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Multitasking am Arbeitsplatz: sinnvoll oder destruktiv?

Lesezeit von 7 Minuten
Multitasking am Arbeitsplatz: sinnvoll oder destruktiv?

Heutzutage muss alles schnell gehen – vor allem im Job. Der Gedanke, aus Gründen der Zeitersparnis mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen zu wollen, liegt daher nahe. Doch nicht immer führt der Versuch zum gewünschten Resultat. Wissenschaftler sind sich sogar uneinig darüber, ob das menschliche Gehirn überhaupt zum Multitasking fähig ist.

Im nachfolgenden Artikel wollen wir uns ausführlich damit befassen, was man überhaupt unter Multitasking versteht und welche Vor- und Nachteile diese nicht ganz unumstrittene Arbeitsmethode mit sich bringt.

Was ist Multitasking?

Bevor wir uns den Vor- und Nachteilen widmen, ist es sinnvoll, den Begriff „Multitasking“ erst einmal zu definieren. Aus dem Englischen übersetzt bedeutet „multitask“ so viel wie „Mehrfachaufgabe“. Die deutsche Bezeichnung, die jedoch nur selten verwendet wird, lautet Mehrfachaufgabenperformanz.

Diese Beschreibung bringt klar auf den Punkt, worauf es beim Multitasking ankommt: Es werden zwei oder mehr Arbeitsaufgaben parallel (zeitgleich) ausgeführt. Hierbei ist es wichtig, dass die Aufgaben unterschiedliche Ziele verfolgen. Die Endergebnisse sind voneinander vollkommen unabhängig. Hängen die Aufgaben zusammen, so spricht man nicht vom Multitasking, sondern von einer komplexen Handlung.

Verdeutlichen wir die Abgrenzung am besten anhand zweier Beispiele:

Beispiel für eine komplexe Handlung

Der Prozess des Autofahrens lässt sich genau genommen in mehrere Prozesse unterteilen: Du musst zeitgleich steuern, die Kupplung bedienen, Gas geben, bremsen und den Verkehr beobachten. Alle Handlungen verfolgen jedoch dasselbe Ergebnis: Du möchtest unfallfrei und sicher an dein Ziel gelangen. Autofahren ist demzufolge in das Spektrum der komplexen Handlungen einzuordnen.

Beispiel für Multitasking

Du führst ein Telefonat und putzt gleichzeitig deine Wohnung. Diese beiden Handlungen, nämlich das Zuhören und das Putzen, haben nichts miteinander zu tun. Es handelt sich demzufolge um Multitasking.

Übrigens: Vom Multitasking ist auch dann die Rede, wenn du bei der Arbeit ständig zwischen zwei oder mehreren Tätigkeiten wechselst oder mehrere Aufgaben in kurzem Zeitabstand hintereinander ausführst.

Beispiele für Multitasking im Berufsleben

In diesem Artikel soll es vorwiegend um Multitasking im Berufsleben gehen. Daher haben wir fünf typische Beispiele aus dem beruflichen Bereich zusammengefasst:

  1. Du führst ein Beratungsgespräch mit einem Kunden am Telefon, während du zeitgleich den Jahresbericht schreibst.
  2. Während du E-Mails beantwortest, vergibst du parallel am Telefon Termine.
  3. Du schreibst während eines Meetings SMS oder Mails.
  4. Deine Mittagspause verlegst du ins Büro und isst am Arbeitsplatz.
  5. Du sortierst nebenbei Unterlagen, während du einem (neuen) Kollegen einen Arbeitsablauf erklärst.

Du hast es vielleicht schon erkannt: Die häufigste (und nicht besonders zielführende) Multitasking-Kombination im Berufsleben ist das zeitgleiche Schreiben und Telefonieren.

Was ist Multitasking?

Ist Multitasking eine gute Sache?

Multitasking zu beherrschen wird meist als positive Eigenschaft angesehen. Immerhin bewältigt man auf diese Weise viele Aufgaben innerhalb kurzer Zeit. Allerdings bleiben bei dieser sehr einseitigen Sichtweise wesentliche Aspekte unbeachtet. So konnte beispielsweise nachgewiesen werden, dass sich die Fehlerquote beim Multitasking signifikant erhöht:

Im Grunde genommen scheint es ganz logisch zu sein: Wenn du mehrere Dinge gleichzeitig machst, kannst du dich auf die einzelne Aufgabe nicht mehr so gut konzentrieren. Pauschalisieren lässt sich diese Aussage jedoch nicht. Inwieweit Multitasking sich auf die Fehlerquote auswirkt, hängt im Wesentlichen davon ab, welche Hirnareale für die Bewältigung der Aufgaben aktiv sein müssen.

Das klingt im ersten Moment komplexer, als es tatsächlich ist. So ist es beispielsweise recht unkompliziert umsetzbar, jemandem zuzuhören und gleichzeitig visuelle Informationen zu verarbeiten (z. B. bei einem Vortrag). Sprechen die Tätigkeiten verschiedene Hirnareale an, ist Multitasking möglich. Über die Sinnhaftigkeit entscheidet dennoch der Einzelfall.

Komplizierter wird es, wenn du gleichzeitig mehrere Entscheidungen treffen sollst: Nehmen wir an, du bist gerade dabei, telefonisch einen Termin zu vereinbaren und gleichzeitig fragt dich ein Kollege per Mail, welche Fristen für den neuen Auftrag gelten. Da hierbei dieselben neuronalen Areale aktiv sind, besteht die Gefahr, dass du dich verzettelst, wenn du dich beiden Anliegen zeitgleich widmest.

Vorteile von Multitasking

Multitasking gilt zwar als umstritten, bringt aber dennoch einige Vorteile mit sich. Besonders bei leichten Routineaufgaben, die dir bereits in Fleisch und Blut übergegangen sind, bietet es sich an, zeitgleich noch etwas anderes zu erledigen. Manchmal ist dies im hektischen Büroalltag auch gar nicht anders möglich.

Richtig angewendet bringt Multitasking dir:

  • Zeitersparnis
  • Erfolgserlebnisse
  • Steigende Effizienz

Nachteile von Multitasking

Die Nachteile wiegen deutlich schwerer als die Vorteile. Dies liegt vor allem daran, dass es nur sehr wenige Arbeitsabläufe gibt, bei denen Multitasking tatsächlich funktioniert. Sofern es sich nicht um einfachste Routineaufgaben handelt, ist es empfehlenswerter, sich auf eine Sache zur selben Zeit zu konzentrieren.

Nehmen wir die nachteiligen Auswirkungen von Multitasking doch einmal näher unter die Lupe:

1. Du sparst keine Zeit

Wer glaubt, mit Multitasking Zeit zu sparen, liegt in den meisten Fällen falsch. Tatsächlich brauchst du oftmals sogar länger, um deine Aufgaben zum Abschluss zu bringen. Schließlich musst du beim Multitasking deine aktuelle Tätigkeit ständig zugunsten einer anderen unterbrechen und dich hinterher wieder neu einfinden.

2. Deine Fehlerquote steigt und die Produktivität sinkt

Dauernd deinen Fokus auf eine neue Aufgabe zu verlagern, bedeutet höchste Anstrengung für dein Gehirn. Kein Wunder, dass dir nach einer Weile vermehrt Fehler unterlaufen. Auch deine Produktivität sinkt. Es handelt sich um eine Fehlannahme, dass man beim Multitasking doppelt so viel an Arbeit schafft. Oftmals ist sogar das Gegenteil der Fall.

3. Psychische Belastung

Multitasking setzt dich psychisch enorm unter Druck. Es ist nicht möglich, ständig Aufgaben parallel zu erledigen und dabei keine Fehler zu machen. Darauf ist das menschliche Gehirn einfach nicht ausgerichtet. Verlangst du diese Perfektion dennoch von dir, kann es auf lange Sicht zu psychischen und körperlichen Folgeerkrankungen kommen.

4. Du lernst schlechter

Hast du mal versucht, ein Buch zu lesen, während du fernsiehst? Wahrscheinlich wirst du dann vom Film (oder vom Buch) nicht mehr allzu viel mitbekommen. Ähnlich verhält es sich beim Multitasking im Berufsleben. Wenn du neue Inhalte vermittelt bekommst, solltest du deine Aufmerksamkeit voll und ganz fokussieren.

5. Du gefährdest dich und andere

Je nachdem, in welcher Branche du arbeitest, kann Multitasking im Extremfall sogar gefährlich sein. Nehmen wir an, du bist in der Leitstelle eines Verkehrsunternehmens tätig und gibst versehentlich ein falsches Fahrsignal heraus, weil du nebenbei noch mit zig anderen Dingen beschäftigt bist. Mit den möglichen Konsequenzen möchtest du sicherlich nicht leben.

Auswirkungen von Multitasking auf die Gesundheit

Die nachteiligen gesundheitlichen Auswirkungen können mitunter derart schwerwiegend sein, dass wir uns diesem Aspekt separat widmen wollen. Besonders von Frauen wird häufig erwartet, dass sie multitaskingfähig sind. Eine Erwartung, die vollkommen unrealistisch ist.

Hinter Multitasking steckt oftmals der Versuch, es allen recht machen zu wollen. Hierbei bleibt das eigene Wohlbefinden auf der Strecke. Fehler aufgrund von Überforderung sind vorprogrammiert. Beschwert sich dann noch jemand über die angeblich mangelhafte Arbeitsweise, kann dies sehr frustrierend sein.

Es entsteht ein Teufelskreis: Multitasking führt zu chronischer Überforderung. Chronische Überforderung führt wiederum nachweislich zu psychischen Erkrankungen wie Burn-out oder Depressionen. Dies geht aus der wissenschaftlichen Ausarbeitung hervor.

Wichtig zu wissen: Leidet die Seele, wird gleichzeitig auch der Körper in Mitleidenschaft gezogen. Es drohen psychosomatische Beschwerden wie z. B. Kopf- und Rückenschmerzen.

multitasking definition

8 Tipps, wie du dir Multitasking abgewöhnen kannst

Der beste Umgang mit Multitasking besteht darin, es dir abzugewöhnen. Deine Produktivität und Gesundheit werden es dir danken. Manchmal ist es jedoch gar nicht so leicht, sich konsequent nur einer Aufgabe gleichzeitig zu widmen. Dies gilt vor allem dann, wenn du jahrelang Multitasking betrieben hast. Folgende Anregungen können dir helfen, deine Verhaltensmuster zu ändern:

1. Vermeide Störquellen

Insbesondere bei langweiligen Aufgaben neigen wir dazu, uns ablenken zu lassen. Sei es nun der Blick aufs Handy oder eine kurze private Internetrecherche. Hinterher fällt es dir jedoch noch schwerer, dich wieder zu fokussieren. Letztendlich brauchst du für die ungeliebte Aufgabe noch länger.

Von daher gilt: Eliminiere alle Störquellen. Lege dein Smartphone außer Reichweite, schalte das Radio aus und stelle, sofern möglich, dein Bürotelefon um. Solltest du im Homeoffice arbeiten, dann bitte deine Familie, Rücksicht zu nehmen und dich nicht zu stören.

2. Arbeite mit Zeitfenstern

Fällt dir das Konzentrieren sehr schwer, kann es helfen, erst einmal ein moderates Zeitfenster festzulegen. Beginne am besten mit 15 Minuten, in denen du ganz fokussiert an einer Aufgabe arbeitest. Anschließend machst du eine Pause. Stelle dir hierfür einen Wecker. Nun steigerst du dein Zeitfenster wöchentlich um etwa 5 Minuten, bis du schließlich eine Stunde konzentriert arbeiten kannst.

3. Schreibe eine To-do-Liste

Indem du genau planst, wann du was erledigt, gerätst du gar nicht erst in Versuchung, mehrere Dinge gleichzeitig machen zu wollen. Wichtig: Plane zeitliche Leerläufe in deinen Arbeitstag ein, die du für die Erledigung spontan anfallender Aufgaben nutzen kannst.

4. Sage auch mal Nein

Eine Kollegin bittet dich, noch eben nebenbei ein paar Kleinigkeiten zu erledigen? Habe den Mut, freundlich abzulehnen, sofern du dich überfordert fühlst. Mit dem Multitasking aufzuhören bedeutet vor allem, für die eigenen Bedürfnisse einzustehen.

5. Übe dich in Achtsamkeit

Möglicherweise fühlst du dich zunächst gar nicht wohl dabei, Aufgaben nicht mehr parallel, sondern nacheinander abzuarbeiten. Regelmäßige Achtsamkeitsübungen können dir helfen, dich zu erden. Wie wäre es z. B. mit einer Morgenmeditation, um bereits entspannt in den Tag zu starten?

Fühlst du dich zwischendurch überfordert, können Atemübungen Abhilfe schaffen. Atme tief in den Bauch hinein und stelle dir vor, wie der Stress hinausströmt und neue Energie in deinen Körper fließt.

6. Wenn überhaupt Multitasking, dann mit Routineaufgaben

Während der Kopierer läuft, kannst du problemlos Akten abheften oder einen Kaffee aufsetzen. Bei der Erledigung von Routineaufgaben ist die Fehlerquote gering, selbst wenn du sie parallel ausführst.

7. Halte Ordnung an deinem Arbeitsplatz

Unordnung führt dazu, dass du deine aktuelle Tätigkeit immer wieder unterbrechen musst, z. B. um verlegte Unterlagen zu suchen. Dies lässt sich vermeiden, indem du von vornherein für Ordnung sorgst.

8. Setze dich nicht unter Druck

Jede Umstellung benötigt Zeit. Sei nachsichtig mit dir, wenn du die obigen Tipps nicht sofort umsetzen kannst und dich immer mal wieder beim Multitasking ertappst. Es handelt sich um einen Lernprozess, der am besten funktioniert, wenn du geduldig bleibst. Lass dich nicht entmutigen.

Fazit: Multitasking am Arbeitsplatz

Multitasking am Arbeitsplatz schadet in den meisten Fällen mehr, als dass es nützt. Hinzu kommen die nicht zu unterschätzenden Risiken für die seelische und körperliche Gesundheit. Viele Unternehmen (und Arbeitnehmer) haben dies bereits erkannt und setzen daher auf Singletasking.

Wer lediglich eine Aufgabe zur selben Zeit erledigt, ist fokussierter und produktiver. Flüchtigkeitsfehler lassen sich minimieren. Denke immer daran: Du hast nur zwei Hände. Löse dich von dem Gedanken, wie ein Computer arbeiten zu wollen.

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