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Lean Management – für ein effektiveres und wertschätzendes Arbeiten

Lesezeit von 7 Minuten
Lean Management – für ein effektiveres und wertschätzendes Arbeiten

Die Lean Management Bedeutung kann mit „schlankem Management" beschrieben werden. Dieses Prinzip, das sich mittlerweile zu einem universellen Managementinstrument entwickelt hat, vereint eine Vielzahl an Denkweisen, Methoden und Verfahren, die allesamt zu einer effizienteren Gestaltung von Prozessen beitragen soll. Warum Lean Management? Im Lean Management geht es darum, die Qualität von Produkten, Dienstleistungen und Leistungen im Allgemeinen zu erhöhen, um dadurch für mehr Kundenzufriedenheit zu sorgen.

Das Ziel der Lean Management Strategie besteht darin, die Unternehmensführung prozessorientierter zu machen und effizienter zu gestalten. Dies will man erreichen, indem Verantwortlichkeiten eindeutig definiert und Kommunikationswege optimiert werden. Die beiden bedeutendsten Aspekte, die das Lean Management von anderen Managementtechniken unterscheidet, sind die Kostensenkung und Kundenorientiertheit, die bei der Lean Methode eindeutig im Mittelpunkt stehen. Dabei beziehen sich diese Schwerpunktthemen auf interne Prozesse und Strukturen ebenso wie auf unternehmensübergreifende Handlungen und Maßnahmen.

Lean Management: Was ist das?

Was ist Lean Management? Du hast bereits etwas über das Lean Management gehört oder gelesen und fragst dich jetzt, was das eigentlich ist? In der offiziellen Lean Management Definition wird dieses Verfahren als moderne, effiziente und kostensparende Managementmethode beschrieben. Der Ursprung des Lean Managements soll auf das Produktionssystem des Autobauers Toyota zurückgehen. Anhand von Studien, in denen Qualität und Effizienz verschiedener Fahrzeughersteller miteinander verglichen wurden, stellte man fest, dass Effizienz und Qualität bei Toyota wesentlich höher waren als bei europäischen und amerikanischen Mitbewerbern. Die nähere Betrachtung wesentlicher Kriterien ergab, dass innerhalb der Autoindustrie ein riesiges Potenzial zur Optimierung von Prozessen vorhanden ist. Diese Erkenntnisse bildeten die Grundlage für die Entwicklung des Lean Managements, einer Marketingmethode, mit der eine neue Unternehmenskultur geschaffen werden soll.

Wie funktioniert Lean Management?

Was ist lean? Das Lean Management System besteht aus mehreren Prinzipien und nutzt unterschiedliche Lean Management Techniken, um die angestrebten Ziele zu erreichen. So werden Fehler und Probleme, die grundsätzlich in jedem Unternehmen und an jedem Arbeitsplatz vorkommen können, als wertvoll betrachtet und als Möglichkeit zur Weiterentwicklung sowie zur Verbesserung unternehmerischer Prozesse eingestuft. Auf Bestrafungen oder Verurteilungen wird hingegen bewusst verzichtet. Durch die praktische Umsetzung von Lean-Management-Regeln sollen die Prozesse der gesamten Wertschöpfungskette optimiert werden. Dabei konzentriert man sich auf das Identifizieren und Eliminieren von Fehlerquellen und anderer Schwachstellen.

lean management prinzipien

Ziele des Lean Managements

Qualität und schlankes Management sind eine Kombination, die zur Kostensenkung im Unternehmen beitragen und zugleich den Unternehmenserfolg erhöhen soll. Das Hauptziel des Lean Managements besteht darin, Verschwendung auf ein Minimum zu reduzieren und Überflüssiges auszuschließen. Indem es gelingt, Prozesse und Verfahren so zu optimieren, dass diese perfekt miteinander harmonieren, will man diese Zielsetzung erreichen. Im Fokus stehen dabei die innerbetrieblichen Prozesse, die zur Wertschöpfung im Unternehmen beitragen.

Im Lean Management wird davon ausgegangen, dass durch die Verschlankung sowohl Zeit als auch Kosten eingespart werden können, sodass ein Unternehmen effizienter agieren kann. Durch optimierende Maßnahmen im Sinne des Lean Managements wird die gesamte Wertschöpfungskette auf Effizienz getrimmt. Mehr Kundenorientierung und Kostensenkung zu erzielen beschreibt diese Managementtechnik am besten.

Mit der Verschlankung von Prozessen wird gleichzeitig die Zielsetzung verknüpft, dass die Mitarbeiter ihre Aufgaben motivierter und dadurch schneller und effizienter erledigen. Daraus ergibt sich ein weiteres Ziel des Lean Managements: Nämlich eine kontinuierliche Verbesserung sämtlicher Unternehmensprozesse zu gewährleisten.

Das Lean Management wird oft im Zusammenhang mit dem Total-Quality-Management (TQM) und Kaizen, einer japanischen Lebens- und Arbeitsphilosophie, die nach kontinuierlicher und unendlicher Verbesserung strebt, erwähnt. Tatsächlich weist das Lean Verfahren viele Gemeinsamkeiten mit diesen beiden Methoden auf.

Wann sollte ich Lean anwenden und wo wird Lean Management überhaupt eingesetzt?

Lean Management ist grundsätzlich in jeder Branche und in jedem Unternehmen einsetzbar.
Diese Managementmethode wird angewandt, um:

  • Arbeitsprozesse zu straffen
  • Qualität zu erhöhen und Kosten zu senken
  • Kundenausrichtung zu verstärken

Als Führungskraft kannst du das Lean-Management-Prinzip an einem Arbeitsplatz umsetzen, unabhängig von der Größe des Unternehmens, der Mitarbeiterzahl und der Branche. Bei dieser Managementform geht es darum, die Einstellung sowie die Verhaltensweisen der Mitarbeiter*innen zu ändern. Dies geschieht meist, indem die Beschäftigten mit den Lean Methoden vertraut gemacht und in den Lean Prinzipien geschult werden.

Der Lean Prozess besteht aus verschiedenen Kernelementen. Das sind:

  • Identifizierung von Fehlerquellen und Vermeidung von Fehlern
  • Standardisierung und Synchronisierung der Prozesse
  • Systematische Qualifizierung aller Mitarbeiter
  • Verbessern von Produktionseinrichtungen (im herstellenden Gewerbe)

Flexibles Verhalten der Mitarbeiter

Es ist verständlich, dass Lean Management flexibles Verhalten verlangt und das ist gleichzeitig die größte Herausforderung bei der Umsetzung dieser Managementform. Wenn du die Lean Methode anwendest, musst du deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von den Vorteilen dieses Modells überzeugen können.

Von den Beschäftigten wird erwartet, dass sie bereits sind, ihre Einstellungen und Gewohnheiten kritisch zu hinterfragen und diese gegebenenfalls zu ändern. Es kann daher passieren, dass du auf Gegenwind stößt, wenn du das „schlanke" Management in deinem Unternehmen einführen willst. Du solltest dir daher gute Argumente überlegen, um deine Kolleg*innen von dieser Vorgehensweise zu überzeugen und ihnen die Vorteile einer neuen, flexiblen Verhaltensweise im Unternehmen aufzeigen.

Lean Management Beispiel

Klassische Lean Management Beispiele sind die Verkürzung umständlicher Verfahren sowie die Optimierung langwieriger Prozesse. In jedem Unternehmen gibt es Schwachstellen, die zu Verzögerungen und dadurch zur Nichteinhaltung von Zeitlimits und Terminen führen. Wertvolle Arbeitszeit wird für unwesentliche Dinge genutzt, anstatt sich um Wichtiges zu kümmern. Die Lean-Management-Methode spricht in diesem Zusammenhang von einer Ausgangssituation, die es zu überprüfen gilt und von Projektzielen, die erreicht werden sollen.

Als praktisches Lean Management Beispiel kann die Situation in einer Abteilung dienen, in der ein enormer administrativer Aufwand besteht. Durch die aufwendige Art und Weise, den Papierkram zu erledigen, kommt es immer wieder zu Verzögerungen, sodass Termine oft nicht eingehalten werden können. In dem ganzen Durcheinander werden wichtige Informationen nicht weitergeleitet oder gehen ganz verloren. Mithilfe einer Prozessanalyse werden nun die administrativen Prozesse analysiert und auf ihre Effektivität überprüft.

Schwachstellen aufdecken

Durch diese Vorgehensweise können Schwachstellen aufgedeckt und neue Erkenntnisse gewonnen werden. Zu diesem Zweck wird im Unternehmen eine Projektgruppe gebildet, deren Teilnehmer aus allen relevanten Bereichen kommen. Dazu zählen beispielsweise Abteilungen wie Buchhaltung, Einkauf und Vertrieb, aber auch das Management und das Personalwesen.

Im nächsten Schritt wird die Ist-Situation aufgenommen und analysiert. Der gesamte administrative Prozess wird genau hinterfragt und die einzelnen Prozessschritte als „wertschöpfend“ oder „nicht wertschöpfend“ markiert. Eine solche Analyse kann durchaus 100 oder mehr Prozessschritte enthalten. Während der analytischen Betrachtung wird deutlich, welche Aufgaben effektiv und zielführend sind und welche Prozesse sich als kontraproduktiv erweisen.

Gleichzeitig können bisher unbekannte Fehlerquellen, die den Arbeitsfluss behindern, erkannt werden. Auf Basis dieser Erkenntnisse werden die Prozesse dann angepasst. Dabei werden die Tätigkeiten, die man zuvor als „nicht wertschöpfend“ klassifiziert hat, eliminiert.

Lean Management steigert Arbeitsleistung

Das Ergebnis einer Verschlankung betrieblicher Prozesse ist der neu gestaltete Ablauf, der nun wesentlich effizienter ist und die dafür aufgewendete Arbeitszeit erheblich verringert. Mit der Umsetzung einiger Lean-Management-Maßnahmen kann die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter erheblich reduziert und zugleich die Arbeitsleistung gesteigert werden.

Ein weiteres Lean Management Beispiel ist die sogenannte rote Reißleine. Dabei handelt es sich um eine Art Sicherheitsmechanismus. So kann jeder Mitarbeiter im Unternehmen eine imaginäre Reißleine ziehen, um Prozesse zu stoppen, sobald ein Fehler oder Mangel festgestellt wird. Zunächst erfolgt eine Fehlermeldung an die oder den Vorgesetzten. Anschließend geht man gemeinsam den Ursachen des Fehlers nach, bis die Fehlerquelle gefunden ist. Sobald die Fehlerursache identifiziert ist, wird der Prozess entsprecht optimiert und es kann wieder weitergehen.

lean management beispiele

Die 5 Prinzipien des Lean Managements

Insgesamt fünf Lean Management Prinzipien bilden die Grundlagen dieser Managementform. Im Einzelnen sind das folgende Punkte:

  1. Definition des Wertes aus Sicht des Kunden (Kundenmehrwert)
  2. Identifikation des Wertstroms
  3. Umsetzung des Fluss-Prinzips
  4. Einführen des Pull-Prinzips
  5. Kontinuierliche Verbesserung und Streben nach Perfektion

Im Detail werden die fünf Lean Management Prinzipien folgendermaßen beschrieben:

1. Definition der Werte aus Kundensicht

Im Mittelpunkt der Maßnahmen steht der Kundenmehrwert. So wird im ersten Schritt erarbeitet, welche Aufgaben und Aktivitäten im Unternehmen konkrete Mehrwerte für die Kunden erzeugen können. Dabei nimmst du als Führungskraft die Kundenperspektive ein und entscheidest, welche Arbeiten wertschöpfend und welche Prozesse oder Verfahren überflüssig sind und daher zukünftig weggelassen werden können.

Um die einzelnen Arbeiten aus Kundensicht zu betrachten, ist es wichtig, einige Fragen zu beantworten, wie etwa, wofür Kunden bereit sind, zu bezahlen und worauf die Kundschaft deines Unternehmens möglicherweise keinen Wert legt. Nicht jede Aktivität führt zu einer höheren Qualität bei Produkten oder Dienstleistungen. Entscheide deshalb, welche Aufgaben ineffektiv sind und welche Arbeitsabläufe angepasst werden müssen, damit dein Team effizienter arbeiten kann.

2. Identifikation des Wertstroms

Überprüfe den gesamten Prozess, den du optimieren willst und achte darauf, dass Werte für den Kunden entstehen, um dadurch die Kundenbindung an das Unternehmen zu erhöhen. Betrachte alle Arbeiten und Organisationseinheiten gleichermaßen und entscheide dann, welche Aktivitäten notwendig sind, um bleibende Werte zu erzeugen.

3. Umsetzung des Fluss-Prinzips

Das Vermeiden von Verschwendung ist ein wichtiges Kriterium im Lean Management. So sollten Aktivitäten, die keinerlei Mehrwert für den Kunden, das Endprodukt oder die Dienstleistung haben, bewusst weggelassen werden. Der natürliche Fluss (Flow) ohne Unterbrechungen oder Wartezeiten entsteht nur durch das Weglassen und Vermeiden von Ressourcen-Verschwendung.

4. Einführen des Pull-Prinzips

Auf Kundenbedürfnisse zu reagieren, zählt zu den Grundprinzipien dieser Managementform, bei der die Kunden stets im Vordergrund stehen. Im Lean Management wird das Verständnis für den Kunden sowie dessen Bedürfnisse als sehr wichtig erachtet. Die Prozesse sollten sich daher am Kundenbedarf orientieren, um den Mehrwert (Prinzip 1) zu steigern und Verschwendung (Prinzip 3) zu vermeiden.

5. Kontinuierliche Verbesserung und Streben nach Perfektion

Perfektion anstreben ist das Endziel der Lean Methode. Obwohl die Implementierung der Lean-Ansätze oft umfangreiche Änderungen unternehmerischer Prozesse und somit einen gewissen Aufwand verursachen, führt jede Aktivität schließlich zu Mehrwerten für den Kunden und damit auch zu mehr Erfolg für das Unternehmen.

Die wichtigsten Vorteile des Lean Managements

Mit dem Lean Management sind für ein Unternehmen und dessen Kunden viele Vorteile verbunden. Zu den wichtigsten Vorzügen gehören:

  • Konzentration auf wichtige Tätigkeiten durch Reduzierung wertloser Aktivitäten
  • Verbesserung der Produktivität
  • Bessere Ausnutzung vorhandener Ressourcen
  • Kosteneinsparung durch kontinuierliche Verbesserung betrieblicher Prozesse
  • Deutliche Erhöhung der Qualität von Produkten und Dienstleistungen

Fazit

Für ein Unternehmen bietet das Lean Management zahlreiche Chancen, durch einfache Umstrukturierungen und Straffungen betrieblicher Prozesse effektiver und kosteneffizienter zu arbeiten. Als Führungskraft besteht deine Aufgabe darin, Verständnis für das Lean Konzept als Managementmethode aufzubauen und bei prozessbezogenen oder zwischenmenschlichen Problemen geeignete Lösungswege zu finden. Wichtig ist, vor der Implementierung von Lean Management genau zu prüfen, welche Vorteile sich dadurch für das Unternehmen ergeben und die Mitarbeiter mit einzubeziehen.

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