir davon aus, es gibt einen internen Konflikt in deiner Abteilung. Um eine schnelle Lösung zu finden, ist es wichtig, die 20 % der Ursachen zu beleuchten, die konkret zu der aktuellen Auseinandersetzung geführt haben.

Bestimmt gibt es noch weitere Themen, die eine Rolle spielen. Diese nun alle einzeln an die Oberfläche zu holen, würde aber nicht zu einer raschen Beilegung des Konflikts beitragen, was ja dein primäres Ziel ist. Sobald sich der akute Konflikt beruhigt hat, können weitere Themen in Ruhe besprochen werden.

Warum du das Pareto Prinzip kennen solltest: 5 Vorteile

Das Pareto Prinzip bietet vielfältige Vorteile, die sich auf jeden Lebensbereich erstrecken können. Fassen wir die 5 wichtigsten Argumente, die für die Anwendung der Methode sprechen, noch einmal kurz zusammen:

1. Das Pareto Prinzip erhöht deine tägliche Produktivität

Indem du lernst, mit nur 20 % des möglichen Aufwands rund 80 % des angestrebten Ergebnisses zu erzielen, kannst du an einem Arbeitstag insgesamt mehr Aufgaben erfolgreich abschließen. Dies ist für deine Karriere sowie für deine privaten Ziele förderlich.

2. Das Pareto Prinzip unterstützt dich dabei, Prioritäten zu setzen

Damit die Aufteilung 80:20 in der Praxis funktionieren kann, musst du lernen, Prioritäten zu setzen. Nach einer Weile wirst du einen Blick dafür gewinnen, welche Aspekte wirklich wichtig sind und welche nicht. So kannst du dauerhaft schneller und produktiver arbeiten.

3. Das Pareto Prinzip hilft dir dabei, deine Arbeit sinnvoll aufzuteilen

Wer einen großen Berg Arbeit vor sich sieht, verliert nicht selten den Überblick. Wendest du jedoch das Pareto Prinzip an, wird es dir leicht fallen, eine große Aufgabe in mehrere Teilschritte zu unterteilen. Hierdurch erzielst du außerdem schneller kleine Erfolgserlebnisse, was sich positiv auf deine Motivation auswirkt.

4. Das Pareto Prinzip verbessert dein Zeitmanagement

Gehörst du zu den Personen, die sich bei der Arbeit immer wieder ungewollt in Nebensächlichkeiten verstricken und somit einfach nicht vorankommen? Das Pareto Prinzip schult dein Zeitmanagement effektiv. Du lernst, trotz eines begrenzten Zeitfensters das bestmögliche Ergebnis zu erreichen.

5. Das Pareto Prinzip hilft dir dabei, dich zu fokussieren

Den Fokus auf das Wesentliche zu richten, ist ein wesentlicher Bestandteil des Pareto Prinzips. Sich zu fokussieren bedeutet ebenso, Wünsche in konkrete Ziele umzuwandeln und diese konsequent umzusetzen. Du weißt also genau, was du willst und welche Schritte hierfür notwendig sind. Dies kann dich insbesondere in deiner beruflichen Karriere weit voranbringen.

Pareto Prinzip: Der Turbo-Booster für deine Ziele

Das Pareto Prinzip kann dir in vielen Lebensbereichen zu mehr Produktivität und Erfolg verhelfen. Insbesondere für Führungskräfte ist diese Methode von großem Vorteil. Wer das Pareto Prinzip korrekt anwendet, kann tatsächlich mit nur 20 % des möglichen Arbeitseinsatzes rund 80 % des gewünschten Ergebnisses erreichen. Damit dies in der Praxis funktioniert, sind jedoch einige Grundsätze zu beachten.

Vor allem ist es wichtig, Prioritäten zu setzen. Im Idealfall schreibst du dir eine Prioritätenliste, welche du der Reihe nach abarbeitest. Durch die Verschriftlichung kannst du das Pareto Prinzip noch besser verinnerlichen und deinen Fokus schärfen.

Sei dir außerdem bewusst, dass eine Priorisierung nicht bedeutet, dass du die übrigen Aspekte komplett vernachlässigen kannst. Hier lauert eine der häufigsten Stolperfallen des Pareto Prinzips.

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